מה זה ניהול חשבונות?
תהליכי הנהלת חשבונות או ניהול ספרים מתייחסים לסך כל התהליכים שמקיימים רישום ותיעוד מלא ומדיוק של עסקאות ואירועים פיננסיים עסקיים. הנהלת חשבונות נכונה מאפשרת לארגונים ועסקים לנהל תזרים מזומנים באופן יעיל, לקבל מידע מהימן אודות רווחים והפסדים ולהפיק דוחות התומכים בקבלת החלטות לגבי מהלכים עתידיים.
ניהול חשבונות מדויק הוא דרישה של רשויות מס ההכנסה ומע"מ לבקרה רגולטורית על הכנסות והוצאות, וכולל רישום כספים שהארגון חייב לספקים, עובדים, רשויות, קבלנים, ועוד.
מהי תוכנה לניהול חשבונות?
בעבר, המושג הנפוץ לתיאור תהליכי הנהלת חשבונות היה ניהול ספרים, והתייחס להחזקת ניירת, קלסרים, מחברות ורישומים. בימינו, עסקים מכל הסוגים ובכל הגדלים משתמשים במערכות ניהול חשבונות ממוחשבות המציעות פתרון לניהול הפיננסי של עסקים וחברות. על כל העסקים בישראל להקפיד על ניהול נכון ותקני בהתאם לחוקים ולתקנות. גם עסקים קטנים נדרשים לנהל תהליך הנהלת חשבונות הכולל ורישום נכון ומדויק של תשלומים ותקבולים ולדווח לרשויות המס.
תוכנת הנהלת חשבונות היא מערכת לניהול חשבונות המושתת על בסיסי נתונים חזקים, כוח מחשובי וידע מצטבר למעקב ורישום ההכנסות וההוצאות, יצירת דוחות, הפקת חשבוניות, ניהול ספקים, ניהול מלאי ואף סליקת אשראי ישירות מתוך התוכנה. לרוב, תוכנות להנהלת חשבונות מאפשרות לבצע את פעולות הנהלת חשבונות באופן אוטומטי, ובכך להמעיט את טעויות החישוב. תוכנת הנהלת חשבונות משלבת את כל הכלים הנדרשים למעקב, בקרה וניהול ההיבט החשבונאי בעסק, כמו פקודות, מאזנים, התאמות בנקים, ניהול מכירות, הנהלת חשבונות חד-צידית או הנהלת חשבונות כפולה, וניהול תקציב המאפשרים לעסקים לתעד ולסווג עסקאות, לשלוח חשבוניות וקבלות ללקוחות, לנהל משכורות ומלאי, לשדר דוחות לרשויות המס, ולתקשר עם הבנקים.
במקרים רבים, מערכת ניהול חשבונות הינה יישום מובנה בתוך מערכת ה – ERP הארגונית, המתממשקת אל כלל נתוני ומערכות הארגון. ומאפשרת לנהל תנועות יומן, ליהנות מלוח חשבונות מאורגן על פי תקני חשבונאות בינלאומיים (תקני חשבונאות IFRS ,GAAP) ולהפיק חשבוניות באופן מקוון.
שימוש בתוכנת ניהול חשבונות לנהל את העסק יתאפשר רק אם לתוכנה ניתן רישיון של רשויות המיסים.
