מהי הטמעת ERP?

1- תכנון

שלב התכנון הראשוני דורש עבודת צוות. תכנון הטמעת ERP הוא אף פעם אינו מופע של איש אחד, אלא מצריך צוות של עובדים המשתפים ביניהם פעולה. תחילה יש להקים צוות פרויקט פנימי רב-תחומי אשר אחראי על שלב התכנון. הם אוספים מידע מכל המחלקות כדי להבין טוב יותר את האתגרים שלהם, ובאילו נקודות כאב ה- ERP אמור לטפל. לאחר מכן הם בונים תוכנית יישום הכוללת רשימה קצרה של ספקי ERP, מבקשים ומשלימים RFP (Request for Proposal - בקשת הצעה), והם אחראים להבטיח את העמידה בשלבי מפתח בפרויקט, כולל תקציב, כוח אדם ומשאבים.

2- עבודה

שלב העבודה, או ליתר דיוק, שלב "זרימת העבודה" קובע את עיצוב המערכת. כאן הצוות מנתח את זרימות העבודה הקיימות שלכם כדי להחליט מה נשאר, מה דורש שינוי ומה צריך ללכת. בניית זרימת עבודה זו עוזרת לצוות לבחור אילו תכונות ERP הן קריטיות לארגון שלכם. זה גם חיוני אם או כאשר ברצונכם לבצע התאמה של המערכת לצרכים הספציפיים שלכם, או להוסיף מודולי תוכנה בכדי לענות על צורכי המחלקות השונות. זרימת העבודה כוללת גם החלטה על אילו נתונים להעביר למערכת החדשה, והסרת תוכנות ישנות שאינן רצויות עוד, אם/כאשר הדבר רלוונטי.

3- פיתוח

בדרך כלל, כאשר נכנסים לשלב הפיתוח, ספק ה- ERP או שותף חיצוני להטמעת תוכנת ה- ERP, יעבדו בצמוד לצוות שלכם כדי להגדיר את המערכת החדשה, כדי לקדם אותה ולוודא שהיא מוכנה לפריסה ושימוש. שלב הפיתוח יכלול גם יצירת תוכנית הכשרה למשתמשים, קורסים/סדנאות, מדריכים למשתמש ומסמכי תיעודים אחרים שהעובדים יצטרכו בעתיד. השלב הבא הוא ניקוי נתונים, שמטרתו לזהות ולמחוק מידע לא מדויק או מיושן, ולאחר מכן ייבוא (העברה) של הנתונים שלכם למערכת החדשה.

4- בדיקה

לפני שהמערכת החדשה תעלה לאוויר, יש לבדוק אותה. בדיקת ERP היא תהליך QA (Quality Assurance - בקרת איכות) שנועד להבטיח שהמערכת מוטמעת כראוי ומתפקדת טרם השקתה. זה כולל בדיקות על גבי שלבים שונים בתהליך ההטמעה במטרה למנוע הפתעות לא רצויות, כגון קריסת המערכת עם תחילת השימוש הרשמי בה. זו גם הזדמנות לתקן בעיות או תקלות שהתגלו במהלך שלב הבדיקה.

5- פריסה

לאחר שצוות הפרויקט שלכם חתם על תצורת המערכת, ניקה והעביר את נתוני החברה, ובדק את המערכת והעובדים שלכם סיימו בהצלחה לנסח תוכנית הדרכה למשתמשים חדשים, ניתן ללחוץ על המתג - ולהעלות את המערכת לאוויר באופן רשמי!

6- תמיכה

צוות פרויקט ה-ERP שלכם עדיין לא סיים את תפקידו. כל מערכת תוכנה חדשה שהותקנה דורשת תמיכה לאחר הפריסה כדי לוודא תפקוד חלק ונטול בעיות. חשוב גם לסייע למשתמשים חדשים בעזרת חפיפה על המערכת, ולעתים קרובות מדובר בעקומת למידה תלולה. תמיכה לאחר הפריסה כוללת גם תחזוקה רציפה של המערכת, תיקון בעיות כשהן עולות, ובנוסף לאבטחת נתונים ומשתמשים 24/7.