Soorten ERP-systemen uitgelegd

Wat is een ERP?

Een ERP-systeem is software die bedrijven helpt bij het automatiseren, beheren en stroomlijnen van verschillende bedrijfsprocessen op een uniform platform.
Het helpt de productiviteit te verhogen en menselijke fouten te verminderen, terwijl het ervoor zorgt dat een bedrijf de best beschikbare mogelijkheden en tools heeft om te schalen, inkomsten te verhogen en relaties te koesteren op elk moment.

Het elimineert de meeste repetitieve taken en ontlast werknemers van handmatig werk, zodat ze zich kunnen richten op meer veeleisende taken. Er zijn verschillende soorten ERP-producten op de markt, die op verschillende manieren kunnen worden geclassificeerd.

Classificatie van ERP-systemen

Net als bij de meeste technische producten kan de classificatie van ERP variëren. Deze classificaties kunnen echter over het algemeen worden gefilterd in drie hoofdtypen:

Classificatie op basis van implementatie

De implementatie van ERP is een complex proces dat ervoor zorgt dat het door u gekozen ERP-systeem werkt zoals bedoeld, volgens specificatie, in lijn met andere bedrijfstechnologieën en beschikbaar is voor de beoogde gebruikers.

Het kan lokaal worden geïnstalleerd op uw servers op locatie, worden ingezet als een online of cloudservice, of een combinatie van beide. In een hybride omgeving worden sommige aspecten lokaal geïmplementeerd, terwijl andere via de cloud worden geleverd op een Software-as-a-Service (SaaS) model.

• ERP-systemen in de cloud zijn toegankelijk via een internetverbinding en vereisen geen lokale installatie. Dit biedt meer flexibiliteit op verschillende parameters zoals schaalbaarheid, toegankelijkheid en onderhoud. Het zorgt ook voor naadloze updates en eenvoudigere integratie met andere opkomende technologieën.
• On-premise ERP-oplossingen worden geïnstalleerd op de lokale servers van een bedrijf, waarvoor een interne IT-afdeling nodig is om ze te onderhouden. Deze oplossingen bieden een betere gegevenscontrole en privacy.
• Meteen hybride ERP kunnen bedrijven bepaalde functionaliteiten ter plaatse houden en de rest via de cloud gebruiken. Maar ook hiervoor is een intern IT-team nodig om de lokaal geïmplementeerde modules te beheren.

Classificatie op basis van functionaliteit

Een ERP kan ook worden ingedeeld op basis van zijn functionaliteiten. De meeste ERP-systemen hebben specifieke functionaliteiten die eenvoudig kunnen worden vastgesteld. Een ERP is echter complexe software met meerdere functies, gebruiksmogelijkheden en functionaliteiten.

Voor ondernemers kan het enorme aanbod van functies en functionaliteiten overweldigend aanvoelen, tenzij ze weten wat hun doelstellingen zijn. Een geduldige en deskundige verkoper kan ook helpen om de juiste beslissing te nemen.

• Een Core ERP omvat fundamentele functies zoals CRM, HR, financiën, verkoop, marketing en voorraadbeheer.
• Veel bedrijven hebben geavanceerdere modules nodig om te voorkomen dat ze moeten integreren met software van derden. Deze tools kunnen worden omschreven als “Extended ERP-oplossingen”. Ze omvatten vaak supply chain management, business intelligence, productie en meer.
• Bepaalde bedrijven vereisen een volledig op maat gemaakte benadering van hun ERP-architectuur. Deze worden vaak aangeduid als “Verticale ERP-oplossingen” als ze tegemoet te komen aan de industrie-specifieke niches, zoals de detailhandel, gezondheidszorg, of de productie.

Classificatie op basis van grootte

Elk bedrijf heeft unieke behoeften en doelen, die kunnen verschillen op basis van grootte. Zo zijn de technologische vereisten van een Tier 1 bedrijf heel anders dan die van een kleine winkelketen die in één stad opereert.

• Multinationals en grote bedrijven met meerdere geografische locaties hebben meestal Tier I ERP-oplossingen nodig. Deze oplossingen hebben vaak uitgebreide functionaliteiten en ondersteunen meerdere bedrijfsprocessen.
• Tier II ERP-oplossingen zijn meestal gericht op kleine en middelgrote bedrijven. Deze ERP-systemen zijn eenvoudiger te beheren en bieden de flexibiliteit om meer modules toe te voegen als en wanneer het bedrijf moet groeien.
• Tier III ERP-oplossingen zijn meestal eenvoudig te implementeren. Kleine bedrijven gebruiken deze vaak om hun dagelijkse activiteiten te beheren zonder een in-house IT-team.

3 Typen implementatie van ERP-systemen

1. On-premise ERP-systemen

Een on-premise ERP-systeem wordt lokaal geïnstalleerd op de fysieke servers van een organisatie. De interne IT-medewerkers van het bedrijf upgraden, beheren en onderhouden het meestal.

In tegenstelling tot cloud ERP-oplossingen, onderhouden, upgraden, en zorgen voor bug fixes valt op het in-house team, het maken van on-premise systeem onderhoud een complexe, dure en vaak langdurige inspanning. Echter, bepaalde voordelen maken ze populair bij sommige organisaties.

• Voordelen: De organisatie heeft meer controle over de gegevens en de verwerking ervan, wat resulteert in een betere beveiliging en privacy. Veel bedrijven met strenge beveiligings- en compliance-eisen kunnen de voorkeur geven aan on-premise oplossingen.
• Zorgen: On-premise oplossingen zijn duur en vereisen uitgebreide hardware-upgrades, wat hoge aanloopkosten met zich meebrengt. Bovendien is er een speciaal IT-team nodig voor het onderhoud en beheer, wat een financiële last kan zijn.
• Geschikt voor: On-premise oplossingen zijn het meest geschikt voor bedrijven die gebonden zijn aan strikte wet- en regelgeving. Voorbeelden hiervan zijn overheids- en militaire organisaties, financiële en gezondheidszorginstellingen en sterk gereguleerde industrieën.

2. ERP-systemen in de cloud

Cloud ERP is software die via het internet wordt geleverd. Het geeft organisaties op afstand toegang tot hun kritieke gegevens en biedt vaak geavanceerde schaalbaarheid en licentieflexibiliteit.

Ze hebben toegang tot elke module van een ERP-product op elk apparaat, op elke locatie, zolang er internetconnectiviteit is. De meeste ERP-softwareoplossingen in de cloud worden geleverd via een SaaS-factureringsmodel, waardoor bedrijven kunnen upgraden of downgraden afhankelijk van hun veranderende behoeften.

• Voordelen: Cloud-gebaseerde ERP-systemen hebben lage initiële kosten omdat ze geen hardware-installatiekosten vooraf vereisen. Bovendien kunnen bedrijven de modules kiezen die ze nodig hebben en functies toevoegen wanneer dat nodig is, waardoor ze tegen lagere kosten kunnen schalen. Het belangrijkste is dat cloud-gebaseerde ERP-producten automatische, door de leverancier geleverde updates hebben die snel en efficiënt zijn.
• Zorgen: De kosten op lange termijn kunnen hoog zijn door de opeenstapeling van periodieke betalingen, waardoor bedrijven hun groeitraject moeten evalueren en het gemak op korte termijn moeten afwegen tegen de kosten op lange termijn.
• Daarnaast kan het voor bedrijven een uitdaging zijn om een cloudmodel te gebruiken als de internetconnectiviteit instabiel is.
• Geschikt voor: ERP-oplossingen in de cloud zijn perfect voor bedrijven die niet onderhevig zijn aan strenge compliance-praktijken. Een cloud-gebaseerde oplossing is een goede keuze, tenzij een organisatie een specifieke vereiste heeft om alle ERP-bestanden lokaal op te slaan. Het biedt organisaties ook de flexibiliteit om te integreren met meerdere apps van derden zonder dat er extra aanpassingen nodig zijn.

3. Hybride ERP-systemen

Some organizations must adhere to specific security standards for regulatory compliance. That necessitates storing certain files and modules locally. Such Sommige organisaties moeten voldoen aan specifieke beveiligingsstandaarden voor naleving van de regelgeving. Daarom moeten bepaalde bestanden en modules lokaal worden opgeslagen. Dergelijke organisaties kunnen profiteren van de voordelen van zowel cloud- als on-premise ERP-implementatiemethoden en kiezen voor een hybride implementatiegebaseerde oplossing. Een hybride ERP-oplossing zorgt ervoor dat alleen de meest kritieke modules lokaal worden geïmplementeerd, terwijl de rest in de cloud blijft.

• Voordelen: Hybride ERP-systemen bieden een win-win oplossing door een balans te vinden tussen on-premise en cloud functies en tegelijkertijd te zorgen voor een bepaald niveau van aanpassing van de architectuur.
• Zorgen: Hybride ERP implementaties kunnen soms net zo complex zijn als on-premise implementaties en vereisen een in-house IT-team. Daarnaast kan het extra maatwerk en de tussenkomst van gespecialiseerde professionals vereisen om het te integreren met applicaties van derden.
• Geschikt voor: Grote bedrijven kunnen on-premise systemen op het hoofdkantoor draaien, terwijl ze cloud ERP inzetten voor dochterondernemingen en functies uitbreiden met minder middelen. Overheidsinstellingen kunnen de voorkeur geven aan een hybride ERP-oplossing om te voldoen aan regelgevingsbehoeften door bedrijfseigen gegevens te scheiden en tegelijkertijd nieuwe cloudtechnologieën te testen zonder de lopende bedrijfsactiviteiten te verstoren.

Soorten ERP op basis van functionaliteit

ERP-kernsystemen

Een ERP-kernsysteem is een basisoplossing voor bedrijfssoftware die bedrijven helpt hun rudimentaire bedrijfsprocessen te beheren. Dit omvat vaak modules zoals CRM (Customer Relationship Management), financiën en boekhouding, personeelszaken, voorraadbeheer en verkoop en marketing.

Sommige leveranciers bieden echter een meer uitgeklede versie van ERP-kernproducten. Deze zijn geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven met beperkte IT-resources die toch een tool nodig hebben om geselecteerde processen te automatiseren, beheren en stroomlijnen.

• Belangrijkste kenmerken: Core ERP-systemen bestaan uit belangrijke modules, zoals financiën, HR en supply chain management. De specifieke samenstelling van modules varieert afhankelijk van de ERP-leverancier en de maatwerkopties die ze hun klanten bieden. Core ERP-tools die bedoeld zijn voor nichemarkten kunnen een breed scala aan functionaliteiten en functies bieden die zijn afgestemd op de specifieke behoeften en eisen van die bedrijfstakken.
• Nadelen: Ondanks het feit dat ze essentiële “horizontale” functionaliteiten bieden, zijn Core ERP-oplossingen mogelijk niet voldoende voor bedrijven met geavanceerde, complexe activiteiten die schaalbare mogelijkheden vereisen.
• Geschikt voor: Niet alle bedrijven hebben een scala aan geavanceerde ERP-oplossingen nodig. Ze hebben misschien maar drie of vier eenvoudige modules nodig. Voorbeelden zijn moeder-en-pop winkels, kleine winkelketens, coffeeshops, en zelfs eenmanszaken.

Uitgebreide ERP-systemen

Zoals de naam al zegt, bouwt een uitgebreide ERP-oplossing voort op een kernoplossing door meer functies of modules toe te voegen. Het kan worden omschreven als een geavanceerde ERP-oplossing die meerdere bedrijfsprocessen stroomlijnt om de efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Uitgebreide ERP-systemen kunnen geavanceerde modules bevatten zoals geavanceerde productie, magazijnbeheer, business intelligence, enz.

• Belangrijkste kenmerken: Uitgebreide ERP-oplossingen bestaan uit extra modules voor geavanceerde functionaliteiten. Omdat de technologie zich snel ontwikkelt, bieden sommige oplossingen voorspellende analyses, kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) om bedrijven te helpen toegang te krijgen tot rijke inzichten. Ze bieden ook aanpasbare functionaliteiten, zodat bedrijven deze naar behoefte kunnen aanpassen in plaats van meerdere tools van derden te integreren.
• Nadelen: Uitgebreide ERP-systemen kunnen duurder zijn dan kernproducten. Ze kunnen ook moeilijk schaalbaar zijn als ze lokaal worden ingezet. Geavanceerde mogelijkheden kunnen interne IT-teams vereisen, wat op de lange termijn duur kan uitvallen.
• Geschikt voor: Uitgebreide ERP-systemen zijn geweldig voor bedrijven van alle groottes. Ze zijn echter vooral geschikt voor bedrijven met geavanceerde vereisten, zoals toegang tot diepgaande inzichten, voorspellende en prescriptieve analyses en nichebedrijfsprocessen.

Verticale ERP-systemen

Verticale ERP-systemen worden zo genoemd omdat ze zijn afgestemd op de unieke eisen en fijne kneepjes van specifieke niche-industrieën aan te pakken. Ze voldoen effectief aan de specifieke behoeften van bedrijven die binnen die niche-omgevingen opereren en bieden een meer op maat gemaakte en efficiëntere oplossing in vergelijking met generieke ERP-systemen.

• Belangrijkste kenmerken: Verticale ERP-systemen zijn ontworpen voor nichesectoren. Bijvoorbeeld, een ERP ontworpen voor fabrikanten kunnen functies die niet te vinden in andere standaard ERP-producten, zoals Bill of Materials (BOM) Management, Material Requirements Planning (MRP), en productie planning en planning. Op dezelfde manier kan een ERP die zich richt op de gezondheidszorg het beheer van patiënten, onderhoud van medische apparatuur en andere functies aanbieden.
• Nadelen: Verticale ERP-oplossingen komen tegemoet aan specifieke behoeften, maar missen mogelijk uitputtende stroomlijningsmogelijkheden, waardoor bedrijven op zoek moeten naar extra integraties en aanpassingen.
• Geschikt voor: Verticale ERP-oplossingen zijn uitstekend geschikt voor branchespecifieke behoeften en vereisten. Restaurants, ziekenhuizen, modehuizen, fabrikanten, enz., kunnen gebruik maken van gespecialiseerde ERP-tools gebouwd voor hun industrie verticals.

Soorten ERP op basis van grootte

ERP-systemen van niveau I

Tier I ERP-systemen zijn grote ERP-systemen op bedrijfsniveau die multinationals en grote bedrijven helpen bij het beheren van hun wereldwijde activiteiten. Ze omvatten alle gebieden van een bedrijf en helpen bedrijven bij het beheren van meerdere functionaliteiten op verschillende locaties.

• Kenmerken: Tier I ERP-systemen zijn uitgebreide, high-end oplossingen die speciaal zijn gebouwd voor grote ondernemingen. Ze bestaan uit geavanceerde business intelligence en rapportagemodules, waarmee gebruikers kunnen coördineren, communiceren en samenwerken met teams over de hele wereld, terwijl de meeste handmatige processen worden geautomatiseerd. Ze ondersteunen meerdere talen, voldoen aan lokale regelgeving en maken een gedecentraliseerde werkwijze mogelijk.
• Nadelen: Ze kunnen duur en moeilijk te beheren zijn. Tier I ERP-systemen vereisen vaak interne beheerteams om snelle upgrades en bugfixes te garanderen. Bovendien kan de leercurve steil zijn.
• Geschikt voor: Het meest geschikt voor wereldwijde bedrijven met complexe behoeften. Voorbeelden zijn internationale e-commerce retailers zoals IKEA, Amazon, enz., die moeten verzenden, klantenservice bieden en andere internationale back-end operaties beheren.

Tier II ERP-systemen

Middelgrote en grote bedrijven gebruiken Tier II ERP-systemen. Voorbeelden zijn wereldwijde winkelketens die zich richten op specifieke doelgroepen, lokale winkels met een groot aantal werknemers en grote productie-eenheden met meerdere magazijnen en distributiecentra.

• Kenmerken: Tier II ERP-systemen zijn perfect voor middelgrote bedrijven met matige verwerkingsbehoeften. Ze bieden het beste van twee werelden – complexe oplossingen zonder de bulk.
• Nadelen: Tier II ERP-systemen vereisen uitgebreid onderhoud en kunnen een steile leercurve hebben. Ze zijn meestal ook duur en aanpassingen kunnen leiden tot complexiteit.
• Geschikt voor: Tier II ERP-producten zijn het beste voor groeiende bedrijven die robuuste functies nodig hebben om te kunnen schalen. Als je van plan bent om nieuwe markten te betreden en nieuwe doelgroepen te veroveren, dan is een Tier II ERP-oplossing wat je nodig hebt.

Tier III ERP-systemen

Tier III ERP-systemen komen tegemoet aan kleine bedrijven met beperkte technologische eisen. Deze omvatten adviesbureaus, kleinere, fysieke winkels met een paar filialen, en kleine productie-eenheden. Deze entiteiten kunnen beperkte eisen hebben en hebben soms specifieke behoeften die kunnen worden verzorgd door een klein Tier III ERP-systeem dat vaak verticaal is.

• Kenmerken: Tier III ERP-oplossingen zijn meestal gebruiksklaar. Ze zijn eenvoudig en handig voor kleine bedrijven en worden vaak geleverd via de cloud op een SaaS-model. Ze zijn ook betaalbaar en putten de budgettaire beperkingen van een groeiend bedrijf niet uit.
• Nadelen: Hoewel Tier III ERP-oplossingen geweldig zijn voor kleine bedrijven met beperkte vereisten, kunnen ze vaak sterk beperkt zijn. Bedrijven kunnen er niet naar believen mee schalen en aanpassingen kunnen complex zijn. Bovendien kunnen meerdere integraties met tools van derden technische problemen veroorzaken, die alleen kunnen worden opgelost door te upgraden naar een meer geavanceerde ERP-oplossing.
• Geschikt voor: Tier III ERP-systemen zijn perfect voor kleine bedrijven die alleen de essentiële ERP-functionaliteiten nodig hebben. Als je als eigenaar van een klein bedrijf je bestaande bedrijfsprocessen of workflow wilt stroomlijnen en niet weet waar je moet beginnen, kan een Tier III ERP-product voldoen aan je huidige behoeften.

Het juiste ERP-systeem kiezen

Het kiezen van het juiste ERP-systeem vereist zorgvuldige overweging en besluitvorming. Het is van essentieel belang om de belanghebbenden te overtuigen en te zorgen voor unanieme overeenstemming over de doelstellingen.

Hier zijn de vier belangrijkste factoren om te overwegen voor je bedrijf:

1. Kosten en budget

ERP-producten bieden een verscheidenheid aan mogelijkheden en functionaliteiten en variëren ook in kosten. On-premise oplossingen hebben vaak hoge aanloopkosten, terwijl cloud-gebaseerde oplossingen een maandelijks of jaarlijks abonnement bieden.

Overweeg je ERP-budget en beoordeel je behoeften om de juiste oplossing te kiezen zonder dat het een grote financiële verplichting wordt. Je moet ook rekening houden met integraties, aanpassingen en licenties, die allemaal extra kosten met zich mee kunnen brengen. Voer een eerlijk gesprek met je leverancier zodat alles in lijn is met je budget.

2.Schaalbaarheid en groei

Hoewel je eisen nu misschien beperkt zijn, groeien de meeste succesvolle bedrijven in omvang en gegevens. Met groei moet je ervoor zorgen dat je een groter publiek en nieuwere markten kunt bedienen.

Een toekomstgerichte ERP-tool centraliseert zowel historische als realtime gegevens, waardoor bedrijven toegang krijgen tot een uniforme en nauwkeurige set informatie die toegankelijk is op alle aangesloten apparaten en interfaces. Hierdoor kunnen bedrijven er zeker van zijn dat er geen operationele afwijkingen of onderbrekingen in de workflow zullen zijn.

Het kiezen van een schaalbare en flexibele tool is essentieel als u onmiddellijke of verre toekomstige groei voorziet. Anders moet u uw ERP-systeem vervangen, wat duurder is dan het upgraden van een bestaand systeem.

3. Functies en functionaliteit

Maak voordat je een ERP-oplossing kiest een lijst van alle functies en functionaliteiten die je bedrijf nodig heeft en deel ze op in noodzakelijk en optioneel.
Bijvoorbeeld, moderne ERP-oplossingen bevatten meestal tools om bedrijven te helpen bij het beheren van hun boekhouding, logistiek, financiën, verkoop en marketing, Human Resources en inventaris.
Geavanceerde ERP-oplossingen hebben veel andere modules, zoals business intelligence, tools voor werknemersbetrokkenheid, communicatieplatforms, enz.

Praat met de leverancier en vraag of het mogelijk is om een modulaire aanpak aan te nemen, zodat je alleen de modules kunt kopen die je op dat moment nodig hebt en later kunt upgraden als en wanneer dat nodig is. Dit zal je helpen om de initiële kosten te drukken en te betalen voor extra modules wanneer dat nodig is.

4. Gebruikerservaring en ondersteuning

Gebruikerservaring is een van de meest cruciale factoren voor succesvolle ERP-implementaties. Dit betekent dat je een ERP moet kiezen met een uitstekende gebruikersinterface.

Zorg er vervolgens voor dat je toegang hebt tot adequate ondersteuning en training, zodat je niet in de steek wordt gelaten wanneer je hulp het hardst nodig hebt. Informeer bij je leverancier of ze training aanbieden als onderdeel van het pakket, zodat je werknemers zich kunnen voorbereiden op ingrijpende organisatorische veranderingen. Zo kun je het product ook testen en verbeteringen aanbrengen.

ERP-succes meten

Het succes van je ERP-implementatie hangt af van hoe goed je het kunt gebruiken en of het aansluit bij je oorspronkelijke doelen en doelstellingen. Daarom is het essentieel om een kosten-batenanalyse uit te voeren en ervoor te zorgen dat u een goede ROI krijgt.
Houd rekening met hardwarekosten, naast advieskosten en trainingskosten. Mogelijk moet je ook betalen voor maatwerk, onderhoud en upgrades. Evalueer vervolgens de voordelen van het product en overweeg verbeteringen aan te brengen wanneer u hiaten ontdekt. Neem contact op met uw leverancier als u opheldering nodig hebt of met vragen blijft zitten.

Bij Priority Software nemen we de zorgen van onze klanten zeer serieus en staan we altijd klaar om hen te helpen. Neem vandaag nog contact met ons op als u wilt weten hoe u de juiste oplossing kiest voor uw huidige en toekomstige behoeften.