ספירת מלאי: טיפים לניהול מלאי יעיל

מדוע מעקב קבוע אחרי מלאי חשוב לכל עסק, כיצד מבטיחים שספירת המלאי תעשה באופן שיוביל לחיסכון כספי וימזער טעויות, ואיך יכולים מגוון הכלים של פריוריטי לעזור לכם בכך

קוסמטיקאית או רשת סופרמרקטים ענקית, מפעל משפחתי לייצור רהיטים או רשת הלבשה מובילה – כל אלו עסקים שחייבים לנהל את המלאי שלהם בצורה מדויקת. ניהול המלאי מאפשר לבעל/ת העסק לדעת בכל רגע נתון מה מצבו מבחינת חומרי גלם/מוצרים המיועדים למכירה/ייצור, ולהיערך בהתאם. מעקב אחר המלאי מאפשר לבעל/ת העסק לדעת גם מה קצב המכירות של מוצרים מסוימים ולשקול האם לקדם מוצרים שנמכרים פחות על ידי מבצעי מכירות אגרסיביים, או לשקול להוריד אותם מהמדף. כאשר מדובר בעסק יצרני מעקב אחר המלאי מאפשר לבעל/ת המפעל לדעת מה מצב חומרי הגלם שברשותו ולמנוע מצב של עיכוב בייצור.

הבסיס לניהול מלאי הוא ספירת מלאי. ספירת מלאי היא תהליך שבו מוודאים כי המלאי המופיע במערכות של העסק תואם את המלאי שמופיע בעסק עצמו בפועל (למשל בסופרמרקט – כלל המוצרים שנמצאים על המדפים כולל המוצרים שנמצאים במחסנים). ספירת מלאי עוזרת לבדוק אם יש אי התאמות בין מלאי המוצרים בעסק ובין מה שרשום במערכות שלו, ועוזרת כאמור להיערך נכון להתאמת המלאי לצרכים הנוכחיים והעתידיים של העסק.

ספירת מלאי לא רק עוזרת לבעל/ת העסק להיערך נכון מבחינה עסקית, היא גם מחויבת על פי חוק – על פי תקנות מס הכנסה כל בעל עסק חייב בניהול ספרי חשבונות וניהול זה כולל רישום של השינויים במלאי של העסק. 

ניהול חכם של קשרי ספקים

ספירת מלאי מאפשרת, בנוסף, לבעל/ת העסק לנהל באופן יעיל ונכון את קשרי הספקים שלו. על ידי ספירת מלאי קבועה וניהול מלאי נכון העסק יודע איזה כמות עליו להזמין מכל מוצר ומתי. תכנון נכון מאפשר לו למצוא את הספקים המתאימים ביותר, מבחינת מיקום, נגישות וזמינות. בנוסף, היא מאפשרת לבעל/ת העסק למצוא את הספקים שיציעו לו את המחירים הטובים ביותר, ולבנות איתם קשר טוב לטווח ארוך.

היערכות נכונה לניהול מלאי במצבי משבר

ניהול מלאי יעיל הוא חיוני באופן כללי אבל ודאי בזמנים של חוסר ודאות כמו שכולנו חווים בשנים האחרונות. כאשר לעסק יש מידע זמין ומדויק לגבי כמויות המלאי שלו הוא יכול להיערך למגוון רחב של תרחישים. כך, לדוגמה, אם ישנם עיכובים באספקה של חומרי הייצור, העסק יכול לתכנן את מהלך הייצור בהתאם לחומרי הגלם המצויים במחסנים. אם נדרש להשבית את קווי הייצור לתקופה מסוימת בשל מגוון סיבות – בעל העסק יכול להיערך לכך בהתאם גם מבחינת כמות המלאי שברשותו. דוגמה נוספת היא תחרות חדשה שגורמת לירידה חדה במכירות של מוצר מסוים – מעקב קבוע אחר המלאי יאפשר לבעל/ת העסק לפנות לספקים שלו מראש ולבקש כי יעצרו את האספקה/יצמצמו אותה בתקופה הקרובה. היערכות נכונה למצבים משבריים יכולה להיעשות באמצעות כלים טכנולוגיים שונים, כמו, למשל, המודול של פריוריטי  להשלמת מלאי שמאפשר לנהל באופן מיטבי את תהליך חידוש המלאי, כולל יצירת הזמנות מהמחסן המרכזי או מספקים וכן העברת פריטים בין חנויות.

איך ומתי עושים ספירת מלאי 

על פי הוראות החוק יש לערוך את ספירת המלאי בתום שנת המס, ועד 10 ימים לאחר יום המאזן (31 בדצמבר). ישנם עסקים שעושים ספירת מלאי בתדירות יותר גבוהה מפעם בשנה, לעיתים אף מבצעים זאת באופן רבעוני ואף חודשי. בנוסף, יש עסקים שמפקידים על ספירת מלאי רנדומלית, כדי לבדוק את עצמם ולוודא כי הם מתנהלים נכון. כיצד עושים ספירת מלאי?

לצורך ספירת מלאי חשוב להצטייד בתוכנה לניהול מלאי בה ניתן להזין באופן מדויק את כל הנתונים. בתהליך ספירת המלאי סופרים את כל המוצרים שקיימים בעסק (כאמור- על המדפים ובמחסנים), מקטלגים לפי סוג המוצר, תאריך קליטתו והיכן בדיוק הוא נמצא.

חשיבות עקרון FIFO בניהול מלאי

בניהול מלאי נכון חשוב להקפיד על עקרון ה-FIFO:

מהו עקרון FIFO בניהול מלאי? FIFO משמעותו First in, first out – המוצר/חומר הגלם הראשון שהגיע למחסן, הוא הראשון לצאת ממנו, או לחילופין – הסחורה הראשונה שהגיעה היא הסחורה הראשונה שתצא למדפים. התנהלות על פי עקרון זה מבטיחה שהמוצרים לא יתיישנו יתר על המידה ויתקלקלו, או יסבלו מבלאי שימנע שימוש בהם.

איך להטמיע את עקרון FIFO במחסן? כדי להבטיח כי עקרון ה-FIFO ייושם יש להבטיח קודם כל כי תוכנת ניהול המלאי שלכם מאפשרת מעקב אחר כלל המוצרים/חומרי הגלם באופן יעיל שמאפשר לכם לדעת מתי התקבל כל מוצר והיכן הוא נמצא. המחסנים והמדפים צריכים להיות מסודרים בהתאם, כך שניתן יהיה למצוא בקלות כל מוצר ומוצר ולשלוף אותו במידת הצורך. כמו כן חשוב להדריך את העובדים בהתאם לעקרון זה ולהסביר להם את חשיבותו.

שיטות לניהול מלאי מדויק

כיצד מנהלים מלאי באופן מדויק? קודם כל התאימו את אופן ניהול המלאי לעסק שלכם. יש עסקים שיכולים להסתפק בספירת מלאי אחת לשנה, ויש כאלו שזקוקים לספירת מלאי אחת לרבעון. בנוסף, תעשו את בדיקת המלאי על ידי הכלים המדויקים ביותר, כאלו שמייעלים את עבודתכם. אחת הדרכים לייעל את העבודה היא לוודא כי המערכת לניהול המלאי מחוברת למערכת ה-ERP שלכם. חיבור מערכת המלאי למערכת ה-ERP מאפשר סנכרון עם נתונים שונים של העסק ותורם ליעילות ולשורה התחתונה. כזו היא, לדוגמה, מערכת Priority ERP – מערכת זו מחברת את הנתונים על המלאי לנתונים חשובים אחרים בארגון, כמו שירות לקוחות, ניהול שרשרת אספקה, ייצור, הפצה, ניהול פרויקטים, ניהול מחסנים ועוד– ובכך מאפשרת ניהול מלאי מדויק יותר.

דרך נוספת היא על ידי שימוש בכלים טכנולוגיים כמו אפליקציית מובייל בק אופיס של פריוריטי . אפליקציה זו מאפשרת לבעלי ובעלות עסקים, והעובדים והעובדות שלהם, לקבל ולשחרר פריטים שונים במלאי מכל נקודה בחנות, ללא קשר למיקומה של הקופה הרושמת. פתרון זה מאפשר גמישות וניידות רבה יותר בכל הקשור לניהול המלאי בחנות ותורם לחסכון זמן יקר ושיפור היעילות התפעולית.

כלי נוסף שמייעל את תהליך ספירת המלאי הוא מערכת ניהול המחסן של פריוריטי. כלי זה מאפשר לנהל בחוכמה את מלאי המוצרים הנמכרים ביותר ולהבטיח שבכל אחד ממקומות האיסוף תהיה כמות מוצרים מספקת אשר תאפשר תהליך ליקוט פשוט ואפקטיבי.

ניהול מלאי חכם באמצעות קביעת כמות מינימלית

אף עסק לא רוצה להיתקע בלי מלאי אבל במקביל – גם עודף מלאי אינו טוב להתנהלות העסקית. להחזקת המלאי יש עלויות, ולעיתים עודפים גם הופכים למלאי שנזרק אם לא נעשה בו שימוש בזמן. לכן, ניהול מלאי חכם כולל גם קביעת כמות מינימלית למלאי שברשותכם. המשמעות היא כי עבור כל מוצר יש לקבוע מה רמת המלאי המינימלית לה העסק יזדקק בכל נקודת זמן. אם מדובר במכולת למשל, בעל המכולת צריך לדעת מה כמות מלאי הקרמבו המינימלית שעליו להחזיק בחודשי החורף, כאשר כמות זו ודאי משתנה בחודשי הקיץ.

על ידי הגדרת רמת מלאי מינימלית לכל מוצר, העסק יכול לתזמן הזמנות רכש בצורה מדויקת, להבטיח זמינות של מוצרים מבוקשים ולשמור על זרימת עבודה חלקה בשרשרת האספקה.
בנוסף, על ידי שמירה על רמות מלאי אופטימליות, ניתן למקסם את ניצול שטח האחסון, וניתן לתכנון באופן יעיל יותר את תזרים המזומנים.

סידור מלאי לפי סדר עדיפויות

דרך נוספת להבטיח כי ניהול המלאי יעשה בצורה יעילה, הוא על ידי סידורו לפי קביעת סדר עדיפויות. כך, למשל, יש מוצרים שמחייבים מעקב צמוד אחרי המלאי שלהם – למשל מוצרים יקרים יחסית עם קצב מכירות איטי. מוצרים אלו אם יאזלו מהמלאי עלולים להשפיע על מחזור המכירות של העסק מכיוון שהם יקרים יחסית. לעומת זאת, מוצרים זולים עם קצב מכירות גבוה, מחייבים מעקב פחות צמוד מכיוון שמן הסתם העסק רגיל לתחלופה גבוהה שלהם ודואג לתחזוקת המלאי שלהם בהתאם. כמו כן, אם במקרה נוצר עודף במלאי של מוצרים אלו, עקב ירידה במכירות, ההפסד שייגרם אינו גדול מכיוון שמדובר במוצרים זולים.

כיצד ניתן להיערך לשינויים עתידיים במלאי באופן חכם?

לעיתים קשה להיערך קדימה מבחינת מלאי, אבל היערכות זו חשובה כי יש לה השפעה על פעולות רבות נוספות – מכירות, תחזוקה ותפעול, שיווק ומכירות. כיצד ניתן להעריך את כמות המלאי העתידית? קודם כל על סמך ניתוח נתוני העבר. כאשר בעל עסק יודע כי בתקופות מסוימות בשנה יש עלייה במכירות של מוצר מסוים, וכי נתון זה עקבי – זה מאפשר לו להתכונן. בנוסף, כאשר יש עסקאות עתידיות חזויות – גם עובדה זו מאפשרת לעסק להתכונן נכון מבחינת ניהול המלאי. דרך נוספת היא לעקוב אחר טרנדים ומגמות בשוק בו פועל העסק ועל סמך זה להעריך כיצד אלו יכולים להשפיע על הביקוש למוצרים שלו ולהיערך מבחינת היקף המלאי.

מיקור חוץ לניהול מלאי ושינוע

ניהול מלאי, כמו שניתן להבין, הוא לא משימה פשוטה. לעיתים, תלוי בגודל של העסק ובתחום הפעילות שלו, ניתן להוציא פעילות זו למיקור חוץ. ישנם ספקים ויצרנים שמוכנים לנהל את המלאי עבור הלקוחות שלהם תמורת תשלום נוסף. מצד אחד מדובר בהוצאה כספית נוספת, אבל מנגד כאשר גורם חיצוני מטפל במלאי בעל/ת העסק יכול להתפנות לדברים אחרים חשובים לא פחות.

לניהול מלאי יש חשיבות עליונה עבור כל עסק. כאשר הוא מתנהל באופן חכם ונכון הוא מאפשר לעסק לצמצם עלויות, להגדיל מכירות, ולמנוע טעויות מיותרות. מכיוון שמדובר במשימה לא פשוטה, וכזו שצריך לבצע אותה באופן מתמשך, נעזרים עסקים רבים בכלים טכנולוגיים שונים. בחירה בכלי המתוחכם לניהול מלאי של פריוריטי לניהול ובקרה יעילים של המלאי, מאפשרת לחסוך מקום במחסנים, לשפר תזרים מזומנים ולמנוע הצטברות של מלאי ישן שלא ניתן לשיווק. כלי זה מאפשר לקבוע ולהוציא לפועל אסטרטגיות הצטיידות במלאי, לשמור על מלאי סחורה מאוזן בהתאם לביקוש לטובת שביעות רצון צרכנים ובכך לצמצם את העלויות הכרוכות בניהול המלאי.