קופות לעסקים קטנים: איך לבחור קופה לעסק שלך

כיצד התאמה נכונה של קופה ממוחשבת לעסק יכולה לשדרג את פעילותו, ואיך בוחרים כזו שתתאים בדיוק לצרכים שלכם? מדריך חכם

המושג חוויית לקוח הפך למרכזי בעולם העסקים בשנים האחרונות. עסקים בכל הגדלים ובכל תחומי הפעילות מבינים כי לא תמיד מספיק שהמוצר/שירות שלהם יהיה מצוין, אלא כי עליהם לפעול למקסום החוויה של הלקוחות בתהליך הרכישה כולו.
לכן, גם כאשר הלקוח כבר בחר את המוצר, שם אותו בעגלת הקניות – הפיזית או הווירטואלית – אם תהליך התשלום יהיה מסורבל, אם הלקוח יאלץ להמתין זמן רב בתור, אם לא יקבלו את אמצעי התשלום שלו – חוויית הקנייה הכוללת תיפגע והוא עלול לוותר על הרכישה, ואפילו להמליץ למכריו שלא להשתמש בשירותיו של אותו העסק.

חשיבות בחירת הקופה הנכונה לעסק קטן

את תהליך התשלום ניתן לייעל על ידי בחירה בקופה מתאימה. הבחירה הזו היא קריטית בעיקר עבור בעלי ובעלות עסקים קטנים . עסקים קטנים בדרך כלל מוגבלים במשאבים, הן של כוח אדם והן משאבים פיננסים. עסק קטן, המתחרה פעמים רבות לא רק בעסקים קטנים אחרים אלא גם בעסקים גדולים ממנו, אינו יכול, למשל, לייעל את המפגש של הלקוח עם נקודת המכירה על ידי הצבת יותר קופות, או יותר עובדים. בחירה בקופה המתאימה לצרכיו, יכולה לסייע בשיפור נקודת המפגש הזו עם הלקוח ועל הדרך גם לייעל תהליכים נוספים רבים.

חשיבות הבחירה בקופה הנכונה

יש כיום מגוון של קופות – קופות רושמות, קופות חכמות (המתממשקות עם מערכות הארגון או שלא), קופות לשימוש עצמי ועוד.

מדוע חשוב לבחור נכון, ומדוע לבחירה הזו יש חשיבות עוד יותר גדולה כאשר מדובר בעסק קטן?

עסק קטן, כאמור, מוגבל במשאבים, לכן עליו לבחור בקופה שתספק את המירב עבורו – במינימום השקעה. בנוסף, בחירה בקופה הנכונה יכולה לסייע לעסק להתייעל בתחומים רבים, ואף להתרחב בהמשך בקלות יחסית מבלי צורך להשקיע משאבים רבים.

סוגי קופות לעסקים קטנים: מהן האפשרויות העומדות בפניהם?

בפני בעלי ובעלות עסקים קטנים הבאים לבחור קופה לעסק שלהם, יש לא מעט אפשרויות. ישנה הקופה הרושמת הסטנדרטית, הכוללת לוח מקשים, מסך, מדפסת ומגירה לאחסון המזומן ושוברי האשראי.
בנוסף, ישנו את כל העולם של קופות חכמות (POC). קופה POC היא קופה בעלת ממשק לאינטרנט ולמערכות המחשוב של העסק (אם הוא בוחר בכך), ולכן בעל/ת העסק יכול באמצעותה לבצע פעולות רבות ולייעל את התנהלותו. כך, היא מאפשרת לבעל/ת העסק להפעיל קופות אוטומטיות גם ללא צורך בעובדים, לעקוב אחר המכירות, אחר ביצועים של סניפים/קופות ספציפיות ומגוון דברים נוספים.
כזו היא הקופה החכמה של פריוריטי. לקופה החכמה של פריוריטי יש מגוון יתרונות ואף ניתן לסנכרן את אותה עם שאר מערכות העסק, ובכך לבצע איתה מגוון רחב של שימושים נוספים. בתחום זה פתרון ה-ERP מבוסס הענן של Priority מציע מגוון רחב של כלים ביניהם- כלים לניהול שרשרת אספקה, תהליכי הייצור, ניהול מחסנים, ניהול פיננסי ועוד. פתרון זה מאפשר, בין השאר, גם ניהול של הקופות החכמות תחת המערכת המרכזית ובכך להתממשק עם יתרונות נוספים שהם מציעה.

היתרונות של קופה חכמה

בעוד הקופות הרגילות מאפשרות בעיקר רק לתעד עסקאות, לקופות חכמות יש מגוון יכולות נוספות. בין השאר ניתן לשלם באמצעותן במגוון אמצעי תשלום (כמו ארנק דיגיטלי, למשל), וניתן לבצע באמצעותן תשלומים באופן עצמאי ללא צורך בקופאי/ת – אבל אלו השימושים הפשוטים יותר. קופה POC מאפשרת לבעל/ת העסק להפיק דוחות שונים שעוקבים אחרי הכנסת העסק, אחרי נקודות מכירה ספציפיות – ושדוחות אלו יהיו נגישים עבורו גם מרחוק.
כמו כן קופה חכמה מאפשרת לבעל העסק לנהל את המלאי באופן יעיל בכך שהיא מאפשרת לעקוב אחר מלאי המוצרים בעסק עצמו/במחסן, לקבל התראות על מוצרים העומדים להפוך לפגי תוקף, לנהל את נוכחות העובדים, לנהל את ביצוע הזמנות וההתנהלות מול הספקים ועוד.
בנוסף, קופה חכמה מאפשרת לנהל את מועדון הלקוחות של העסק ביתר קלות – החיבור שלה למערכות נוספות מאפשר לה לשלוף את הנתונים של הלקוח בעת מעמד המכירה, להציע לו הצעות ערך מתוקף היותו חבר מועדון, או להציע לו להצטרף למועדון הלקוחות במידה ואינו כזה, ולהפוך את תהליך ההצטרפות לקל ופשוט.

מה כדאי לבדוק בעת בחירת קופה ממוחשבת?

כיצד בוחרים קופה לעסקים קטנים? הבחירה מושפעת מקריטריונים שונים – התקציב שיש לעסק, הגודל שלו (האם לעסק יש כמה סניפים או סניף אחד, כמה עובדים מנהלים את הקופות ועוד), תחום הפעילות, פונקציות נדרשות והאפשרות לתמיכה טכנית. כך למשל, צריך בעל העסק לחשוב האם הוא צריך אופציה לתשלומים מתקדמים? כמה חשוב לו המעקב אחר המלאי? ניתן להניח, למשל, כי בעל חנות מזון יצטרך את האופציה לנהל את המלאי, יותר מבעלת חנות עציצים. עוד דבר שצריך לקחת בחשבון הוא כיצד תותקן הקופה החכמה – האם היא תהיה מערכת On-Premise, מערכת המותקנת בענן, או היברידית. כאשר מדובר במערכת On-Premise מי שמעדכן ומתחזק את התוכנה הוא בעל/ת העסק. כאשר מדובר במערכת בענן בעל/ת העסק יכול להוריד ולהטמיע את אפליקציית ה-POS ולקבל אליה גישה מכל מכשיר, כל עוד הוא מחובר לאינטרנט, ואף לעדכן אותה באופן שוטף. בנוסף, מערכת מבוססת ענן זולה יותר ממערכת On-Premise ודורשת הכשרה מינימלית.

הטכנולוגיות החדשות בתחום הקופות החכמות

הטכנולוגיה שמתקדמת כל הזמן, משדרגת גם את הקופות החכמות ומאפשרת לבעלי ובעלות עסקים לשפר את חוויית הלקוחות שלהם.

מי זוכר את הימים שכדי לשלם במסעדה היה צריך לשים את כרטיס האשראי או המזומן על צלחת קטנטנה שהמלצר/ית הגיש לנו ולחכות שהוא ייקח אותם לקופה ויבצע את התשלום?

היום, במסעדות רבות התשלום מתבצע ליד השולחן של הלקוח באמצעות מכשירים המחוברים לקופות החכמות. אבל הטכנולוגיות החדשות באות לידי ביטוי בעוד מובנים – כמו האפשרות לתשלום עצמי, כשהלקוח סורק בעצמו את המוצרים, ואף את כרטיס המועדון, מבלי צורך להמתין לקופאית.
בנוסף, הקופות החכמות יכולות כאמור לבצע אינטגרציה עם מערכות ניהול הלקוחות ובכך לאפשר בעת מעמד התשלום ללקוח לקבל הצעות רלוונטיות, מבצעים להם זכאי ואותם אולי פספס, קופונים מיוחדים שישלחו אליו במייל לאחר התשלום ועוד. האפשרויות האלו לא רק יכולות לסייע בהגדלת המכירות, אלא גם לשפר משמעותית את החוויה הכוללת של הלקוח.

למה לבחור בפריוריטי?

לנו בפריוריטי יש מערכת POS הכוללת פתרונות תוכנה וחומרה שמסייעים לכם לקבל תשלום בצורות שונות מהלקוחות שלכם – מזומן, כל סוגי כרטיסי האשראי, ארנקים דיגיטליים, PayPal. בנוסף, המערכת שלנו מדפיסה חשבוניות, סורקת ברקודים ומחברת את הכל למידע שמחובר (אם תרצו בכך) למערכת ה-ERP שלכם. כמו כן, המערכת שלנו מאפשרת העברת כספים לחשבון שלכם, ניתוח ביצועי מכירות ורמת רווחיות. היא אף מאפשרת מעקב אחר המלאי ומבטיחה מילוי אוטומטי שלו ברגע שמוצרים מסוימים יימכרו, הן בחנויות והן באופן מקוון, כך שהלקוחות שלכם יחוו הזמנה קלה וידידותית.
דוגמה לחברה שהטמיעה את המערכת שלנו היא חברת האופנה Kiwi. לפני שהטמיעה את מערכת הניהול שלנו פעלה החברה ב-17 סניפים בלבד והשתמשה במערכת POS רגילה שכללה תוכנות מספקים שונים, ללא מערכת ERP כוללת. ההטמעה של הפתרון שלנו סייעה לה להתייעל בכל תחומי פעילותה העסקית וליהנות מעליה משמעותית בהיקף הרווחים. כחלק מתהליך הצמיחה המואץ שלה Kiwi רכשה את פעילותה העסקית של חברת הוניגמן קידס ומנהלת כיום 175 סניפים ברחבי הארץ.

סקירה של הפתרון של פריוריטי:

מדריך להתקנה ושימוש בקופה חכמה

לקופות חכמות יש יתרונות רבים הנובעים מהממשק עם מערכות קיימות של העסק, לכן כאשר מתקינים את הקופה החכמה חשוב לוודא שהיא אכן מתממשקת עם מערכות אלו. למרות שמדובר במערכות קלות לתפעול, חשוב עם ההתקנה לוודא כי העובדים יודעים להשתמש בהן ולהדריך אותם כיצד למקסם את היכולות של קופות אלו. כמו כן, חשוב לוודא כי במידת הצורך – תוכלו להיעזר בתמיכה טכנית מקצועית המספקת מענה מהיר.

העתיד של קופות חכמות לעסקים קטנים: מה מצפה לנו בהמשך?

תחום הקופות החכמות מתפתח כל הזמן. הבינה המלאכותית (AI) המשפרת ביצועים במגוון עולמות תוכן, תירתם בוודאי לשיפור מערכות אלו. כך, ניתן יהיה לבצע ניתוחים מדויקים של הלקוחות, כאשר הקופה החכמה מתממשקת עם מערכת ניהול הלקוחות, ולהציע להם הצעות מדויקות הרבה יותר במעמד המכירה המתבססות על הרגלי הקנייה הספציפיים שלהם, היום בשבוע שבו מתרחשת הקנייה, מזג האוויר באותו השבוע ועוד. בנוסף, השימוש ב-AI יכול לשפר את ניהול המלאי של הארגון, ולחזות מועדים בהם יהיה צורך ממוצרים מסוג מסוים ברמה מוגברת.
מערכות קופה חכמה גם עשויות בעתיד לשלב אלגוריתמים לתמחור דינמי, המאפשרים לעסקים להתאים מחירים באופן אוטומטי על סמך גורמים שונים כגון ביקוש, רמות מלאי ותמחור המתחרים. כמו כן ממשקים מופעלי קול, למשל, שיאפשרו לדבר עם קופה ממחושבת שאינה מופעלת על ידי קופאי/ת, או שימוש בטכנולוגיית IoT המאפשרת חיבור של מערכות או מכשירים שונים לקופה ובכך לנהל את המלאי באופן יעיל עוד יותר – יכולים לשפר את ההתנהלות העסקית ואת חווית הלקוח כולה.