ניהול עובדים – איך עושים זאת נכון

איך הופכים את העובדים והעובדות לשותפים ליעדים העסקיים, כיצד מאתגרים אותם ואיך עוקבים אחרי נוכחות ותפוקות בעידן של עבודה מרחוק?

אחת המשימות החשובות והמאתגרות ביותר עמה מתמודדים מנהלים ומנהלות היא ניהול עובדים. המשאב האנושי הוא אחד המשאבים החשובים ביותר עבור כל עסק: כאשר מצליחים לרתום את העובדים למטרות הארגון ולייצר בקרבם תחושת שייכות, יכולים להגביר את היעילות שלהם, את היצירתיות והחשיבה החדשנית, ולכל אלו יש השפעה ישירה על שורת הרווח.
בין אם מדובר בניהול עובדים בודדים, ניהול צוות עובדים או ניהול אופרציה המעסיקה אלפי עובדים – ישנם דברים שמנהלים ומנהלות צריכים לקחת בחשבון, כדי להתמודד עם משימה זו ביתר קלות.

שיטות ניהול עובדים

ישנן גישות שונות בניהול עובדים, חלקן מובנות יותר מאחרות ומתבססות על מתודולוגיה סדורה, וחלקן גמישות יותר.

שיטת הדלת הפתוחה

גישת הדלת הפתוחה מאמינה בתקשורת ישירה בין העובדים והעובדות להנהלה. שיטה זו מאמינה כי יש לייצר תחושה בקרב העובדים, הנתמכת כמובן על ידי ההתנהלות של המנהלים, כי ביכולתם לפנות להנהלה בכל סוגיה – בין אם מדובר ברעיון לשיפור שיטת העבודה או בעיה אישית של העובד. כאשר מייצרים תקשורת פתוחה, העובדים מרגישים כי רואים אותם ואת הצרכים שלהם ובכך גדלה המחויבות שלהם לעסק. בנוסף, תקשורת פתוחה כזו יכולה לסייע למנהלים לאתר קשיים וכשלים שונים בהתנהלות העסקית מבעוד מועד.

שיטת השקיפות והמעורבות ביעדי הארגון

שיטת ניהול זו מתבססת על הערכה של העובדים באופן שוטף, והכרה בתרומתם. באמצעות ביצוע הערכות קבועות ומתן פידבק לעובדים, מגבירים את המוטיבציה של העובדים ונותנים להם תחושה כי העשייה שלהם משמעותית – ונראית.

שיטת המעורבות הארגונית

שיטה ניהולית זו מאמינה בשיתוף העובדים והעובדות ביעדים העסקיים, כמו גם בתוכניות להשגת יעדים אלו. השקיפות הזו מגבירה וודאות, ומאפשרת לעובדים להיות שותפים אמיתיים הרתומים להצלחת הארגון.

הפגינו גמישות בשיטות הניהול שלכם

כאמור, ישנן גישות ניהוליות שונות כאשר מדובר בניהול עובדים. ישנם מנהלים ומנהלות שיתחברו יותר לגישה אחת על פני אחרת, ויעדיפו ליישם אותה, אחרים יעדיפו ליישם כמה גישות במקביל. חשוב לזכור כי בתקופות מסוימות נדרשת לעיתים התאמה של הגישה הניהולית למצב העסקי, לאופי של צוות העובדים הספציפי, וליכולות ולמשאבים של המנהל/ת. שמרו על גמישות וראש פתוח ואל תתקבעו על כיוון אחד – ודאי לא כגישה מובילה לאורך זמן. בחנו את עצמכן ועצמכם ותראו מה עובד טוב יותר, מה פחות ומתי.

התאמה – איתור, בחירה וקליטה של העובד הנכון

ניהול נכון של עובדים מתחיל כבר בשלב הגיוס. לגיוס של עובדים ועובדות לא מתאימים יש עלויות כלכליות אדירות: מעבר לתהליך הגיוס עצמו בו מושקע לא מעט כסף – ההכשרה של עובד חדש כרוכה בהשקעה כספית והשקעה של משאבים ארגוניים נוספים. לכך יש להוסיף את הזמן שבוזבז כאשר המשרה לא מאוישת על ידי האדם המתאים. כדי לדייק את תהליך הגיוס הקפידו על הגדרה מדויקת של התפקיד, ושל הדרישות מהעובד/ת שימלאו אותו. השתמשו במקורות גיוס המתאימים לאיוש המשרה המבוקשת (אם מדובר בתפקידים בכירים העזרו, למשל בחברות השמה המתמחות בתחום, כאשר מדובר בתפקידים טכנולוגיים שיקלו את לינקדאין כמקור גיוס וכו'). הקפידו שאת תהליך הגיוס ינהלו האנשים המתאימים – בין אם מדובר באנשים שזהו תפקידם (מנהל/ת גיוס), ובין אם אלו מי שיעבדו עם העובד/ת החדש/ה (מנהל/ת ישיר/ה).

תקשורת בונה עם העובד

חלק מרכזי בניהול עובדים מבוסס על תקשורת בונה ופרודוקטיבית. כאשר עובד יודע מה היעדים העומדים בפניו, מה מטרות הביניים ומה המטרות לטווח הארוך – קל לו יותר לעמוד בהם. הקפידו להציג בפני העובדים והעובדות את המצופה מהם, וכיצד הם יכולים לעמוד בציפיות אלו. תעירו להם על כשלים, אבל הקפידו כי ביקורת כזו תעשה בצורה בונה. תקשורת כזו מכבדת את העובד ומייצרת בקרבו תחושה של אכפתיות מצד ההנהלה.

הגדרת התפקיד של העובד

אחד הדברים הבסיסיים בניהול עובדים הוא להבטיח כי כל עובד ועובדת ידעו מה הגדרת התפקיד שלהם. הגדרה זו נעשית עוד בשלב הקליטה לארגון, אבל צריכה להיעשות גם לאורך כל תקופת העבודה של העובד בעסק. הגדרת התפקיד פורסת בפני העובד מה מצופה ממנו ברמה היומית, השבועית, החודשית והשנתית. הקפידו כי הגדרה זו תכלול יעדים ריאליים בהם יכול העובד לעמוד.

ניהול צוות מיטבי

ניהול צוות עובדים שונה מניהול עובדים העובדים עצמאית. כאשר מנהלים צוות חשוב לקחת בחשבון את הדינמיקה בין חברי וחברות הצוות. היכרות מעמיקה עם הצוות מאפשרת למנהל לרתום את הכישורים ותכונות האופי של כל אחד מחברי וחברות הצוות לטובת היעדים העסקיים. בניהול צוות יש לבחון כל הזמן כיצד הצוות מתפקד יחד, ואיפה נקודות החולשה שלו.

ניהול עובדים מרחוק

בעולם העסקים הנוכחי פעמים רבות נדרשים מנהלים לנהל עובדים ועובדות שאינם נמצאים פיזית באותו המקום. ניהול עובדים מרחוק מייצר אתגרים שונים – כיצד מייצרים תחושת שייכות? איך בונים צוותי עבודה? כיצד עוקבים אחר נוכחות? מעקב אחר נוכחות עובדים ניתן לבצע באמצעות מערכת ניהול עובדים דוגמת פריוריטי זום, תוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים של פריוריטי . תוכנה זו כוללת אפליקציית מובייל של זמן ונוכחות המאפשרת לעובדים ולמנהלים לגשת בנוחות למערכת מכל אתר, בכל עת, עם דיווח, ניטור ואנליטיקה בזמן אמת של נוכחות עובדים/צוותים, חופשות מחלה, ימי חופשה מתוכננים ועוד.

הצבת מטרות

כדי להגביר את היעילות של העובדים והעובדות שלכם חשוב כי תציבו בפניהם מטרות ברורות. המטרות צריכות להיות מדויקות ובעלות לוחות זמנים קבועים. כמנהלים וכמנהלות, עליכם לעקוב אחר ההתמודדות של העובדים שלכם עם המטרות שהצבתם, לוודא כי יש להם את הכלים לעמוד במטרות אלו ולשנות את המטרות במידת הצורך.

הגברת רמת המעורבות והשייכות של העובד

תחושת מעורבות ושייכות של העובדים והעובדות קשורה באופן ישיר להצלחת העסק. לכן, לא פלא כי עסקים רבים משקיעים משאבים רבים ביצירת מעורבות זו – בין על ידי פעילויות רווחה שונות, הענקת הטבות כספיות, אבל גם על ידי תקשורת שקופה, רתימתם למטרות העסק והענקת תחושה כי הם משמעותיים וחשובים.

תקשיבו לעובדים ותדברו איתם

כדי לייצר מעורבות ותחושת שייכות חשוב לדבר עם העובדים ולהקשיב להם באופן שוטף. שמירה על שיח פתוח ומתמשך בין מנהלים לעובדים יכולה גם יכולה להציף בפני המנהלים והמנהלות נושאים שונים אליהם לא שמו לב במהלך הניהול השוטף של העסק.

תלמדו מה מניע את העובד

אם תלמדו מה מניע את העובדים והעובדות שלכם תוכלו לנהל אותם ביתר קלות. יש עובדים שרוצים להרגיש משמעותיים, לכן הקפדה על שיחות קבועות איתם תהפוך אותם למסורים יותר להשגת המטרות העסקיות, עובדים אחרים ירצו דווקא לדעת כי יש להם אופק תעסוקתי בחברה, ולאחרים חשוב להבין כיצד העשייה שלהם תורמת להתנהלות העסקית הכללית.

התייחסות לטעויות ותאפשרו מקום לטעויות

כולנו היינו מעדיפים לא לטעות, אבל מטעויות אפשר וצריך ללמוד. אל תהפכו טעויות של עובדים למשהו שיש לפחד ממנו – עבורם ועבורכם. כשקורית טעות הקפידו לנתח את הסיבות לה, ביחד עם העובד, ואת הדרכים שניתן להימנע מהישנות שלה בעתיד.

העברת ביקורת עניינית

לדעת להעביר ביקורת זו יכולת ניהולית חשובה. חשוב להעביר ביקורת על התנהלות העובדים, כאשר יש בכך צורך, אבל חשוב עוד יותר לדעת לתת ביקורת עניינית – ביקורת הקשורה לתפקוד המקצועי של העובד, וכזו שמראה לו כיצד ניתן להשתפר ולמה השיפור הזה חשוב.

התמודדות עם עובדים בעייתיים

עובדים בעייתיים הם חלק מכל עסק, ולא משנה עד כמה המנהל/ת טובים ומפרגנים. התמודדות עמם יכולה להיות לא נעימה, ולעיתים גם מזיקה לסביבת העבודה לעסק כולו. מומלץ להתייעץ עם אנשי מקצוע, בתחום משאבי האנוש, מכיוון שהתנהלות כזו צריכה להיעשות בצורה רגישה, דיסקרטית, ולעמוד בדרישות החוק.

אתגרו את העובדים

מרבית בני האדם אוהבים אתגרים, גם אם הם לא מודים בכך. אתגרו את העובדים והעובדות שלכם, הוציאו אותם מאזור הנוחות, אבל ספקו להם את הכלים וההדרכה המתאימה על מנת לעמוד באתגרים שהצבתם בפניהם. הציבו אתגרים ריאליים, וצרו מערכת שמאפשרת מעקב אחרי עמידה באתגרים האלו.

בניית הקריירה של העובד

מחקרים רבים מראים כי אחד הדברים החשובים ביותר לעובדים במקום העבודה הן אפשרויות הקידום וההתפתחות. עסקים רבים משקיעים בכך מחשבה רבה, ומייצרים אפשרויות לפיתוח קריירה עבור העובדים – אם על ידי מסלולי הכשרה, או אם על ידי מסלולי קריירה מובנים בהם ברור לעובדים לאיזה תפקידים יוכלו להתפתח בארגון (לגובה או לרוחב).

ניהול היומיום השוטף וישיבות צוות

עבודת ניהול עובדים כוללת גם ביורוקרטיות. ניהול היומיום כולל ניהול שכר, ניהול ומעקב אחר נוכחות, ניהול העבודה השוטפת ועוד. חלק מכך הוא גם ניהול ישיבות צוות קבועות. ישיבות אלו מייצרות שגרת עבודה חשובה ומאפשרות עוד ערוץ תקשורת חשוב בין המנהלים לעובדים.

הנהיגו את העובדים

מנהל/ת טוב/ה הוא גם מנהיג. להנהיג את העובדים משמעו להתוות להם דרך, ולהוביל אותם בדרך זו לאורך זמן. מנהל/ת שיודע להנהיג את עובדיו בכוח אישיותו ובמעשיו יצליח להגביר את תחושת הנאמנות והשייכות שלהם לאורך זמן.

פרגנו לעובדים

לאורך כל דרך, הקפידו לפרגן לעובדים – בין אם זו מילה טובה בשיחת מטבחון מזדמנת, או בין אם זה במייל מפרגן המכיר בתרומה של העובד/ת הנשלח לכלל העובדים. פירגון כזה מעורר מוטיבציה גם בקרב עובדים אחרים, ומראה לכלל העובדים בעסק כי הצוות הניהולי מכיר ומוקיר את היכולות והעשייה שלהם.

שמשו דוגמא אישית

ניהול נכון של עובדים מלווה בדוגמא אישית. מנהל/ת טוב אינו צריך להסתפק רק בהטלת משימות, עליו גם להיות מסוגל להתוות דרך בהתנהלות האישית שלו ולהדגים את הערכים וההתנהגויות המצופות באופן אישי.

פעלו לפי החוק

לניהול עובדים משמעו גם להקפיד כי הם יקבלו את המגיע להם על פי חוק – בין אם זה הקפדה על ההפרשות הסוציאליות הנדרשות, מתן ימי חופשה ועוד. פריוריטי זום, תוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים של פריוריטי, מסייעת לעסקים גם בזה: התוכנה כוללת מערכת שכר המאפשרת הגדרה של כלל רכיבי שכר (חופשה, פיצויים, גמל, מגוון סוגי שעות נוספות ועוד) ושקלול של כל רכיב. המערכת תומכת בחישובי שכר חודשיים כולל תשלומי מיסים ותמיכה בתשלומים רטרואקטיביים, בהסכמי העסקה לקבוצות עובדים שונות, בהסכמי שכר פרטניים לעובדים ועוד.

ניהול עובדים כאמור מורכב מהיבטים רבים, ויש לו תרומה רבה לשגשוג העסק. לכן, שיפור מיומנויות הניהול הוא תהליך חשוב המחייב השקעה. ניתן להיעזר בתהליך זה באנשי מקצוע בתחום, כמו גם בתוכנות מתקדמות המסייעות בשיפור ניהול היבטים שונים הקשורים לניהול עובדים.

כזו היא מערכת פריוריטי זום שתעזור לכם לנהל, לחזק ולהצמיח את הארגון שלכם ולנהל את תהליכי העבודה באופן יעיל וחכם יותר.