מהי הנהלת חשבונות כפולה?

מהי הנהלת חשבונות כפולה?

הנהלת חשבונות כפולה הינה שיטת רישום חשבונאית לפיה כל תנועה פיננסית בעסק נרשמת פעמיים במקביל, בשני חשבונות נפרדים של העסק המציגים את שני צדדי העסקה, זכאי וחייב.
הנהלת חשבונות כפולה נדרשת כשיש עסק בעל מחזור פעילות גדול, והיא מספקת ראייה כוללת ותמונה מפורטת של כל ההכנסות וההוצאות ההיסטוריות והעתידיות של העסק ומציינת את כל מאפייני העסקה – צורת התשלום, המהות והכמות.

מהי הנהלת חשבונות חד צידית?

ככלל, קיימות שתי שיטות חשבונאיות לרישום פעולות כספיות במסגרת הנהלת החשבונות של עסק עצמאי: שיטה חד-צידית, "רגילה", ושיטה כפולה/דו-צידית.חשבונאות חד צידית היא שיטת חשבונאות פשוטה ובסיסית לפיה כל פעולה כספית של העסק נרשמת פעם אחת בלבד, ומטרתה להציג את הערך הכספי של פעולות רכישה ומכירה.
כלומר, ספר הנהלת החשבונות של העסק מכיל רק שני סוגי חשבונות: חובה וזכות. ככלל, כל תשלומי ההוצאות של העסק יירשמו בחובה, בעוד כל ההכנסות של העסק יירשמו בזכות.
לדוגמא: כל עסקת רכישת סחורה, במזומן, אשראי או שיק רגיל או דחוי, תירשם כחובה.
תזרים כספים לרשות העסק לחשבון הקופה, לחשבון ספקים זכאים, לחשבון עו"ש או לחשבון שיקים לפירעון, יירשם כזכות.
לדוגמה, חנות תכשיטים קטנה שרוכשת פריטים מספק תרשום את הרכישה כהוצאה עסקית שתירשם כ"קניה".
כאשר החנות תמכור תכשיט מהפריטים שרכשה מהספק, ההכנסה תירשם כ כ"מכירה". זוהי שיטה פשוטה לדיווח בסיסי המתאימה לבעלי מקצועות חופשיים או עסקים שהיקף פעילותם קטן.

איך עובדת הנהלת חשבונות כפולה? כיצד מתבצע רישום לפי הנהלת חשבונות כפולה?

השיטה החד צידית הפשוטה כוללת שני סוגי חשבונות בלבד: חשבון הכנסות וחשבון הוצאות. להבדיל ממנה, שיטת הנהלת החשבונות הכפולה כוללת גם חשבון הכנסות וחשבון הוצאות וגם חשבונות עבור נכסים והתחייבויות.
הסך הכולל של כל רישומי הזיכוי והסיכום של כל רישומי החיוב, בכל החשבונות השונים, צריכים להיות מאוזנים ושווים זה לזה.
לפני רישום של כל פעולה כספית שבוצעה בעסק, יש לקבוע את שני החשבונות שבהם היא תירשם, ואת אופן הרישום בחשבונות הללו לפי סיווג הפעולה הכספית שבוצעה ומיון החשבונות.
כל פעולה שנרשמת בחשבון תגרום לשינוי בערכו של החשבון.
ספר הנהלת החשבונות של עסק העובד על פי שיטת הנהלת חשבונות כפולה מורכב מארבעה חשבונות עיקריים, הנקראים גם כרטיסים או כרטיסיות.
לכל חשבון יש שם, ובדרך כלל גם מספר סידורי: הוצאות, הכנסות, נכסים, והתחייבויות, וכל אחד מהם מחולק לתתי חשבונות.

הוצאות

תשלומים שבוצעו על ידי העסק עבור כל הוצאות, ישירות ועקיפות, ששימשו למטרותיו. הוצאות תפעול שוטפות כמו שכירות, חשמל, מים, תקשורת, רכישת טובין, פרסום, מימון (עמלות בנק, ריבית רבעונית בבנק, ריבית הלוואה, ריבית מס הכנסה), ועוד.

הכנסות

תשלומים או הכנסות "פאסיביות" שהעסק מקבל תמורת מכירת מוצרים, מתן שירותים, השכרת ציוד, וכדומה.

נכסים

כל רכוש השייך לבית העסק שבמימושו יכול להביא להכנסות בעתיד, החל מרכוש המייצר הכנסה ששוטפת – לקוחות, שיקים לגבייה, מזומנים (בבנקים, קופה קטנה) ומלאי, דרך רכוש קבוע כגון: קרקע, ציוד, מכונות וכלי רכב, ועד נכסי ידע כגון: נכסים בלתי מוחשיים , מוניטין, פטנטים, תוכנות, מיתוג ועוד.

התחייבויות

כל סכום שהעסק חייב למקור מימון חיצוני – חשבון משיכת יתר מבנק, הלוואות מבנק לטווח ארוך, תשלומים לספקים, ועוד.

לחברות בע"מ, לרוב יש גם חשבון המיועד להון עצמי, וכולל הון מניות, אג"ח ועודפים. לדוגמה: אם אותה חנות תכשיטים שהזכרנו קודם מיישמת שיטת ניהול חשבונות חד צידי, ותשלם לספק במזומן או באשראי- קניה זו תירשם כהוצאה.
לעומת זאת, אם החנות מיישמת הנהלת חשבונות כפולה – יתבצע רישום של אופן ביצוע התשלום שיבטא את שיטת התשלום – מזומן או אשראי, ותהיה התייחסות לדרך בה העסקה משפיעה על נכסיו והתחייבויותיו של העסק.
כלומר, בהנהלת חשבונות כפולה, אם עסק מקבל רכוש קבוע תמורת מזומן, גדלה יתרת הרכוש הקבוע במאזן הנמצא בצד הנכסים, וכנגדו קטנה יתרת המזומנים בצד הנכסים. לעומת זאת, רכישה באשראי, תגדיל את יתרת הרכוש הקבוע תחת הנכסים, ותגדיל את יתרת נותני האשראי תחת ההתחייבויות.

החשבונאות הכפולה מספקת מידע על היבטי העסקה שהחשבונאות החד צידית מתעלמת מהם. היא מספקת מידע לא רק אודות העסקה עצמה (האם התקבל או נמסר תשלום) אלא מעדכנת גם לגבי השפעת העסקה על הנכסים וההתחייבויות של העסק, מידע שמשמש לדיווח לרשויות המס ולגורמים עסקיים כגון: בנקים, בתי השקעות, משקיעים, מתחרים ובעלי התפקידים בעסק.

היתרונות בהנהלת חשבונות כפולה:

שיטת הנהלת חשבונות כפולה אמנם מורכבת יותר מהשיטה החד צידית ונדרשת עבורה מיומנות מקצועית, אך היא המדויקת והאמינה יותר.
לעומת הנהלת חשבונות חד צידית, הנהלת חשבונות כפולה מאופיינת בשקיפות ומונעת טעויות, מסייעת לגלות תקלות, ומאפשרת להוציא מאזן ודוחות כספיים.

הנהלת חשבונות חד צידית או כפולה, מה עדיף

השיטה החד צידית מספקת מידע חלקי בלבד אודות מצבו הפיננסי של העסק, מאחר שהיא משקפת רק את ההכנסות (מכירות) וההוצאות (קניות).
לעומת שיטת הנהלת החשבונות כפולה, המספקת מידע מלא אודות מצבו הפיננסי של העסק כולל כל הנכסים וההתחייבויות.
בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות כפולה, העסק יכול לראות ולדווח על הכנסות והוצאות מול לקוחות, ספקים ובנקים, הלוואות של העסק, עמלות בנקים, יתרת בעלים, הוצאות קבועות ומזדמנות עתידיות, ועוד.
השיטה הכפולה מאפשרת להפיק שני סוגים של דו"חות כספיים: דו"ח מאזן ודו"ח רווח והפסד.
השיטה הכפולה אמנם יותר יקרה מהשיטה החד צידית, מאחר שהיא שיטה הרבה יותר מורכבת, ומצריכה על כן הרבה יותר ידע, מיומנות, ומשאבים. אולם, מצד שני, היא גם השיטה היותר נכונה ואמינה מביניהן, מאחר שהרישום הכפול לא רק מספק הרבה יותר מידע מפורט אודות מצבו הכספי של העסק, אלא גם מונע טעויות ותקלות, ומסייע לגלות אי סדרים בעסק.
החלטות עסקיות מבוססות נתונים – ברגע שמתבהרת התמונה הפיננסית המלאה, העסק יכול לקבל החלטות עסקיות כמו השקעות, גיוס עובדים, פיתוחים או שינוי מיקום העסק, בקלות ובצורה בטוחה.

למה צריך הנהלת חשבונות כפולה?
עם גודל החברה עולה האפשרות לאי-סדרים ולאיבוד חלק מהנתונים. חברות ועסקים עם מחזור פעילות גדול נדרשים לניהול מפורט ומדוקדק של החשבונות, למטרת בקרה מרבית על הכספים ומניעת טעויות.
תיעוד העסקאות הכספיות בהנהלת חשבונות כפולה, מקטין את הסיכוי לפספס תשלומי חובות, ומאפשר לעסק ולגופי מימון שונים לקבל תמונה רחבה ומדויקת יותר על מצב כספי החברה .
בנוסף, הנהלת חשבונות כפולה מאפשרת לרשות המסים לבצע בקרה על סכומי כסף גדולים ולפקח לא רק על הכספים היוצאים אלא גם את הנכנסים של העסקים והחברות.

כמה עולה הנהלת חשבונות כפולה:
עלות תוכנת הנהלת חשבונות כפולה תלויה בסוג המערכת, במספר המשתמשים ובמספר סוגי הממשקים והאוטומציות אותם המערכת תידרש לבצע.
עם זאת, העסקת רואה חשבון חיצוני עבור הנהלת חשבונות כפולה לעסק תלוי בהיקף העסק והתנועות בחשבון. אם העסק גדול ופעיל מאוד, יש צורך בהשקעה גדולה יותר של זמן ומשאבים מצד רואה החשבון, והמחיר יעלה בהתאם.
עלות הנהלת חשבונות כפולה עבור עסק פעיל מאוד יכול להגיע לסכומים גבוהים יותר וינוע בסביבות ה-5,000-1,000 שח בחודש.
פרמטרים נוספים שמשפיעים על המחיר הם מספר העובדים, הלקוחות והספקים, וכן אם יש לחברה ניכוי מס במקור, כלומר אחוזים מסוימים של מס הכנסה שעל המשלם לנכות מסכום התשלום.

מחפשים תוכנה לניהול הנהלת חשבונות לעסק שלכם? הקליקו כאן ללמוד עוד על תוכנת הנהלת החשבונות של פריוריטי