מדוע מעקב קבוע אחרי מלאי חשוב לכל עסק, כיצד מבטיחים שספירת המלאי תעשה באופן שיוביל לחיסכון כספי וימזער טעויות, ואיך יכולים מגוון הכלים של פריוריטי לעזור לכם בכך
קוסמטיקאית או רשת סופרמרקטים ענקית, מפעל משפחתי לייצור רהיטים או רשת הלבשה מובילה – כל אלו עסקים שחייבים לנהל את המלאי שלהם בצורה מדויקת. ניהול המלאי מאפשר לבעל/ת העסק לדעת בכל רגע נתון מה מצבו מבחינת חומרי גלם/מוצרים המיועדים למכירה/ייצור, ולהיערך בהתאם. מעקב אחר המלאי מאפשר לבעל/ת העסק לדעת גם מה קצב המכירות של מוצרים מסוימים ולשקול האם לקדם מוצרים שנמכרים פחות על ידי מבצעי מכירות אגרסיביים, או לשקול להוריד אותם מהמדף. כאשר מדובר בעסק יצרני מעקב אחר המלאי מאפשר לבעל/ת המפעל לדעת מה מצב חומרי הגלם שברשותו ולמנוע מצב של עיכוב בייצור.
הבסיס לניהול מלאי הוא ספירת מלאי. ספירת מלאי היא תהליך שבו מוודאים כי המלאי המופיע במערכות של העסק תואם את המלאי שמופיע בעסק עצמו בפועל (למשל בסופרמרקט – כלל המוצרים שנמצאים על המדפים כולל המוצרים שנמצאים במחסנים). ספירת מלאי עוזרת לבדוק אם יש אי התאמות בין מלאי המוצרים בעסק ובין מה שרשום במערכות שלו, ועוזרת כאמור להיערך נכון להתאמת המלאי לצרכים הנוכחיים והעתידיים של העסק.
ספירת מלאי לא רק עוזרת לבעל/ת העסק להיערך נכון מבחינה עסקית, היא גם מחויבת על פי חוק – על פי תקנות מס הכנסה כל בעל עסק חייב בניהול ספרי חשבונות וניהול זה כולל רישום של השינויים במלאי של העסק.
ניהול חכם של קשרי ספקים
ספירת מלאי מאפשרת, בנוסף, לבעל/ת העסק לנהל באופן יעיל ונכון את קשרי הספקים שלו. על ידי ספירת מלאי קבועה וניהול מלאי נכון העסק יודע איזה כמות עליו להזמין מכל מוצר ומתי. תכנון נכון מאפשר לו למצוא את הספקים המתאימים ביותר, מבחינת מיקום, נגישות וזמינות. בנוסף, היא מאפשרת לבעל/ת העסק למצוא את הספקים שיציעו לו את המחירים הטובים ביותר, ולבנות איתם קשר טוב לטווח ארוך.
היערכות נכונה לניהול מלאי במצבי משבר
ניהול מלאי יעיל הוא חיוני באופן כללי אבל ודאי בזמנים של חוסר ודאות כמו שכולנו חווים בשנים האחרונות. כאשר לעסק יש מידע זמין ומדויק לגבי כמויות המלאי שלו הוא יכול להיערך למגוון רחב של תרחישים. כך, לדוגמה, אם ישנם עיכובים באספקה של חומרי הייצור, העסק יכול לתכנן את מהלך הייצור בהתאם לחומרי הגלם המצויים במחסנים. אם נדרש להשבית את קווי הייצור לתקופה מסוימת בשל מגוון סיבות – בעל העסק יכול להיערך לכך בהתאם גם מבחינת כמות המלאי שברשותו. דוגמה נוספת היא תחרות חדשה שגורמת לירידה חדה במכירות של מוצר מסוים – מעקב קבוע אחר המלאי יאפשר לבעל/ת העסק לפנות לספקים שלו מראש ולבקש כי יעצרו את האספקה/יצמצמו אותה בתקופה הקרובה. היערכות נכונה למצבים משבריים יכולה להיעשות באמצעות כלים טכנולוגיים שונים, כמו, למשל, המודול של פריוריטי להשלמת מלאי שמאפשר לנהל באופן מיטבי את תהליך חידוש המלאי, כולל יצירת הזמנות מהמחסן המרכזי או מספקים וכן העברת פריטים בין חנויות.
איך ומתי עושים ספירת מלאי
על פי הוראות החוק יש לערוך את ספירת המלאי בתום שנת המס, ועד 10 ימים לאחר יום המאזן (31 בדצמבר). ישנם עסקים שעושים ספירת מלאי בתדירות יותר גבוהה מפעם בשנה, לעיתים אף מבצעים זאת באופן רבעוני ואף חודשי. בנוסף, יש עסקים שמפקידים על ספירת מלאי רנדומלית, כדי לבדוק את עצמם ולוודא כי הם מתנהלים נכון. כיצד עושים ספירת מלאי?
לצורך ספירת מלאי חשוב להצטייד בתוכנה לניהול מלאי בה ניתן להזין באופן מדויק את כל הנתונים. בתהליך ספירת המלאי סופרים את כל המוצרים שקיימים בעסק (כאמור- על המדפים ובמחסנים), מקטלגים לפי סוג המוצר, תאריך קליטתו והיכן בדיוק הוא נמצא.
חשיבות עקרון FIFO בניהול מלאי
בניהול מלאי נכון חשוב להקפיד על עקרון ה-FIFO:
מהו עקרון FIFO בניהול מלאי? FIFO משמעותו First in, first out – המוצר/חומר הגלם הראשון שהגיע למחסן, הוא הראשון לצאת ממנו, או לחילופין – הסחורה הראשונה שהגיעה היא הסחורה הראשונה שתצא למדפים. התנהלות על פי עקרון זה מבטיחה שהמוצרים לא יתיישנו יתר על המידה ויתקלקלו, או יסבלו מבלאי שימנע שימוש בהם.
איך להטמיע את עקרון FIFO במחסן? כדי להבטיח כי עקרון ה-FIFO ייושם יש להבטיח קודם כל כי תוכנת ניהול המלאי שלכם מאפשרת מעקב אחר כלל המוצרים/חומרי הגלם באופן יעיל שמאפשר לכם לדעת מתי התקבל כל מוצר והיכן הוא נמצא. המחסנים והמדפים צריכים להיות מסודרים בהתאם, כך שניתן יהיה למצוא בקלות כל מוצר ומוצר ולשלוף אותו במידת הצורך. כמו כן חשוב להדריך את העובדים בהתאם לעקרון זה ולהסביר להם את חשיבותו.
