ניהול כספים נכון בעסק – המדריך להתנהלות כלכלית יעילה ונכונה

כל בעל ובעלת עסק יודעים כי גם כאשר יש מוצר/שירות מוצלח, התלהבות וכישורים יזמיים יוצאי דופן – כל אלו אינם מבטיחים בהכרח הצלחה כלכלית. הצלחה כלכלית קשורה קשר ישיר לניהול מוצלח של העסק הכרוך בהתמודדות עם היבטים שונים כאשר אחד המרכזיים בהם הוא ניהול הכספים. בין אם מדובר בעסק של אדם אחד או בין אם זה עסק המעסיק אלפי עובדים ועובדות- ניהול הכספים חייב להתבצע על פי עקרונות מסוימים ועמידה בתנאים רגולטוריים שונים, על מנת להבטיח כי העסק יוכל לשגשג.

ניהול כספים נכון חיוני מכמה סיבות. הראשונה , הוא מאפשר לעסק לדעת מה מצבו הפיננסי. מעקב אחר ההוצאות וההכנסות באופן שוטף מאפשר לבעל/ת העסק לדעת האם העסק מייצר הכנסות המאפשרות לו להיות רווחי או רק כאלו המכסות את הוצאותיו. ניהול כספים נכון גם מאפשר לבחון האם ישנן הוצאות מסוימות שהן גדולות באופן משמעותי מאחרות והאם ניתן לצמצמן. בנוסף, הוא מאפשר לבחון האם ניתן לממן פעילות חשובה להתרחבות העסק באופן עצמאי (למשל רכישת מכונה חדשה הנדרשת לפעילות הייצור) או שיש צורך בנטילת הלוואה לשם כך, וגם – מה תהיה היכולת של העסק להחזיר את אותה הלוואה. כמו כן, ניהול כספים מחויב על פי חוק: כל עסק, בין אם מדובר בעוסק פטור, עוסק מורשה, או בחברה בע"מ (עם הנהלת חשבונות כפולה) מחויב לדווח באופן שוטף לרשויות המס.
ניהול כספים בעסק גדול מתבצע על ידי מחלקת הכספים שבראשה עומד איש/אשת מקצוע – בין אם זה סמנכ"ל/ית כספים או מנהל/ת כספים. בארגונים בינוניים יכולים לספק את המענה חשבים/חשבות, ובארגונים קטנים יותר האחריות על הניהול הפיננסי מוטלת פעמים רבות על מנהלי ומנהלות העסק עצמם.

כדי להיערך נכון לניהול הכספי של העסק יש לתכנן מראש את התקציב. תכנון התקציב צריך להיעשות תוך בחינה של הוצאות העסק והכנסותיו לאורך זמן, כאשר יש לקחת בחשבון את כלל ההכנסות וכלל ההוצאות: שכר עובדים, שכר הדירה, עלות חומרי גלם, הכשרות, עלות אשראי ועוד. תכנון תקציב, הנעשה לקראת תחילת השנה, כולל קביעת יעדים – מה היעדים לטווח הקרוב (השנה הקרובה) ולטווח הרחוק יותר (כמה שנים קדימה), מה העלות של מימוש היעדים האלו, ובחינה כיצד ניתן להוציא אותם לפועל מבחינה כלכלית.

תכנון התקציב כשהוא חלק מניהול פיננסי של העסק מאפשר לבחון האם ההתנהלות הכספית של העסק מתבצעת באופן תקין, והאם היא תורמת לעמידה ביעדים האסטרטגיים. בחינה זו מאפשרת לבדוק האם ההוצאות בתחומים מסוימים גדולות מדי, האם יש מקומות בהם ניתן לצמצם את ההוצאות וכיצד. בנוסף, יש לבחון את מדיניות התשלומים: מתי העסק מייצר את הכנסותיו – האם מדובר בעסקים שמקבלים את התשלומים באופן מידי או שוטף פלוס 90? את הנתונים האלו בוחנים אל מול מדיניות התשלומים של העסק עצמו, כדי למנוע יצירת "בורות" בתקציב השוטף.

כאמור, ניהול כספים חיוני לכל עסק באשר הוא, לא משנה באיזה ענף הוא פועל או מה גודלו. לניהול כספים יש מספר מטרות עיקריות:

התוצר הסופי של התנהלות פיננסית נכונה היא רווחיות. כאשר שורת ההכנסות של העסק גדולה משורת ההוצאות, או כאשר יש צפי למעבר לרווחיות בעתיד הנראה לעין – אז המשמעות היא כי ההתנהלות הפיננסית של העסק נכונה ובריאה. גם כאשר העסק רווחי, עליו להציב לעצמו יעדים לטווח הקצר והארוך שמטרתם הגדלת הרווחיות והרחבת הפעילות.

מערכות ניהול פיננסיות הן מערכות טכנולוגיות המספקות לבעלי עסקים מגוון כלים המאפשרים להם מעקב על ההתנהלות הכלכלית שלהם. מערכות אלו מאפשרות ניתוח של נתונים באמצעות יכולות מתקדמות בתחום ניהול חשבונות, היכרות עם דרישות רגולטוריות, מעקב אחר תקציב, חיובים ועוד. הניתוח המתקבל מאפשר לבעלי העסק להפיק מסקנות, לחשוב על דרכים ליישום מסקנות אלו ולעקוב אחר יישומן. כיום קיימות מגוון מערכות טכנולוגיות – בין אם הן כאלו המשמשות ככלי עזר לאנשי הכספים של העסק, כאשר מדובר בעסקים גדולים, ובין אם אלו מערכות טכנולוגיות המאפשרות לבעל/ת העסק הקטן לבצע את הניתוח והניהול הפיננסי בעצמו.