מה זו תוכנה לניהול חשבונות?

תוכנות הנהלת חשבונות הן לרוב מערכות רב שכבתיות עם יכולות דינמיות בהתאם לסוג הרישיון הנרכש ומשתנות בהתאם לצרכים וההעדפות של כל ארגון. עם זאת, ישנם מספר מאפיינים המשותפים לרוב תוכנות הנהלת החשבונות הקיימות בשוק. פיצ'רים עיקריים מהם מורכבות תוכנות להנהלת חשבונות הם:

• ניהול רכש ומכירות – פתיחת כרטיסי ספקים וכרטסת לקוחות, הגדרות כספים, יצירת הצעות מחיר וניהולן, פתיחת הזמנות רכש מספקים ופתיחת הזמנות מלקוחות.
• ניהול מלאי – פתיחת פריטים, הגדרות כספיות לפריטים, ומעקב אחר תנועות מלאי.
• אתחול הנהלת חשבונות – פתיחת כרטסת, פתיחת שנת כספים, הגדרות קופות, בנקים, חברות אשראי וכיו"ב.
• הנהלת חשבונות קלאסית – תנועות יומן, חשבוניות, קבלות, תשלומים, הפקדות, התאמות כרטיסים ובנקים וכדומה.
• סיכום שנה – סגירת מלאי, סגירת קופות, דוחות מאזן, רווח והפסד.

ישנן סיבות רבות להחלטה להטמיע מערכת לניהול חשבונות, החל מצורך חשבונאי ופרסומי, ועד ניהול כוח האדם בעסק. הטמעת מערכת מתקדמת העומדת בקנה אחד עם דרישות השוק המשתנות תעניק לכם יתרון על המתחרים ועשויה להוות את ההבדל בין הצלחת העסק לכישלונו.

הטמעת מערכת מודרנית לניהול חשבונות תאפשר לבית בעסק:

• לחסוך זמן עבודה של עובדים ומנהלים, לחסוך במשאבים פיננסיים ובמשאבי כוח אדם.
• לבדוק נתונים עסקיים וכלכליים בזמן אמת ובלחיצת כפתור ולהפיק מגוון רחב של דוחות עדכניים שיעזרו לכם לנתח את המצב הכלכלי של העסק ולקבל.
• החלטות עסקיות מושכלות, כמו השוואת רמת ההכנסות והרווחים של העסק לפי תקופות וזיהוי מגמות.
• למנוע איבוד מסמכים חשובים.
• לעקוב אחר תשלומים שמועדם המקורי עבר טורם הועברו וסייע לוודא שהתשלומים המגיעים מתקבלים בהצלחה בחשבון הבנק העסקי.
• לפלח ולנתח לקוחות וספקים על פי סגמנטים שונים על מנת לבחון כדאיות עבודה עם ספקים מסוימים, ולגלות מי הם הלקוחות שמניבים הכנסות.
• לחסוך מקום באחסון מסמכים באמצעות הפקתם וניהולם באופן דיגיטלי.
• לראות את כל המידע והנתונים במקום אחד, החל מתזרים מזומנים, משכורות, ריביות ועלות פדיון צ'קים, ועד לפחת, מיסים ועוד.
• לנתח נתונים באופן שיאפשר לעסק להתייעל ולתעל את המשאבים באופן אופטימלי באמצעות הצלבת נתונים. למשל, השוואת הכנסות ביחס למשכורת עובד.
• לדווח לרשויות באופן אוטומטי וללא מאמץ – מע"מ, מס הכנסה או לגופים דומים אחרים.

השיקולים בבחירת מערכת ניהול חשבונות הם רבים ומשתנים, ביניהם עלות המערכת, תחזוקת התוכנה והפונקציות העסקיות אותן היא מציעה. בחירת המערכת הטובה ביותר עבור העסק תלויה בגורמים רבים ונשענת רבות על הצרכים הפרטניים וההעדפות של כל בית עסק. ישנם עסקים שיתעדפו יכולות אוטומציה להקטנת טעויות האנוש, לעומת עסקים שישימו דגש על יכולות ניהול מלאי.

אם העסק עומד בפני החלטה על הטמעת מערכת לניהול חשבונות, להלן מספר שיקולים שחשוב לקחת בחשבון:

• גודל העסק – ישנן תוכנות מתאימות לשימוש עסקים קטנים פטורים ומורשים – אך אינן מתאימות לחברה בע"מ. לבחור מערכת שתספק את הצרכים הקיימים של עסק בתחילת דרכו, אך עם זאת, תדע לתת מענה לעסק בכל שלב בצמיחתו, ללא צורך בהחלפת מערכת, יכולת זו חשובה במיוחד לעסקים שבוחנים הטמעת מערכת ניהול לעסקים קטנים.
• שפת התוכנה והתאמתה לרגולצייה המקומית – ישנן תוכנות שמוצעות בשפה אחת בלבד, לעומת תוכנות המאפשרות שינוי שפה בהתאם להעדפת העסק. כמו כן, בהתאמה, יש לוודא שהתוכנה מציעה התאמה מלאה לדרישות הרגולטוריות במדינה בה העסק פועל ( לדוגמה: רגולציית "הקצאת חשבוניות" של רשות המסים בישראל).
• פתיחות המערכת – יכולת ההתממשקות למערכות צד שלישי חיצוניות (חשבונות בנק, מערכות דיוור, אתר החברה ומערכות סליקה).
• התקנה מקומית או ניהול מרחוק – האם התוכנה מותקנת על המחשבים באופן מקומי ומצריכה גישה פיזית למחשב עליו היא מותקנת או מנוהלת בענן בתצורת SaaS, מתוחזקת ומעודכנת באופן אוטומטי וזמינה מכל מקום.
• עלות – תוכנות הנהלת חשבונות רבות מציעות פונקציונליות משתנה ומסלולי התשלום משתנים ומתעדכנים בתאם. חשוב לבחור מערכת המותאמת לצרכי העסק מבחינת היכולות, אך כזו שלא "שותה" את התקציב, במיוחד כשמדובר בתוכנת ניהול חשבונות לעסק קטן.. לרוב, עסק יוכל לבחור האם לשלם עבור פונקציונליות מלאה או חלקית, בהתאם לצורך, ולבחור האם לבצע תשלום על בסיס חודשי או להעביר תשלום שנתי מראש ובכך להוזיל את העלות הכוללת. בכל אופן, חשוב לשים לב שהמערכת מאפשרת הרחבת הפונקציונליות במידת הצורך.
• קלות השימוש – חשוב לוודא שבעלי התפקידים המיועדים לשימוש במערכת, יוכלו לנווט בקלות בממשק המשתמש ויצליחו לבצע את תפקידם מבלי להזדקק לתמיכה מרובה.

תוכנת הנהלת חשבונות מספקת פתרון לעסקים בכל הגדלים ומכל התעשיות: תוכנה, פרויקטים, שירותים, קמעונאות, ועוד. בדגש על עסקים קטנים בצמיחה וסטרטאפים.

• אימוץ מהיר ותחילת עבודה מיידית – תוכנות לניהול חשבונות מתוכננות כך שתהיינה אינטואיטיביות כך שהמשתמשים לא יידרשו ללמידה או תדרוך ארוך על מנת לתפעל אותה. בעזרת סרטוני הדרכה או מדריכי הפעלה שניתן למצוא ברחבי האינטרנט אפשר להתחיל ולעבוד עם התוכנה.
• תוכנות לניהול חשבונות – מאפשרות לעסקים לחסוך בעלויות באופן משמעותי. הן מייתרות את הצורך במנהלת חשבונות צמודה ומאפשרות לעסקים לייעל את תהליכי ניהול הכספים על מנת לחסוך במשאבים.
• חיסכון בזמן עבודה – השימוש בתוכנה להנהלת חשבונות חוסך זמן רב כיוון שכל פעולה שבעבר דרשה התעסקות רבה הפכה כעת פשוטה יותר ומאפשרת לעובדים להתפנות למשימות אחרות.
• אפשרות גישה לנותני שירות פיננסי – בעזרת סיסמא ושם משתמש רואה החשבון של העסק יוכל לגשת ישירות לכל החומר המופק דרך התוכנה.
• חתימה אלקטרונית – מערכת הנהלת חשבונות מאפשרת משלוח חשבוניות וחוזים באמצעות המייל, כך שהם אינם יכולים להיאבד ומגיעים במהירות ליעדם והתשלום יוצא מהר יותר, בנוסף לחסכון במשאבים כמו שילוח, הדפסה, ועוד.