Wat is een ERP-implementatie? 

1- Plannen

Het plannen van een ERP-implementatie is nooit een one-man-show, het wordt ondersteund door een team. Eerst moet je een intern multidisciplinair projectteam samenstellen dat verantwoordelijk is voor de planningsfase. Zij verzamelen informatie van alle afdelingen om beter te begrijpen wat hun uitdagingen zijn, en welke pijnpunten je ERP moet aanpakken. Vervolgens stellen ze een implementatieplan op dat een shortlist van ERP-leveranciers omvat, vragen en vullen ze een RFP (Request for Proposal) in, en zijn ze verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat aan de mijlpalen van het project wordt voldaan, met inbegrip van budget, mankracht en middelen.

2- Analyseren

In de workflow fase word je systeemontwerp bepaald. Hier analyseert je team je bestaande workflows om te beslissen wat blijft, wat moet worden veranderd en wat weg moet. Het samenstellen van deze workflow helpt het team te kiezen welke ERP-functies van cruciaal belang zijn voor je organisatie. Het is ook van essentieel belang wanneer en of je het systeem aanpast of softwaremodules toevoegt om aan de behoeften van de afdelingen te voldoen. De workflow omvat ook de beslissing welke gegevens naar het nieuwe systeem moeten worden gemigreerd, en het verwijderen van ongewenste oude software, indien/waar van toepassing.

3- Ontwikkelen

Aan het begin van de ontwikkelingsfase werkt je ERP-leverancier of een externe ERP-software-integratiepartner gewoonlijk nauw samen met je team om je nieuwe systeem te configureren, om het klaar te krijgen voor gebruik. De ontwikkelingsfase omvat ook het opstellen van een gebruikersopleidingsprogramma, cursussen/workshops, gebruikershandleidingen en andere documentatie die je werknemers in de toekomst nodig zullen hebben. Daarna volgt het opschonen van de gegevens, om onnauwkeurige of verouderde informatie op te sporen en te wissen, gevolgd door het importeren (migreren) van je gegevens naar het nieuwe systeem.

4- Testen

Voordat je nieuwe systeem in gebruik wordt genomen, moet het worden getest. ERP testen is een QA (Quality Assurance) proces dat is ontworpen om ervoor te zorgen het systeem goed is geïmplementeerd en operationeel is vóór de lancering. Het omvat het testen in meerdere fasen van het implementatieproces om ongewenste verrassingen te voorkomen, zoals het crashen van het systeem wanneer je live gaat. Het is ook een gelegenheid om problemen of onvolkomenheden die tijdens de testfase zijn ontdekt, op te lossen.

5- Gebruiken

Zodra je projectteam de systeemconfiguratie heeft goedgekeurd, je bedrijfsgegevens heeft opgeschoond en gemigreerd, en het systeem heeft getest - en je medewerkers met succes een opleidingsprogramma voor nieuwe gebruikers hebben doorlopen - kan je de schakelaar aanzetten - en live gaan. Yes, you can!

6- Ondersteunen

Je ERP-projectteam is nog niet helemaal klaar. Elk nieuw geïnstalleerd softwaresysteem vereist ondersteuning na de installatie om te zorgen voor een soepele, naadloze en probleemloze werking. Het is ook van essentieel belang om nieuwe gebruikers te helpen wanneer ze het systeem beginnen gebruiken, en er is vaak sprake van een steile leercurve. Ondersteuning na de installatie omvat ook continu systeemonderhoud, het oplossen van problemen wanneer die zich voordoen, en het waarborgen van de veiligheid van gegevens en gebruikers, 24/7.