‪Hoe Kan Ik Een ERP Kiezen Voor Een Klein Bedrijf ?

Resources Hoe een ERP kiezen voor een klein bedrijf?

Beheer een klein bedrijf met de juiste ERP

Als leider van een klein bedrijf is het vaak lastig om de beste keuze te maken bij het selecteren van een ERP-systeem om jouw operationele processen en financiën te beheren. Maar, in tegenstelling tot vroeger, toen ERP-systemen alleen beschikbaar waren voor grote ondernemingen, kunnen kleine bedrijven met enkele tot 50 werknemers nu ook genieten van de voordelen van een ERP-systeem. Het is niet langer nodig om complexe en dure systemen aan te schaffen. Tegenwoordig kan elk groeiend klein bedrijf, dat klaar is om vooruit te gaan, meetbare waarde creëren met behulp van een ERP-systeem.

Maar hoe begin je nu aan dat selectieproces? Laten we eens een kijkje nemen naar wat je moet weten om slimme keuzes te maken en de beste ERP te kiezen die aan de behoeften van je klein, maar groeiend bedrijf voldoet.

Beheer Een Klein Bedrijf Met De Juiste Erp

Klaar voor de start

Naarmate je kleine onderneming haar activiteiten uitbreidt, meer werknemers aanneemt en meer omzet genereert, is de kans groot dat je handmatige processen en oude systemen ontgroeid bent. Hoewel je misschien bekend bent met ERP, is het kiezen van een ERP-systeem geen gemakkelijke taak. Dat komt omdat er talrijke keuzemogelijkheden zijn, van verschillende types en groottes, en veel verschillende opties voor elk systeem.

Het is van essentieel belang dat je de nodige zorgvuldigheid aan de dag legt en eerst je huiswerk doet. Als je interesse hebt in ERP en overweegt een ERP-systeem in je organisatie in te voeren, is je eerste taak alle relevante opties bepalen en zorgvuldig te overwegen.

5 stappen voor een soepel ERP-selectieproces:

1- Verken de markt

Voordat je de sprong waagt, is het essentieel om de markt te onderzoeken om een beter begrip te krijgen van je opties in termen van functies, functionaliteit en prijs. Hoewel ERP-softwareleveranciers overvloedige informatie op hun websites hebben, kan het technische en marketingjargon verwarrend zijn. Gelukkig zijn er websites beschikbaar waarop software wordt beoordeeld en kun je een goed overzicht krijgen van het productaanbod. Hier kun je informatie vinden over verschillende leveranciers, hun producten, klanttevredenheid, en zelfs functionaliteit en prijs tussen toonaangevende concurrenten vergelijken.

2- Wat heeft je bedrijf echt nodig?

Om deze vraag te beantwoorden, moet je een gedetailleerde lijst opstellen van je werkelijke bedrijfsbehoeften - wat je vandaag nodig hebt, en wat je voor de toekomst verwacht/anticipeert, naarmate je bedrijf groeit. Vergelijk jouw lijst met wat de verschillende ERP-leveranciers aanbieden, en bepaal wie daar het best aan voldoet. Bespreek je huidige bedrijfsbehoeften met andere managers, zoals R&D, Verkoop en Boekhouding, om inzicht te krijgen in de efficiëntie en productiviteit, zodat je een shortlist van geschikte kandidaten kunt samenstellen.

3- Request for proposal

Veel ERP-leveranciers zullen je helpen om een lijst met eisen op te stellen, en je een template voor een Request for Proposal (RFP) aanbieden. De RFP omvat meestal een lijst van functies en functionaliteiten voor het ERP-systeem waarin je geïnteresseerd bent. Het is een handig, nuttig en bruikbaar instrument om te begrijpen wie je potentiële verkoper is, en wat hij te bieden heeft. Zodra je jouw huidige (en toekomstige!) behoeften duidelijk hebt bepaald, kan je deze RFP gebruiken om ook de sterke punten en capaciteiten van andere verkopers te beoordelen.

4- De kosten

Voor kleine bedrijven is de prijs van een ERP-systeem zonder twijfel een belangrijke overweging. Met een beperkt IT-budget is het begrijpen van de beschikbare prijsmodellen van cruciaal belang. Overweeg als klein bedrijf ERP in de cloud boven een on-premise systeem, dat uitgebreide hardware- en infrastructuurkosten vereist. ERP in de cloud biedt lagere kapitaalvereisten, toegang tot innovatie, betere en snellere schaalbaarheid, en automatische upgrades. Met een kortere implementatietijd en lagere operationele kosten, kan je sneller een ROI realiseren.

5- De keuze

Zodra je een gedetailleerde lijst hebt van vereisten en kosten, kun je een shortlist van mogelijke ERP-leveranciers samenstellen. Maar er is nog meer werk aan de winkel. Vraag aan alle potentiële verkopers om een demo van hun systeem, zodat je het in actie kunt zien voordat je tot aankoop overgaat. Zorg dat je een "demoscript" hebt, zodat je de software in de werkelijke gebruikersomgeving van je bedrijf kunt testen. Vraag ook collega's of ze een ERP-systeem gebruiken en of ze tevreden zijn, zowel met de software zelf als met de ondersteuning en service na de verkoop. Ten slotte, vraag om een lijst van referentieklanten en neem contact met hen op om hun ervaringen te horen.

Klaar voor de start?

Lang voordat je een verbintenis aangaat met een ERP-leverancier moet je ervoor zorgen dat al je vragen en zorgen worden aangepakt en beantwoord.

Dit is een belangrijke mijlpaal voor jou en je bedrijf. Hoewel het aankoopproces misschien soepel verloopt, is het belangrijk om te onthouden dat zelfs het beste softwaresysteem zijn uitdagingen en problemen zal hebben. Vergeet niet dat het nieuw aangeschafte ERP-systeem er is om je te helpen jouw bedrijf te beheren, controleren en laten groeien, en de winst te verhogen. Veel succes!