Optima Events, volledig geïntegreerd met Optima PMS, biedt een uitgebreide oplossing voor de planning en uitvoering van evenementen, conferenties, vergaderingen en banketten. Optima Events zorgt voor een naadloze afhandeling van alle aspecten van het evenement, waardoor evenementcoördinatoren moeiteloos kamerreserveringen, cateringdiensten en de toewijzing van conferentieruimtes kunnen synchroniseren. Dit vereenvoudigt het planningsproces, vanaf de eerste voorstellen en overeenkomsten tot de uiteindelijke facturatie.
Optima Events biedt ongeëvenaarde flexibiliteit bij het boeken en beheren van diverse soorten evenementen, van professionele seminars en zakelijke bijeenkomsten tot persoonlijke aangelegenheden zoals familiefeesten en bruiloften. Het systeem ondersteunt meerdere boeking statussen, zoals opties, wachtlijsten, en voorlopige of gegarandeerde reserveringen, compleet met gedetailleerde specificaties voor volwassenen en kinderen per evenementsegment. Optima Events helpt bij het beheren van complexe configuraties door meerdere kleinere ruimtes samen te voegen tot een enkele zaal, zodat evenementenplanners ruimtes precies kunnen afstemmen op de benodigde schaal voor elke gelegenheid.
Het synchroniseren van de logistiek van evenementen met andere cruciale hoteloperaties is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Optima Events kunt u zowel conferentie- als accommodatieruimtes in één reservering vastleggen, waarbij alle bijbehorende kosten—van banketactiviteiten en overnachtingen tot POS-kosten—worden samengevoegd op één factuur. Hierdoor kunnen hotels de complexiteit van uitgebreide conferentieorganisatie efficiënt afhandelen, met een real-time overzicht van alle afdelingen die betrokken zijn bij de uitvoering van het evenement.
Optima Events biedt een uitgebreide oplossing voor het monitoren en beheren van maaltijd- en snackdiensten binnen het hotel, zowel voor evenement gerelateerde als reguliere gastendiners. Beheer eenvoudig de workflow van maaltijden en de tafelbezetting in alle eetruimtes, inclusief hotel-restaurants en buffetten. Optima Events biedt een overzicht van de operationele status in real-time en de prestaties van het personeel, wat leidt tot een verbeterde servicekwaliteit, geoptimaliseerde efficiëntie in eetruimtes en zorgt ervoor dat zowel gasten als evenementdeelnemers genieten van een soepele eetervaring.
Combineer reserveringen voor hotelaccommodatie en conferentieruimte in één boekingsproces.
Eén bron voor alle evenementdetails, accommodaties, vergaderruimtes, banketten, maaltijden en extra's.
Een enkel systeem voor het reserveren van accommodaties, conferentieruimtes en banketten via één interface door één hotelmedewerker.
Beheer en stel limieten in voor de bezetting van eetruimtes om een optimale benutting van de ruimte op elk moment te garanderen.
Een uitgebreide maaltijdprognose die rekening houdt met de eetbehoeften van zowel hotelgasten als deelnemers van evenement
Automatiseer het uitgeven van evenementgerelateerde documenten; offertes, contracten, draaiboeken en meer.
