רכש הוא תהליך הקנייה של עסקים, אשר מתייחס לרכישת אספקה או שירותים. נשמע פשוט למדי, אך כאשר תהליך רכש משולב במערכת ERP, הוא הופך לכלי רב עוצמה לניהול ובקרה יעילה של כל תהליך הרכישה, מתחילתו ועד סופו, כולל ניהול תקציבים, מעקב אחר הוצאות ועוד.
ERP, עם מודול הרכש המובנה, מסייעת לעסקים לפקח על הזמנות הרכש שלהם, על ידי פירוט הזמנות, כך שהן יכולות לכלול שורות ספציפיות המתייחסות לפריטים ספציפיים, ואף לאפשר מספר תאריכי אספקה. ERP מסייעת למנהלי רכש ומחלקות ליצור הזמנות רכש במהירות ובקלות, לרוב בלחיצה פשוטה. בעזרתה ניתן לקבל גישה למסד נתונים משולב במלואו של ספקים והזמנות רכש מצטברות להגדלת כוח ניהול המשא ומתן, עם כל הנתונים, המידע והכלים הדרושים להם כדי להבטיח שהם הספקים הזמינים והחסכוניים הטובים ביותר לכל עבודה.
להיות צעד אחד קדימה בתהליך הרכישה והבקשות של החברה שלכם, כולל ניהול רמות מלאי אשר משתנות לעיתים קרובות וניהול משא ומתן עם ספקים וספקים חיצוניים, זאת משימה מפרכת וגוזלת זמן. תהליך הרכש כולל הרבה תכנון, ניהול ובקרה ברמה גבוהה על מנת לארגן את כל הפרטים המורכבים, החלקים והנתונים הנלווים כדי להבטיח פעולות חלקות וזמן יציאה מהיר יותר לשוק, מה שמבטיח לחסוך זמן יקר, משאבים ועלויות בדרך.
תהליך רכש אוטומטי ויעיל הוא חיוני ביותר עבור כל ענפי התעשיה, כלומר ייצור, כגון שרשרת אספקת רכב, הפצת מזון ומשקאות, מוצרי קמעונאות וצריכה, נפט וגז, טלקומוניקציה ועוד. עבור ארגונים בקנה מידה גדול ואפילו עבור חברות קטנות ובינוניות, כאשר מודול רכש הינו משולב במערכת ERP, כל בעלי העניין בשרשרת האספקה מרוויחים. ERP מבטיחה שלחברה יש את רמת המלאי הנכונה בנמצא, בין אם זה חומרי גלם לייצור או מוצרים מוגמרים, ומאפשרת לחברות לוגיסטיקה והפצה לספק סחורה בזמן וללא חריגות בתקציב.
אך זה לא הכל. ללא תהליך רכש חזק ובר קיימא, הייצור, הלוגיסטיקה וההפצה מאטים או בתרחישים מסוימים אף נעצרים. להלן חמש סיבות נוספות לכך שרכש יכול וצריך להשתלב במערכת ERP.
הזמנות רכש (PO), נמצאות בלב כל תהליך רכש, שבו הרכישה משולבת לתוך כל מערכת ERP. ב- ERP, כל היבט של רכישה גלוי בבירור, ומחולק לשורות הזמנת רכש, כאשר כל שורה משקפת פריט או שירות ספציפי, עם היכולת לציין תאריכי אספקה בודדים או מרובים ופרטי הזמנות ולקוחות חשובים אחרים. כל תהליך הנפקת ה- PO מהיר, קל ויעיל יותר.
בתרחישים מסוימים, ניתן לסיים את תהליך הרכש מבלי להנפיק הזמנת רכש. כאן, תשלום בכרטיס אשראי הוא אמצעי בר-קיימא ליצירת אשראי בין ספק ללקוח עבור רכישה בודדת. מערכת ה- ERP מנהלת בצורה חלקה עסקאות בכרטיסי אשראי באמצעות המערכת, כולל עיבוד סליקת תשלומים באמצעות אינטגרציה עם מעבדי תשלומים שונים, לצורך גביית תשלומים מהירה, נוחה ויעילה יותר.
מודול רכש ERP נתפס לעתים קרובות בתור המרכז הפיננסי של העסק. פונקציונליות ניהול חוזים המשולבת ב- ERP מפשטת תהליכים עסקיים סטנדרטיים, כגון פיתוח תבניות חוזים. מערכת ERP היא מסד נתונים יחיד של מידע וזרימות עבודה, עם חשבונות זכאים וחייבים משולבים לתוך ניהול חוזים. לכן, מועדי אספקה שהוחמצו או אבני דרך אחרות הופכים לנחלת העבר.
למערכת ERP מסדי נתונים חזקים המשולבים בצורה חלקה לשם רישום ספקים חיצוניים שמהם נרכשים חומרי גלם, מוצרים מוגמרים ושירותים. מסד הנתונים של ERP כולל את כל המידע הדרוש של הספק, כגון שם וכתובות, סחורות או שירותים שהספק יכול לספק, פרטי החברה ומס, ומסד נתונים קשור עם פרטי ספקים רלוונטיים.
ניהול וטיפוח קשרים עם ספקים זאת כנראה המשימה החשובה ביותר של כל מנהל רכש והצוות שלו. מערכת ה- ERP עוזרת לבנות קשרי ספקים חזקים על ידי שיפור וייעול התקשורת. קשרי ספקים טובים דורשים רמה מסויימת של שקיפות. מערכת ERP משולבת, מאזנת במיומנות בין דרישות מכירה, תהליכי קנייה ובקרות מלאי, בהתאם ליכולת ולקיבולת של כל ספק, ובכך מעמיקה את ההבנה והאמון בין הספקים השונים, על מנת לייעל את הניהול והבקרה של תהליך הרכש.
מערכת ERP צוברת נתוני ספקים ולקוחות בכדי להבטיח תהליך רכישה חלק ואספקה בזמן עד פתח הלקוח. בנוסף, ERP משרתת את כל בעלי העניין בשרשרת האספקה, עם פרטי הזמנת רכש ופרטי לקוחות קצה אשר זמינים ונגישים תמיד בזמן אמת כדי לעזור להאיץ את המכירות ולהגביר את חווית הלקוח הכוללת.
אם החברה שלכם מחפשת מערכת ERP חדשה או חלופית, אפשר להניח שהעסק כבר גדול מדי לתוכנה הישנה שלכם, או שמערכת ה-ERP הנוכחית שלכם לא יכולה עוד לעמוד בקצב של העסק הגדל והצרכים העסקיים הגדלים שלכם.
שרשרת אספקה היא מארג הקשרים בין חברה לספקיה. זו רשת הכוללת בעלי עניין, פעילויות, אנשים, גופים, מידע ומשאבים שונים.
