איך יוצרים הפרדת חשבונות ברורה בין הבית לפעילות העסקית?

למה כדאי להפריד בין החשבון העסקי לחשבון הפרטי?

כאשר מדברים על הפרדת החשבון העסקי והחשבון הפרטי חשוב קודם כל לעשות הפרדה בין סוגי העסקים. כאשר מדובר בעוסק פטור קטן, כזה שהכנסתו מהעסק היא מצומצמת מאוד ולפעמים אף נלוות להכנסה נוספת כשכיר, פתיחת חשבון בנק עסקי נפרד להכנסות מהעסק – אינה הכרחית. אבל כאשר מדובר בעסק קטן שההכנסות מהעסק הן ההכנסות היחידות מעבודה של בעליו, וודאי כאשר מדובר בעסק בינוני – לפתיחת חשבון בנק עסקי יש חשיבות רבה והיא יכולה לתרום להתנהלות עסקית יעילה יותר בכך שהיא מאפשרת בקרה פיננסית מלאה .
כאשר חשבון הבנק משמש גם להתנהלות האישית וגם להתנהלות העסק קשה לעקוב אחר ההכנסות האמיתיות של העסק בזמן אמת ויותר מכך – אחר ההוצאות. הנתונים האלו יופיעו כמובן בדו"ח השנתי, אבל בעל/ת העסק לא יהיה מודע להם בזמן אמת. בנוסף התנהלות כזו עלולה לגרור את החשבון המשפחתי/האישי ל"בורות" לא מתוכננים – כך, לדוגמה, אם בעל/ת העסק נדרש להוצאה עסקית גדולה חד פעמית והוא מוציא אותה מהחשבון הפרטי, ושוכח כי בעוד שבועיים יש הוצאה פרטית גדולה מתוכננת (חופשה בחו"ל, למשל) הוא עלול לגלוש למינוס, או להגדיל מינוס קיים, מבלי לשים לב. בנוסף, כאשר התשלומים למע"מ ולמס הכנסה יורדים אחת לחודשיים, גם אותם קל לשכוח ולסבול מחריגות לא צפויות בחשבון הפרטי, מכיוון שלא השארנו כסף עבור תשלומים אלו.

היתרונות של הפרדת הפעילות העסקית לחשבון בנק נפרד

להפרדת חשבון העסק מהחשבון הפרטי יש יתרונות משמעותיים, למרות שלכאורה נראה כי מדובר בכאב ראש רציני (אבל זה לא – על כך בהמשך).

תבינו מהן ההוצאות השוטפות של הבית

חשבון פרטי המתנהל בנפרד מחשבון בנק עסקי מאפשר לעקוב בוודאות אחר ההוצאות של הבית: כמה כסף הוצאתם על אוכל, על בילויים, על חוגים לילדים. בתקופה של יוקר מחייה מאמיר, למעקב אחר ההוצאות השוטפות של משק הבית יש חשיבות גדולה. מעקב כזה מאפשר לאתר את המקומות בהם ניתן להתייעל ולחסוך בהוצאות.

תדעו מהן ההוצאות של העסק

כשם שחשבונות בנק נפרדים יאפשרו לכם לעקוב אחר ההוצאות הפרטיות, כך הם יאפשרו לכם לעקוב אחר הוצאות העסק. בנוסף, הפרדה כזו תקל עליכם לרכז את ההוצאות המוכרות. הוצאות מוכרות הן הוצאות עסקיות המוכרות על ידי מס הכנסה והנגרעות מהכנסות העסק בתהליך חישוב גובה המס שעל העסק לשלם. כאשר חשבון העסק מתנהל עם החשבון הפרטי קשה להפריד לעיתים בין ההוצאות הפרטיות להוצאות העסק המוכרות, וכך עלולות הוצאות מסוימות לא להיכנס לחישוב הכולל ובסופו של דבר לגרום לכך שהעסק ישלם מס גבוה יותר ממה שאמור היה לשלם.

תגלו סוף סוף כמה העסק מרוויח

חשבון בנק נפרד לעסק מאפשר לבעל/ת העסק לדעת בדיוק כמה הוא מרוויח. לעסקים רבים אין הכנסה קבועה מדי חודש – ישנם חודשים בהם ההכנסות גבוהות יותר, וישנם חודשים חלשים. מעקב אחר ההכנסות האלו קשה יותר כאשר הן זורמות לחשבון הבנק הפרטי, אליו נכנסים פעמים רבות סכומים נוספים – משכורת של בן/בת זוג, קצבאות, תשלומים שונים ועוד. כאשר קיים חשבון נפרד לעסק ניתן לראות באופן ברור מה הן ההכנסות החודשיות, ולהתנהל בצורה נכונה יותר. כך, למשל, יכול/ה בעל/ת העסק לבדוק מה הם החודשים הקשים יותר מבחינה תזרימית ולהיערך לקראתם נכון. בנוסף, כל ניהול החשבונות של העסק הופך לפשוט יותר כאשר חשבון הבנק הוא חשבון עסקי. שימוש בתוכנות ניהול חשבונות מתקדמות לא רק הופך את המעקב אחר ההכנסות וההוצאות לפשוט יותר, אלא מסייע לעסקים לקבל החלטות מושכלות יותר לגבי הפעילות השוטפת והעתידית שלהם. כך, שימוש במערכת ניהול החשבונות של פריוריטי מאפשר למשתמשים להצליב מגוון רחב של נתונים, כולל נתוני מכירות והוצאות. באמצעות ניתוח נתונים זה, ניתן לקבל תובנות חשובות לגבי הפעילות העסקית.

תמשכו הביתה משכורת מסודרת, כל חודש, סכום קבוע, בתאריך קבוע

ניהול חשבון בנק נפרד לעסק ולבית יאפשר לכם, כבעלי העסק, למשוך ממנו משכורת מדי חודש ולהעביר לחשבון הבנק הפרטי. למה זה חשוב? על ידי כך שתייעדו סכום מסוים כמשכורת מדי חודש, רצוי בתאריך קבוע, תוכלו להיות במעקב מתמיד על היכולת שלכם להתפרנס מהעסק. בנוסף, תוכלו לוודא כי בחשבון הבנק העסקי נשאר תמיד כסף שמספיק להתנהלות העסקית השוטפת, וזאת לאחר שמשכתם ממנו את השכר שלכם. כמו כן, תוכלו לראות האם לאחר כל ההוצאות השוטפות, כולל המשכורת שלכם, נשאר סכום מסוים בחשבון שאותו ניתן לייעד לדברים אחרים – השקעה בהרחבת פעילות, חסכונות ועוד.

תנהלו חסכון נפרד בתוך חשבון הבנק של העסק

ואפרופו חסכונות – כאשר לעסק יש עודפים תקציביים קל הרבה יותר לעקוב אחריהם כאשר מתנהלים מחשבון בנק נפרד. במצב כזה אפשר לנתב את העודפים לחיסכון נפרד, המתנהל דרך חשבון העסק, ולמנוע מצב שבו הכסף "שוכב" בעובר ושב ומפסיד מערכו, או גרוע מכך – "שוכב" בחשבון הבנק הפרטי ונותן אשליה כי יש לכם סכום כסף בו ניתן לעשות שימוש על הוצאות לא בהכרח חיוניות (החלפת הריהוט בבית, חופשה מפנקת בחו"ל ועוד). חסכון חשוב גם לשמירת מספיק כסף עבור התשלומים למע"מ ולמס הכנסה, היורדים אחת לחודשיים. אם לא סוגרים את הסכומים האלו בחיסכון עלולה להיווצר התחושה כי בחשבון הבנק העסקי יש יותר כסף ממה שיש באמת בקופה של העסק.

מתי הזמן הנכון לבצע את ההפרדה?

פתחתם עסק? מזל טוב. עכשיו תפתחו חשבון בנק נפרד. עסקים רבים נוטים עם פתיחת העסק להתנהל מהחשבון האישי וממשיכים בשמירה על אותו החשבון גם כשהעסק כבר יציב וותיק. ההפרדה של חשבונות הבנק חשובה מההתחלה, כי כאמור היא חלק מהתנהלות פיננסית יעילה והיא מאפשרת לבחון את ההיתכנות הפיננסית של העסק מהיום הראשון.

איך עושים את זה?

קודם כל חשוב להחליט מה לעשות עם החשבון הקיים – האם הוא יישאר החשבון של העסק או שיהיה החשבון הפרטי? כשמדובר במשפחה, ייתכן שקל יותר להשאיר את החשבון הקיים כחשבון הפרטי, ולפתוח חשבון בנק חדש עבור העסק.

פרוטוקול פתיחת חשבון בנק, או: איך פותחים חשבון בנק עסקי?

החוק אינו מחייב עוסק פטור או עוסק מורשה לפתוח חשבון בנק עסקי, אבל עסקים המחויבים בניהול ספרים בשיטה הכפולה , כמו חברות בע"מ – מחויבים לפתוח חשבון מסוג זה. אם אתם רוצים לפתוח חשבון בנק עסקי למרות שאינכם מחויבים על פי חוק – תעמיקו את ההבנה שלכם בנושא, תבינו מה היתרונות שיכולים להיות לחשבון כזה אל מול המגבלות, ואז תחברו לבנק שמתאים לצרכים שלכם. כדי לפתוח חשבון בנק עסקי הבנק יבקש מכם כל מיני מסמכים ביניהם -פרטי מורשי החתימה בחשבון, דו"חות כספיים (אם העסק פועל מספיק זמן) ועוד.

הפרדת הוצאות

כאשר מפרידים את חשבונות הבנק, ומקבלים כרטיס אשראי נוסף לחשבון הבנק של העסק, יש הוצאות מסוימות שצריך להקפיד לוודא שירדו מכרטיס האשראי הפרטי ולא כרטיס האשראי של העסק. למשל – חשבונות הקשורים לדירה בה אתם חיים. אז נכון – עבור חלק מסוים מהחשבונות תקבלו הכרה בדו"ח השנתי, אבל עדיין אלו הוצאות שצריכות לרדת מהחשבון הפרטי, וחשוב להפריד אותן מההוצאות של העסק.

רכישות לעסק

אותו הדבר לגבי הוצאות עסקיות. ברגע שהופרד החשבון יש להפקיד, למשל, כי הרכישות עבור העסק יתבצעו רק דרך החשבון העסקי, וכל מה שקשור לתחזוקת הבית, לחיים האישיים – יבוצע דרך חשבון הבנק הפרטי.

העברת משכורת

כאמור, גם כאשר אתם בעלים של עסק אתם צריכים למשוך משכורת לעצמכם (בחודשים שזה ניתן). לכן, מדי חודש תקפידו על העברת סכום המשכורת מחשבון העסק לחשבון הפרטי שלכם. את גובה המשכורת תקבעו בהתאם ליכולת שלכם למשוך כסף מחשבון הבנק של העסק תוך הקפדה כמובן שיישאר בו מספיק כסף להתנהלות העסקית השוטפת ולתשלום המיסים.

ומה אם אני לא מצליח להתייצב?

הפרדה בין חשבון הבנק העסקי והחשבון הפרטי חשובה כי היא מסייעת לעקוב אחר ההתנהלות הכלכלית של העסק. הפרדה כזו יכולה להראות לכם האם העסק רווחי, האם הוא יציב לאורך זמן, ומכאן להסיק מסקנות ולנקוט צעדים בהתאם. אם לאחר הפרדת החשבונות אתם רואים כי העסק אינו יציב – שווה לבחון לעומק מה הסיבות לכך, ואולי אף להיעזר באנשי מקצוע ובכלים מתקדמים שיעזרו לכן ולכם לקבל תמונת מבט רוחבית. כזו היא למשל המערכת פריוריטי זום , המאפשרת סנכרון בין המערכות הפיננסיות השונות וקבלת תובנות פיננסיות מתקדמות, באופן שמסייע לכם לנהל, לחזק ולהצמיח את הארגון שלכם ולנהל את תהליכי העבודה באופן יעיל וחכם יותר.