מהי מערכת ניהול מחסנים (WMS)?

 מהי מערכת ניהול מחסנים (WMS)?

מערכת ניהול מחסנים WMS (Warehouse Management System), תוכנת ניהול ייעודית שנועדה לנהל, לייעל ולפשט את המלאי ושרשרת האספקה של עסקים. בקצרה, ל- WMS תפקיד פעיל בתכנון וארגון משימות יומיומיות במחסן, הקצאת כוח אדם ושליטה במלאי, בכדי לשפר את הביצועים של תפקידי מחסן שונים.

קיימות מערכות WMS לניהול מחסנים שניתנות להטמעה כפתרון עצמאי, ואף כאלה שניתנות לחיבור עם מערכות אחרות בארגון באמצעות מחברים שונים. אך כדי ליהנות באמת מיכולות הניהול והבקרה המתקדמות, כדאי לשקול מערכת WMS שהינה חלק אינטגרלי ובלתי נפרד ממערכת ה-ERP הארגונית.

הבה נסתכל על מה ש-WMS עושה בפועל, ומה היא יכולה "לעשות עוד יותר טוב" כאשר היא מבוססת על מערכת ERP מודרנית.

מערכת ניהול מחסנים

WMS היא תוכנה שעוזרת לכם ולצוותים שלכם לעקוב אחר כל הפעולות הלוגיסטיות במחסן שלכם – אחר המימוש של הזמנות של העסק שלכם. הפתרון כולל ניהול מלאי, מיקום מלאי, משלוח, ניהול קיבולת מחסנים, ניהול רישומים ודיווח, וזה לא הכל. בהתבסס על נתוני מערכת מצטברים בזמן אמת, WMS גם מכוונת ומייעלת תהליכי אחסון מלאי ראשוניים. אותם נתוני מערכת משמשים גם להפקת דוחות המציינים את המיקום האידיאלי עבור כל פריט במחסן, בהתבסס על תחזיות, מגמות רכישה, ביקוש מצד לקוחות ואפילו ביקוש עונתי לפריטים ספציפיים.

מערכות WMS כוללות גם תפקידים מתקדמים המסייעים בניהול הזמנות, כולל שליטה בהזמנות שיסופקו בעתיד וקביעת מועד משלוח להזמנות קמעונאיות. יתרה מכך, WMS תדע בעצם על כל פריט שהתקבל במלאי, שנאסף, שנארז ושנשלח, בנוסף לאחסון ראשוני, מעקב וגלי מילוי מחדש. זה נעשה באמצעות סורקי ברקוד, קודי RFID ומכשירים ניידים וטאבלטים, המאפשרים לעקוב במדויק אחר התנועה והאחסון של מוצרים במיקומי אחסון לתקופת ביניים (מחסנים), או במשלוח ללקוח הקצה.

בקצרה על ERP

מערכת ERP (Enterprise Resource Planning) משלבת, מייעלת ומעבירה לאוטומט תהליכים תפעוליים ושלל פונקציות עסקיות אחרות בכל הארגון בצורה חלקה והכל על פלטפורמה אחת המתבססת על מאגר נתונים יחיד. דרך טובה להבין את ה-ERP היא לחשוב עליה כמערכת שמקשרת בעצם בין גורמים שונים בארגון הליבה, ומאפשרת לעובדים, לתהליכים ולכל בעלי העניין בשרשרת האספקה לתקשר בכל הערוצים. הדבר מאפשר זרימה חלקה של מידע בזמן אמת שבתורה מייעלת את העסק מקצה לקצה.

מערכות ERP משרתות ארגונים מכל הגדלים, מסטארטאפים ועד חברות גדולות, על ידי יצירת תיאום בין כל המחלקות, הצוותים ואפילו חברות הבת העולמיות של החברה, כדי לשפר את היעילות והפרודוקטיביות, להשיג יעדי ליבה עסקיים, וכמובן לצמוח. הפתרונות הבסיסיים של ERP כוללים תכנון ותחזית, מכירות ושיווק, ניהול כספים וחשבונאות, רכש למלאי, ניהול משאבי אנוש, ניהול קשרי לקוחות (CRM), מחסן ומימוש הזמנות ועוד.

מתי משלבים מערכת ניהול מחסנים עם ERP?

עבור רוב הארגונים, ניהול ובקרת לוגיסטיקה היא משימה מורכבת הדורשת משאבים רבים. היא דורשת שליטה וסנכרון של תנועה של עשרות, אם לא מאות או אפילו אלפי חלקים נעים לאורך פס הייצור, דרך המחסן ועד לדלת הלקוח, בזמן ותוך עמידה בתקציב. בעוד שמערכת WMS עצמאית יכולה לספק חלק ניכר מהצרכים הללו, תמיד ישנם תהליכים ישירים ונוספים שעוזרים לנהל את העסק בצורה חלקה – ניהול פיננסים וחשבונאות, משאבי אנוש, מכירות ושירות לקוחות, לדוגמא.

גם אם עסק הליבה מסתמך אך ורק על מימוש הזמנות והפצה, כדי שהארגון שלכם יתנהל בצורה חלקה ויעילה, חשוב להשתמש בכלים הנכונים. מודול WMS, המשולב בתוך במערכת ERP, הוא למעשה הטוב משני העולמות – כלי ניהול מחסנים מקיף, המגובה במערכת ERP המטפלת במספר מחלקות שונות וארגונים שונים שהיא חזקה ואמינה.

שילוב WMS בתוך ERP הופך במהירות ל"חובה" עבור ארגונים המעוניינים להרחיב את הפעילות שלהם ולהגדיל את העסק שלהם. אינטגרציה בין WMS ו- ERP לא רק משפרת את היכולת להגדיל את סילומיות העסק, אלא גם עוזרת לעסקים להפחית את הצורך בהזנות נתונים ידניות מרובות, בהן קיים סיכון גבוה לשגיאות, ומפחיתה טעויות אנוש שמחירן גבוה. בכך, חברות לוגיסטיקה חוסכות זמן תפעולי, משאבים ועלויות יקרי-ערך בכל רחבי העסק. ארגונים הנעזרים ב- ERP לצורך ניהול מחסן יכולים להפיק את מלוא היתרונות והאפשרויות של מערכות WMS, כאשר בו-בזמן מערכת ERP מניעה את כל התהליכים העסקיים התפעוליים קדימה, ועוזרת לכם ולארגון שלכם לנהל את השינויים בשוק ואת העלייה בביקוש מצד הלקוחות – בקלות, במהירות ובגמישות.

השורה התחתונה

ניהול מלאי יעיל ומימוש הזמנות ומשלוחים – הם הלב של כל מערכת WMS. מערכת ERP, הכוללת פונקציונליות WMS מובנית, מסייעת למזער עלויות ומשפרת את היעילות התפעולית הכוללת של הארגון.

הארגון שלכם ייהנה מסנכרון בזמן אמת בין מחסנים המתנהלים באופן אוטומטי לבין מערכת ה- ERP, לצורך התאמות מיידיות להזמנות עבודה, הקצאות מלאי ומשלוחים.

מערכת ה- ERP מספקת מידע נגיש תמיד אודות מלאי ומשלוחים המאפשר לפשט תהליכים מורכבים, למקסם את שטח המחסן, לייעל את פעילות כוח האדם, להפוך הזנת נתונים לאוטומטית באמצעות ברקודים/RFID, ליהנות מכלֵי מעקב ונראות מתקדמים, ועוד. הדבר מחזק את הכדאיות בלשלב את ה-WMS עם מערכת ERP חזקה ואמינה עליה הפעילות שלכם תתבסס מהיום ולעתיד הנראה לעין.