הירשמו לניוזלטר שלנו
אנחנו כאן כדי להצמיח את העסק שלכם
ניהול המשאב האנושי, בכל עסק ולא משנה גודלו ותחום פעילותו, הוא אחד ההתמודדויות החשובות והמאתגרות בהן נתקלים מנהלים ומנהלות. לעובדים ולעובדות יש חשיבות מכרעת להצלחתו של העסק, וניהול נכון שלהם יכול להגביר את המוטיבציה שלהם ואת יעילותם.
ניהול עובדים מורכב מהתמודדות עם שאלות רבות – כיצד מניעים עובדים לפעולה, איך רותמים אותם לחזון ולאסטרטגיה של העסק, כיצד קובעים מה יהיה שכרם בהתאם לצרכי ומטרות העסק, כיצד בוחנים את העמידה שלהם ביעדים וכיצד מנהלים את הנוכחות שלהם.
במאמר זה נתמקד בניהול נוכחות עובדים. לניהול מדויק של נוכחות העובדים יש חשיבות רבה – ניהול כזה הכרחי להבטחת הניהול התקין של שעות העבודה, הוא מאפשר לנהל את התשלום לעובדים בצורה מדויקת ולהימנע מטעויות שעלולות להיות יקרות מאוד, הוא מאפשר לעקוב אחרי עמידה ביעדים ומאפשר להתכונן מראש לתרחישים שונים. בנוסף, ניהול נוכחות מאפשר גם שקיפות מול העובדים עצמם – כאשר ניהול נוכחות נעשה בצורה טובה הוא מאפשר לעובדים לעקוב אחר שעות העבודה שלהם, להגיש בקשות לימי חופש בצורה קלה ויעילה ולדווח על היעדרויות. בנוסף, חשוב לזכור, כי על פי החוק חלה על עסקים חובת דיווח נוכחות ורישום שוטף של נתוני שעות העבודה של העובדים, כדי למנוע הפרות העלולות להוביל לתביעות משפטיות ולקנסות.
מערכת ניהול נוכחות עובדים היא תוכנה לניהול ותיעוד שעות העבודה של העובדים והעובדות. תוכנה לניהול נוכחות מאפשרת למנהלים ולעובדים לדווח על שעות העבודה באמצעים שונים, לנהל מעקב אחרי שעות העבודה, אחר בקשות לחופשות, אחר שעות נוספות אם בוצעו, לנהל מעקב אחר פרויקטים, לנהל משימות ועוד. מעקב זה מאפשר למנהלים ולמנהלות לקבל תמונה מדויקת על פעילות העובדים ולעשות התאמות במידת הצורך. כך, אם יש מספר עובדים במחלקה מסוימת שהגישו בקשה לחופשה באותו הזמן, המנהל יכול מבעוד מועד להיערך לכך מבחינת כוח האדם הדרוש. בנוסף, למערכת ניהול עובדים יש חשיבות רבה בכל הקשור לתגמול עובדים – מעקב מדויק אחר שעות העבודה מאפשר למנהלים ולהימנע מטעויות שעלותן לאורך זמן יכולה להיות גבוהה מאוד.
מערכת לניהול נוכחות עובדים פועלת באמצעות מעקב מדויק אחר מועד תחילת יום העבודה וסיומו, עבור כל עובד. כיום קיימים אמצעים שונים לדיווח על שעות עבודה – בין אם זה באמצעות שימוש בכרטיסים מגנטיים, שעוני נוכחות הקוראים טביעות אצבע או אפליקציות ייעודיות המאפשרות דיווח על שעות עבודה גם כאשר העובדים לא נמצאים פיזית במשרד/עסק. הנתונים מועברים בזמן אמת למערכת המרכזית לניתוח ומעקב, ומסונכרנים עם נתונים נוספים.
מערכת לניהול נוכחות לא "רק" עוקבת אחר שעות העבודה של העובדים – יש לה שימושים רבים נוספים, הנה הבולטים שבהם:
לניהול נוכחות של העובדים באמצעות מערכת טכנולוגית מתקדמת יש יתרונות רבים:
מערכת ניהול נוכחות מספקת נתונים בזמן אמת על נוכחות העובדים. נתונים אלו מאפשרים למנהל/ת לעשות התאמות במידת הצורך, למשל כאשר עובד מדווח על היעדרות עקב מחלה – דיווח זה יתקבל באופן מידי ויאפשר למנהל להתכונן בהתאם ולמצוא לו מחליף. בנוסף, אם עובד מסוים נעדר מהעבודה פעמים רבות, החשיפה לנתונים אלו בזמן אמת מאפשרת למנהליו לפנות אליו ולברר מה מקור הבעיה.
רישום דיגיטלי ומאובטח של הנתונים מאפשר לעובדים ולמנהלים להיות חשופים לנתונים כל הזמן. כך העובדים יכולים לקבל דוח מקיף על הנוכחות שלהם בכל רגע שיבחרו. בנוסף, מערכת לניהול נוכחות מאפשרת למנהלים למנוע באופן אקטיבי הפרה של נהלי העסק והפרה של חוקי העסקה, למשל אי תשלום על שעות נוספות.
מערכת לניהול נוכחות עובדים מאפשרת התאמה של תהליכי ניהול הנוכחות לצרכים של כל עסק. כך ניתן להתאים אותה לצרכים של עסק שיש לו עובדים רבים המועסקים מרחוק, או לצרכים של עסק שיש לו עובדים במגוון רחב של חוזי העסקה – עובדים שעתיים, עובדים המועסקים פר פרויקט, עובדים בחוזה אישי, עובדים בחוזה קיבוצי ועוד.
מהם הכלים והטכנולוגיות בהם עושים שימוש בניהול נוכחות עובדים? ראשית ישנם הכלים והטכנולוגיות המאפשרים מעקב אחר שעות העבודה כמו קוראי טביעות אצבע וכרטיסים מגנטיים המאפשרים רישום מהיר ומדויק של שעות העבודה. בנוסף, ישנן אפליקציות המסייעות בדיווח על שעות עבודה כאשר העובדים עובדים מרחוק, בין אם באופן מלא או חלקי.
אינטגרציה של כלים אלו עם מערכות ERP מאפשרת שילוב נתוני נוכחות עם מערכות אחרות בעסק. מערכות ERP, דוגמת מערכת ה-ERP של פריוריטי , מסייעות לתכנן, לתקצב, לחזות ולדווח על התוצאות הכספיות של הארגון, על ידי כך שהן קושרות תהליכים עסקיים שונים ומאפשרות זרימת נתונים ביניהם. לשילוב נתונים על נוכחות העובדים יש חשיבות רבה בשימוש נכון במערכות אלו.
כאשר בוחנים שילוב של מערכת לניהול נוכחות עובדים בעסק, צריך להתייחס למספר שיקולים מרכזיים:
עד כמה המערכת קלה ואינטואיטיבית לשימוש? מערכת ניהול עובדים משמשת מגוון רחב של מנהלים בארגון, אבל גם את העובדים עצמם - הם צריכים לדווח באמצעותה ולעקוב אחר שעות העבודה שלהם. לכן חשוב כי מערכת ניהול העובדים שתבחרו תהיה ידידותית למשתמשים השונים בה.
כדי למקסם את היכולת של מערכת ניהול העובדים שלכם, חשוב שניתן יהיה לשלב אותה עם מערכות אחרות בעסק, כמו מערכת ניהול השכר לדוגמה. לכן חשוב לבחור מערכת שניתן יהיה לשלב אותה בקלות עם מערכות אחרות בעסק.
בבחירת מערכת לניהול עובדים חשוב לוודא כי השימוש במערכת מלווה בתמיכה טכנית מקצועית וזמינה - על כל שאלה או תקלה שתתעורר.
מערכות לניהול נוכחות עובדים כוללות מידע רב בו עושים שימוש לצרכים נוספים בארגון, בין השאר לקביעת שכר, משוב לעובדים ועוד. לכן יש חשיבות רבה כי הנתונים יהיו מדויקים, ולא ניתן יהיה לשנותם או להפיצם לגורמים חיצוניים.
מערכת ניהול נוכחות עובדים היא כלי חיוני בניהול יעיל של כל עסק. היא מספקת למנהל/ת יכולת לבחון את שעות העבודה של העובדים, לוודא כי לא מתקיימות הפרות של חוקי עבודה, לבחון את ביצועי העובדים, את כמות ההיעדרויות שלהם, לעקוב אחר ביצועיהם ומשמשת כלי חשוב בדיונים על שכר וגם במשובי הערכה תקופתיים. כמו כן היא כלי חשוב עבור העובדים עצמם שיכולים לדווח באופנים שונים על שעות העבודה שלהם, גם כאשר אינם נוכחים פיזית במשרד/עסק, ולעקוב אחר נתונים אלו.
מערכת הנוכחות עובדיםנט (Ovdimnet) של פריוריטי מציעה את כל אלו ועוד – היא מאפשרת פתרון מתקדם לניהול ותיעוד שעות העבודה בעסק, משפרת את היעילות התפעולית, מספקת נתונים בזמן אמת ומבטיחה שקיפות ואמינות. בחירה במערכת זו תסייע לך לנהל את העסק בצורה יעילה ומתקדמת יותר.
הטמעת מערכת ERP היא ללא ספק הדרך של סטארט-אפים לעמוד בקצב ולשפר משמעותית את הפרודוקטיביות, היעילות והרווחיות שלהם. חברות ותאגידים גדולים נדרשים לנהל ולקחת בחשבון כל חלק וחלק בפעילותם.
המספרים נערמים, הגיליונות האלקטרוניים מתרבים, ובכל זאת התמונה הפיננסית המלאה נשארת לעתים קרובות לא ממוקדת. עבור מנהלי כספים, זה לא רק מתסכל, אלא גם מסוכן.
מערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP) הן כלים עסקיים עוצמתיים המסייעים לארגונים לייעל פעולות שונות להגברת הפרודוקטיביות והיעילות. מערכת ERP מאחדת נתונים ממספר מקורות ויוצרת מקור אמת אחד שמתעדכן בזמן אמת, ומבטל טעויות אנוש, כפילויות ומידע חלקי.
A time and attendance management system is software designed to track and document employees' working hours. It enables managers and employees to report work hours through various methods, monitor attendance, manage leave requests, track overtime, and oversee project-related tasks. This system provides managers with accurate insights into employee activities and helps prevent costly payroll errors. (Source)
Priority's time and attendance system operates by accurately tracking each employee's start and end times for the workday. Employees can report hours using magnetic cards, biometric fingerprint readers, or dedicated mobile apps, even when working remotely. All data is transmitted in real-time to a central system for analysis and synchronization with other business data. (Source)
The main benefits include improved operational efficiency, real-time monitoring, enhanced transparency and reliability, and the ability to customize processes to fit any business need. The system helps prevent payroll errors, ensures compliance with labor laws, and provides employees with easy access to their attendance data. (Source)
Priority's system supports project management by tracking hours for individuals and teams, managing remote employees, and handling businesses with flexible or shift-based schedules. It ensures accurate reporting for payroll and compliance, and helps managers plan for absences and staffing needs. (Source)
By automating and accurately recording work hours, Priority's system allows business owners to monitor employee productivity and prevents costly errors from manual attendance tracking. Real-time data enables managers to make timely adjustments and optimize workforce allocation. (Source)
Priority's time and attendance system includes mobile apps and remote reporting tools, allowing employees to log hours from anywhere. This is especially valuable for businesses with remote staff or flexible schedules, ensuring accurate tracking regardless of location. (Source)
Priority's system utilizes biometric fingerprint readers, magnetic cards, and mobile applications to record attendance. These technologies enable fast, accurate, and secure reporting of work hours. (Source)
Digital and secure data recording allows both employees and managers to access attendance information at any time. The system helps prevent violations of company policies and labor laws, such as unpaid overtime, by maintaining accurate records. (Source)
Yes, the system can be tailored to fit businesses with remote employees, various employment contracts (hourly, project-based, personal, collective), and specific operational requirements. (Source)
Priority Software offers features such as real-time attendance tracking, leave management, overtime calculation, project and task tracking, integration with payroll, and customizable reporting. The system supports multiple reporting methods and ensures compliance with labor regulations. (Source)
Yes, Priority's system can be integrated with other business systems, such as payroll and ERP, to maximize efficiency and data accuracy. Integration enables seamless data flow and comprehensive business management. (Source)
Priority's system ensures that attendance data is accurate, secure, and protected from unauthorized changes or external distribution. This is crucial for payroll, employee feedback, and compliance purposes. (Source)
The system is designed to be intuitive and user-friendly for both managers and employees. It supports easy reporting and tracking, making it accessible to users with varying technical skills. (Source)
Priority Software provides professional and accessible technical support to assist with any questions or issues that may arise during system use. (Source)
Yes, the system can be configured to manage various employment contracts, including hourly, project-based, personal, and collective agreements, ensuring flexibility for diverse business needs. (Source)
The system ensures accurate documentation of work hours and attendance, helping businesses comply with legal reporting requirements and avoid violations that could result in fines or legal action. (Source)
Yes, Priority's system is designed to support businesses of any size and industry, from small companies to large enterprises, with scalable features and customization options. (Source)
Yes, Priority Software provides an Open API for seamless integration with third-party applications, enabling businesses to customize and extend their systems as needed. (Source)
Priority offers ODBC drivers, RESTful API access, SFTP file integration, and over 150 plug-and-play connectors for best-of-breed vendors. Unlimited connectivity is available through APIs and embedded integrations. (Source)
Technical documentation for Priority ERP, including time and attendance features, is available on the Priority Software documentation page. (Source)
Yes, Priority's system can be integrated with payroll solutions to automate salary calculations and ensure accurate compensation based on recorded attendance data. (Source)
Businesses of all sizes and industries, including those with remote employees, flexible schedules, or complex staffing needs, can benefit from Priority's system. It is especially useful for managers seeking accurate reporting and compliance. (Source)
The system provides real-time data on leave requests and absences, allowing managers to anticipate staffing needs and make adjustments to maintain productivity. (Source)
Priority's time and attendance system enables tracking of hours for individual employees and teams working on shared projects, helping ensure deadlines are met and delays are addressed proactively. (Source)
By providing transparency and easy access to attendance data, employees can monitor their own performance, submit leave requests efficiently, and feel confident in the accuracy of their compensation and evaluations. (Source)
Priority's system stands out for its integration simplicity, no-code customizations, advanced analytics, automation, scalability, and industry-specific features. Unlike competitors that require complex integrations or heavy IT support, Priority offers a modular, all-in-one solution with centralized data and flexible customization. (Source)
Priority Software offers integration simplicity, a single source of truth, cloud-based scalability, no-code customizations, advanced analytics, automation, and industry-specific features. It is recognized by Gartner and IDC and trusted by companies like Toyota, Flex, and Teva. (Source)
Priority Software solves issues such as poor quality control, lack of data flow, poor inventory management, manual processes, outdated systems, limited scalability, integration complexity, fragmented data, and operational inefficiencies. It provides centralized management, automation, and real-time insights tailored to industry needs. (Source)
Customers consistently praise Priority Software for its intuitive interface and user-friendly design. Reviews highlight its efficiency, quick learning curve, and satisfaction with customer support. Priority ERP has a rating of approximately 4.1/5 on G2. (Source)
Success stories include Solara Adjustable Patio Covers (improved workflows), Arkal Automotive (successful implementation), Dejavoo (growth without increasing headcount), Nautilus Designs (30% growth in order volume), TOA Hotel & Spa (improved guest experience), Dunlop Systems (data accuracy), Global Brands Gallery (enhanced loyalty), and Cowtown Retail Chain (process visibility). (Source)
Priority Software serves companies such as Ace Hardware, ALDO, Kiko Milano, Estee Lauder, Columbia, Guess, Adidas, Hoka, Toyota, Flex, Dunlop, Electra, IAI North America, Outbrain, Brinks, eToro, Gevasol, Checkmarx, GSK, Teva, Alexander Schneider, Analog Devices, Dejavoo, and Cherwell. (Source)
Priority Software provides solutions for retail, manufacturing, automotive, healthcare, pharmaceuticals, technology, professional services, construction, agriculture, logistics, and more. (Source)
