Procurement is het aankoopproces van goederen en diensten van ondernemingen. Klinkt eenvoudig. Maar wanneer een aankoopproces is geïntegreerd in een ERP-systeem, wordt het een krachtig hulpmiddel om effectief de hele aankoop workflow te beheren en controleren, van begin tot eind. Inclusief het beheer van budgetten, het bijhouden van de uitgaven, en nog veel meer.
Een ERP, met een ingebouwde aankoopmodule, helpt bedrijven ook om hun aankooporders te overzien, door orders op te splitsen, bijvoorbeeld. Een ERP helpt aankoopmanagers en -afdelingen om snel en gemakkelijk orders te creëren. Een ERP zorgt voor toegang tot een volledig geïntegreerde leveranciersdatabase, gebundelde aankooporders om de onderhandelingspositie te verbeteren én alle informatie en tools die nodig zijn om de beste leverancier te vinden voor elke opdracht.
Het aankoopproces vergt veel planning op hoog niveau om alle ingewikkelde details, onderdelen en bijbehorende gegevens op één lijn te krijgen. Het is belangrijk dat het proces soepel verloopt en de producten snel op de markt kunnen worden gebracht, zodat kostbare tijd, middelen en kosten kunnen worden bespaard.
Een geautomatiseerd en gestroomlijnd aankoopproces is van vitaal belang voor vrijwel alle sectoren, van de auto-industrie, de levensmiddelen- en drankendistributie tot telecom. Voor grootschalige ondernemingen en zelfs voor kleine en middelgrote bedrijven is een geïntegreerde aankoopmodule een win-win voor alle belanghebbenden in de supply chain. Een ERP zorgt ervoor dat een bedrijf het juiste voorraadniveau heeft, of het nu gaat om grondstoffen voor de productie of om eindproducten, en stelt distributiebedrijven in staat om op tijd en binnen het budget te leveren.
Aankooporders vormen het hart van elk aankoopproces. In een ERP is elk aspect van een aankoop duidelijk zichtbaar en opgesplitst in aankooporderregels, waarbij elke regel een specifiek artikel of dienst weergeeft, met de mogelijkheid om enkele of meerdere leveringsdata en andere waardevolle order- en klantinformatie te specificeren. Hierdoor loop het hele uitgifteproces sneller, gemakkelijker en efficiënter.
In sommige gevallen kan de aankoop worden afgerond zonder een order uit te schrijven. Er wordt dan betaald met een kredietkaart. Een ERP beheert kredietkaarttransacties moeiteloos via het systeem, inclusief de verwerking van de betalingen door integratie met verschillende betalingsverwerkers, voor een snellere en efficiëntere inning van betalingen.
Een ERP-aankoopmodule wordt vaak gezien als het financiële hart van een bedrijf. Contract management functionaliteiten die geïntegreerd zijn in een ERP vereenvoudigen standaard bedrijfsprocessen, zoals het maken van templates. Omdat een ERP-systeem één enkele database van informatie en workflows omvat, met crediteuren en debiteuren geïntegreerd in contractbeheer, worden gemiste leveringsdata of andere mijlpalen overbodig.
Een ERP-systeem beschikt over krachtige geïntegreerde databases voor het registreren van externe leveranciers. Een ERP-database bevat alle noodzakelijke informatie over de leverancier, zoals naam en adres, goederen of diensten die de leverancier kan leveren, bedrijfs- en belastinginformatie, en een verwante database met relevante contactgegevens van de leverancier.
Het beheren en onderhouden van relaties met leveranciers is mogelijk de belangrijkste taak van elk aankoopteam. Een ERP helpt sterke relaties met leveranciers op te bouwen door de communicatie te verbeteren en te stroomlijnen. Goede relaties met leveranciers vereisen een zekere mate van transparantie Een geïntegreerd ERP-systeem zorgt voor een vakkundig evenwicht tussen verkoopbehoeften, aankoopprocessen en voorraadbeheer.
Het verzamelt leveranciers- en klantgegevens om te zorgen voor een soepel en naadloos aankoopproces en tijdige levering aan de deur van de klant. Een ERP bedient ook elke stakeholder in de supply chain, met altijd beschikbare, altijd toegankelijke real-time aankooporderinformatie en eindklantinformatie, om de verkoop te helpen versnellen en de klantervaring te verbeteren.
Successful ERP implementation starts with a clearly defined strategy that includes a well-thought-out plan – everything from analysis and system design, to testing, the much anticipated “go live” moment, and post-deployment support.
ERP is an acronym for Enterprise Resource Planning. It’s a modular software designed to integrate the main functional areas of a company’s business processes into a single system to standardize and simplify business processes, and increase the organization’s efficiency and productivity.
