Gids voor ERP-implementatie

Wat is een ERP-implementatie?

Een ERP-implementatie omvat het installeren van nieuwe software, het overzetten van al je bedrijfsdata, het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen, en vervolgens het trainen van je medewerkers om de software te gebruiken en optimaal te profiteren van de vele voordelen — om hun werk beter te doen.
Hoewel het eenvoudig lijkt, kan een ERP-implementatie maanden of zelfs jaren in beslag nemen.
Tijdens een ERP-implementatie ondergaat een organisatie ingrijpende veranderingen — zowel in termen van softwaregebruik als in de bedrijfscultuur.

Het proces omvat:

• Het plannen van je ERP-implementatie.
• Het configureren of aanpassen van je ERP op basis van A/B-testen.
• Het uitrollen van je splinternieuwe ERP door je hele bedrijf.

De meeste bedrijven vinden het moeilijk om een ERP succesvol te implementeren, dus het is geen verrassing dat bijna 50% van de ERP-implementaties in de eerste poging mislukt. Voorkom dat je een van deze statistieken wordt door onze 9-stappen ERP-implementatiegids te volgen voor een succesvolle ERP-implementatie.

9-stappen planningsgids voor een succesvolle ERP-implementatie

1- Identificeer je doelen

ERP is een complex softwareprogramma dat veel nadenken vereist voordat de implementatie begint. Het is een kostbaar project, maar ook een langetermijninvestering. Daarom is het essentieel om je technologische doelen en verwachtingen te identificeren. Het is belangrijk op te merken dat operationele vereisten verschillen per organisatie.

2- Stel realistische verwachtingen

Stel realistische verwachtingen en definieer je implementatieproject. Een ERP zal je organisatie niet magisch transformeren. Het kan geen onderliggende organisatorische problemen, financieel wanbeheer, of gebrek aan doelen oplossen. Een ERP helpt je bedrijfsprocessen te automatiseren en verbetert de communicatie tussen verschillende afdelingen, terwijl het een enkele, verifieerbare en automatisch gesynchroniseerde gegevensbron creëert.

3- Vind een ERP-leverancier die je sector begrijpt

Elke onderneming heeft unieke behoeften die in de loop van de tijd veranderen.
De redenen waarom je vandaag een ERP nodig hebt, zijn morgen misschien niet meer hetzelfde.
De meeste kopers begrijpen dit dilemma en vinden het vaak moeilijk om een beslissing te nemen.
Zorg ervoor dat je leverancier je twijfels begrijpt en je de nodige hulpmiddelen biedt om het risico op schijnbaar onomkeerbare beslissingen bij het implementeren van een ERP-systeem te minimaliseren.

4- Voer een grondige audit uit

Zodra je je leverancier en het ERP-product hebt gekozen dat je wilt implementeren, voer je een volledige audit uit van alle technologie-gerelateerde items. Dit omvat de hardware, software en perifere infrastructuur die nodig zijn om je bedrijf te runnen.

5- Prioriteer taken

Om ervoor te zorgen dat je ERP functioneert zoals het hoort, moet je de taken identificeren die met prioriteit moeten worden uitgevoerd, zelfs voordat je de software installeert.

6- Stel een intern ERP-implementatieteam samen

Het is gemakkelijk om fouten te maken bij het implementeren van ERP, simpelweg omdat er geen praktisch team is om het hele project te overzien.
Aangezien de ERP-implementatie elk aspect van je bedrijf beïnvloedt, van klantenservice tot productie, financiën, Human Resources en voorraadbeheer, is het noodzakelijk om een team samen te stellen dat met iedereen in contact staat.
Identificeer belangrijke stakeholders die hun domein het beste begrijpen.

7- Voer testen en configuratie uit tijdens de implementatie

ERP-implementatie is een proces waarin je de tekortkomingen van je organisatie ontdekt.
Het is een tijd van openbaring die je kwetsbaar maakt voor technische valkuilen.
Maar het stelt je ook in staat om te testen welke processen beter werken wanneer bepaalde ERP-functies worden aangepast, geconfigureerd en opnieuw geconfigureerd.

8- Bereid je medewerkers voor op een verandering in de werkcultuur

Elke ERP-implementatie brengt een verandering in je organisatiecultuur met zich mee.
In het beste scenario resulteert dit in een dramatische verschuiving in hoe dingen worden gedaan.

9- Rol ERP organisatiebreed uit na succesvolle training van medewerkers

Training van medewerkers is een essentieel onderdeel van ERP-implementatie.
Veel bedrijven gaan er echter vanuit dat gebruikers het ERP-systeem al doende zullen leren. Dit is meestal onjuist en kan tot rampzalige gevolgen leiden.

Blijf ondersteuning zoeken bij je ERP-leverancier

Technologie evolueert snel, en het is cruciaal om je ERP-systeem up-to-date en aangepast te houden aan deze veranderingen. Het onderhouden van een voortdurende relatie met je leverancier, die je kan adviseren over belangrijke updates, is van groot belang. Ook je bedrijfsprocessen blijven niet stilstaan; ze kunnen binnen korte tijd ingrijpend veranderen.

Je ERP-systeem moet deze veranderingen kunnen bijhouden en je bedrijfsprocessen weerspiegelen. Een betrokken ERP-leverancier zal rekening houden met deze transformaties en je helpen om je nieuwe ERP voortdurend af te stemmen op de veranderende behoeften van je bedrijf.

Dunlop Systems and Components

3 Succesvolle ERP-implementatiecases

Dunlop was op zoek naar een flexibeler ERP-systeem om hun verouderde systeem te vervangen, aangezien het oude systeem te duur was om te onderhouden. Priority leverde een standaard systeem met relevante aanpassingen om aan de bedrijfsprocessen van DSC te voldoen.
We ontwikkelden proces- en datastroomoplossingen die zorgden voor soepele en efficiënte workflows in de uitdagende omgeving van een productieplatform in een multi-company setup. Er werd bewust gekozen om voorafgaand aan de migratie naar het nieuwe systeem te gaan, wat ervoor zorgde dat de verschillende data-analysetools eenvoudig te gebruiken waren, met nauwkeurige resultaten binnen handbereik in elk aspect van Priority ERP.

Resultaten:

•  Verbeterd projectmanagement.
•  Verhoogde kwaliteit van uitvoerend rapporteren.
•  Verbeterde productiviteit.
•  Verbeterde operationele processen.
•  Verbeterd voorraadbeheer.

Smart Energy

Als een van de toonaangevende aanbieders van zonnepanelen en hernieuwbare energieproducten en -diensten in Florida, wist Smart Energy dat ze hun aanpak moesten verbeteren om competitief te blijven.
Dit betekende niet alleen het uitbreiden van hun productaanbod, maar vooral het verkrijgen van betere controle over hun bedrijfsprocessen.
Na de samenwerking met Smart Energy voor hun ERP-implementatie, beheert en controleert Priority's cloud ERP nu volledig alle operationele bedrijfsprocessen van Smart Energy, waaronder financiën, logistiek, verkoop, projectmanagement en een robuuste ingebouwde CRM voor klantenservice en technische ondersteuning.

Resultaten:

• Snelle implementatie: Priority's lokale projectteam werkte niet alleen snel, maar ook binnen de afgesproken tijd en budget. De medewerkers van Smart Energy werden goed getraind door Priority, zodat ze alles aankonden.
• Gepersonaliseerde gebruikerservaring: De gebruikersinterface, rapporten en zelfs het uiterlijk van inkooporders en klantfacturen zijn allemaal afgestemd op het logo en de grafische stijl van Smart Energy.
• Toegang tot real-time data: Smart Energy kan werken op locatie bij klanten en onderweg.
  Projectmanagers, landmeters en technici kunnen met hun tablets of mobiele apparaten ter plaatse werken met volledige systeemfunctionaliteit.

• Resultaten kwantificeren: De operationele kosten zijn met bijna 20% gedaald, met een aanzienlijke verbetering in systeemprestaties.
  De On-Premise ERP beheert en controleert volledig alle operationele bedrijfsprocessen van Smart Energy, waaronder financieel beheer, logistiek, verkoop, projectmanagement en een ingebouwde CRM voor klantenservice en technische ondersteuning.

Boddingtons Electrical

Boddingtons was op zoek naar een betrouwbare, langetermijnoplossing met een snel onboarding- en implementatieproces. Ze wilden een systeem dat hun data veilig en betrouwbaar kon overzetten van hun oude ERP-systeem naar een nieuw systeem, met minimale downtime.
Met een toegewijd datamigratieplan werd de projectimplementatietijd drastisch verkort tot zes weken en twee dagen training voor het personeel.

Resultaten:

• Geautomatiseerde systemen: Priority's ingebouwde BPM (Business Process Management) handelt efficiënt dezelfde handmatige taken af, waarbij meldingen automatisch naar alle afdelingen worden doorgestuurd.
• Verminderde orderverwerkingstijd: Bestellingen worden nu binnen drie dagen verzonden, terwijl dit proces eerder weken in beslag nam.
• Geoptimaliseerd bedrijfsprocesbeheer: Boddingtons heeft geen programmeerwerk meer nodig om hun bedrijfsprocessen te beheren. Alles is automatisch en het gehele orderbeheerproces is geoptimaliseerd en efficiënt.
• Stroomlijning van de algemene bedrijfsvoering: Boddingtons heeft hun volledige verkoopproces geautomatiseerd.
  Wanneer een rapport moet worden opgesteld, gebruikt het verkoopteam de Rapportgenerator van het systeem, een gebruiksvriendelijke tool die door iedereen in het bedrijf kan worden ingezet.