כיצד לבחור ERP לניהול עסק קטן

1- להבין מה ההיצע

כאשר אתם מוכנים לעשות את הצעד, קודם כל עליכם לחקור את השוק כדי להבין טוב יותר מה האפשרויות שלכם, מבחינת תכונות, אפשרויות ומחיר. אמנם יש שפע של מידע הזמין באתרים של ספקי תוכנות ERP, אבל קל ללכת לאיבוד בעגה הטכנית והשיווקית. יחד עם זאת, זו עדיין הזדמנות לקבל סקירה טובה של היצע המוצרים שלהם. מעבר לכך, בדקו גם אתרי סקירת תוכנות. הם מאוד מועילים, ומאפשרים לקרוא על הספקים השונים, מה הם מוכרים, מה יש ללקוחות שלהם לומר, ואפילו להשוות פונקציונליות ומחיר בין מתחרים מובילים.

2- מה העסק באמת צריך?

כדי לענות על שאלה זו, תצטרכו לערוך רשימה מפורטת של הצרכים העסקיים ה"אמיתיים" שלכם - מה אתם צריכים היום, ומה אתם מצפים שתצטרכו לעתיד, עם גדילת העסק. השוו את הרשימה שלכם להיצעים השונים של ספקיות ה-ERP, וקבעו מי הכי תואמת את הצרכים שלכם. דונו בצרכים העסקיים שלכם בפועל עם מנהלים אחרים, כגון מו"פ, מכירות וחשבונאות, כדי להבין טוב יותר את נושאי היעילות והתפוקה, מה שיעזור לכם ליצור רשימה של מתמודדים מובילים רלוונטיים.

3- בקשת הצעה

ספקיות ERP רבות יעזרו לכם ליצור את רשימת הדרישות שלכם, ויספקו לכם תבנית בקשה להצעה (RFP). ה- RFP יכלול בדרך כלל רשימה של תכונות ואפשרויות עבור מערכת ה-ERP שבה אתם מעוניינים. זהו כלי מעשי ושימושי שמאפשר לכם להבין מיהי הספקית הפוטנציאלית שלכם ומה יש לה להציע. לאחר שהצרכים הנוכחיים (והעתידיים!) שלכם מוצגים בפניכם בצורה ברורה, תוכלו להשתמש בבקשת הצעה זו כדי להעריך את החוזקות והיכולות גם של ספקים אחרים.

4- מחיר

ללא ספק, העלות של מערכת ERP היא גורם מרכזי ומכריע בבחירת המערכת. מכיוון שלעסקים קטנים יש בדרך כלל תקציבי IT מוגבלים, חשוב להבין את מערכי התמחור השונים הזמינים (וישנם מערכים רבים כאלה!). כעסק קטן, ייתכן שתרצו לשקול ERP מבוסס-ענן על פני מערכת מקומית הדורשת עלויות חומרה ותשתית נלוות רבות. Cloud ERP (ERP בענן) מציע חדשנות, סילומיות (Scalability) טובה ומהירה יותר ושדרוגים אוטומטיים עם דרישות הון נמוכות יותר. השורה תחתונה היא שתוכלו לצמצם את ההוצאות התפעוליות שלכם בזמן פריסה שהוא משמעותית קצר יותר, וכך להשיג החזר מהיר יותר עבור ההשקעה.

5- הגיע הזמן לבחור

כשתהיו מוכן להתקדם, עם רשימה מפורטת של דרישות ועלויות, תוכלו לנסח רשימת ספקי ERP פוטנציאליים מובילים מהם תבחרו. אבל התהליך עוד לא הסתיים. תרצו לבקש מכל אחד מהספקים הפוטנציאליים שלכם להדגים את המערכת עבורכם, כדי שתוכלו לראות, ממקור ראשון, מה אתם עומד לרכוש (או לא לרכוש). חשוב להקפיד לספק "תסריט דוגמה", כדי שתוכלו לראות את סוג השימוש האמיתי של העסק שלכם בפעולה. כדאי גם לשאול עמיתים שונים (אם רלוונטי) באילו מערכות ERP הם משתמשים, ואם הם מרוצים, הן מהתוכנה עצמה והן מהתמיכה והשירות של הספק לאחר המכירה. לבסוף, בקשו מהספקית הפנייה לרשימה של לקוחות עבר - וצרו איתם קשר!