מאזן בוחן: כל מה שצריך לדעת על הדוח החשוב לעסק

מה זה מאזן בוחן, איך מפיקים אותו וכיצד הוא עוזר לעסקים לנהל את התחום הפיננסי ביעילות ולקבל החלטות מושכלות

מעקב אחר ההוצאות וההכנסות הוא חלק בלתי נפרד מההתנהלות של כל עסק. המעקב הזה מחויב כמובן על פי חוק, וכל עסק נדרש להגיש דוחות כספיים לרשות המיסים, אבל בנוסף יש לו משמעות רבה להתנהלות התקינה של העסק. באמצעות מעקב מדויק ורציף אחר ההכנסות וההוצאות יכול/ה בעל/ת העסק לדעת האם הוצאות מסוימות חורגות מהרגיל, אם נוצרים לו "בורות" תקציביים המחייבים התייחסות, מה הסיבות לשינויים האלו ועוד.
 
אחד הכלים החשובים המשמשים למעקב אחר הוצאות והכנסות כחלק מהנהלת החשבונות של העסק הוא מאזן בוחן. מה זה הכלי הזה, אילו עסקים הוא משמש ומדוע הוא כה חשוב?

מאזן בוחן משמש לבדיקת תקינות הרישומים החשבונאיים של העסק בכך שהוא מספק מעין "תמונת מצב פיננסית" בנקודת זמן מסוימת, ומספק סקירה מרוכזת של כל חשבונות העסק. מדובר בדוח פנימי אותו אין צורך להגיש לרשויות המס. רואי חשבון משתמשים במאזן בוחן ככלי מרכזי במסגרת ביקורת החשבונות שהם מבצעים, ונהוג לבצע אותו בעיקר בעסקים גדולים. בדרך כלל נהוג לבצע אותו בסוף תקופת דיווח חשבונאית, כגון חודש, רבעון או שנה.

מאזן בוחן כולל את רשימת כרטיסי החשבון של העסק ומציג סיכום של טור החובה וטור הזכות על מנת שניתן יהיה לוודא שהם שווים. טור החובה כולל את הנכסים של בית העסק – מזומן, רכוש קבוע, מלאי, ציוד ולקוחות של העסק. בטור הזכות יהיה פירוט של סך ההתחייבויות של בית העסק, למשל פירוט התחייבויות כלפי הספקים, תשלומי הלוואות ועוד. 

העיקרון המרכזי שעליו מושתת מאזן הבוחן הוא עקרון האיזון הכפול. עיקרון זה קובע כי כל פעולה חשבונאית משפיעה על לפחות שני חשבונות – אחד בחובה ואחד בזכות, ובסכומים שווים. לכן, סכום כל הרישומים בטור החובה במאזן הבוחן חייב להיות שווה לסכום כל הרישומים בטור הזכות.

מאזן בוחן משמש לכמה מטרות – המטרה העיקרית היא לוודא שכל הרישומים החשבונאיים בוצעו כראוי ובהתאם לעקרון האיזון הכפול. אם הסכום בחובה אינו שווה לסכום הכולל בזכות, הדבר מצביע על טעות ברישום, ויש צורך לאתר ולתקן אותה.

מטרה נוספת היא הכנה לדוחות כספיים. מאזן הבוחן משמש כבסיס להכנת הדוחות הכספיים העיקריים של העסק, כמו מאזן ודוח רווח והפסד, מכיוון שהוא מספק את הנתונים המרוכזים הדרושים להכנת דוחות אלו.
כמו כן מאזן בוחן מאפשר לעקוב אחר שינויים ביתרות החשבונות לאורך זמן, ומסייע לזהות מגמות או חריגות שעשויות להצביע על בעיות פיננסיות או תפעוליות.
היתרון המרכזי בביצוע מאזן בוחן הוא בכך שהוא מסייע לאתר טעויות ברישום החשבונאי. טעויות אלו יכולות לנבוע מרישום כפול, רישום לסעיף שגוי, השמטת רישום ועוד. גילוי מוקדם של טעויות אלו מונע הצטברות של טעויות, משפר את מהימנות הדיווח הכספי וחוסך זמן לעסק.

כאמור, דוח מאזן בוחן בודק את כלל חשבונות העסק במטרה לספק תמונת מצב עדכנית. מה הפרטים החשובים שהוא כולל?

פירוט כרטיסי חשבון 

דוח מאזן בוחן כולל את כרטיסי החשבון של העסק. כרטיסים אלו כוללים ספקים, לקוחות חייבים, הכנסות ממכירות, חשבונות (ארנונה, חשמל, שכירות ועוד). 

פירוט נכסי העסק

דוח מאזן בוחן כולל את נכסי העסק, למשל ציוד ורכוש קבוע.

פירוט התחייבויות והון עצמי

כמו כן כולל דוח מאזן בוחן את ההון העצמי של העסק, ואת ההתחייבויות שלו (הלוואות, תשלום לספקים ועוד).

כאמור, מי שמפיקים מאזן בוחן הם בדרך כלל עסקים גדולים. ניתן להפיק את מאזן הבוחן במספר דרכים: 

דוח מאזן חובה זכות

דוח זה מציג את היתרה הסופית של כל חשבון לתאריך מסוים, ומחלק אותה לחובה או זכות. משתמשים בדוח זה כאשר רוצים סקירה מהירה של יתרות החשבונות בסוף תקופה. הוא שימושי לבדיקה ראשונית של האיזון. דוח זה פשוט וקל להבנה, מספק תמונת מצב מהירה, אבל לא מציג את התנועות שגרמו להיווצרות היתרה, ולכן קשה לאתר באמצעותו טעויות ספציפיות.

דוח תנועות

דוח זה מציג את כל התנועות שהתרחשו בכל חשבון במהלך תקופה מסוימת, ומחלק אותן לחובה ולזכות. הדוח מציג עבור כל חשבון רשימה של כל הפעולות שבוצעו בו (לדוגמה מכירות, תשלומים), כאשר כל פעולה מופיעה בשורה נפרדת עם סכום החובה או הזכות שלה. משתמשים בו כאשר יש צורך לבדוק את פרטי התנועות בחשבונות, למשל לצורך איתור טעויות ספציפיות או לצורך ביקורת.
דוח תנועות מספק פירוט מלא של התנועות ומאפשר איתור טעויות בקלות יחסית, אבל הוא עשוי להיות ארוך ומסורבל, במיוחד עבור עסקים עם נפח פעילות גבוה.

דוח משולב

דוח זה משלב את שני הפורמטים הקודמים. הוא מציג גם את יתרות הפתיחה, גם את התנועות במהלך התקופה וגם את יתרות הסגירה. דוח משולב מציג עבור כל חשבון את יתרת הפתיחה שלו בתחילת התקופה, רשימה של כל התנועות שבוצעו בו (עם חלוקה לחובה וזכות), ואת יתרת הסגירה בסוף התקופה. משתמשים בו כאשר רוצים תמונה מלאה של מצב החשבון, כולל שינויים שחלו בו במהלך התקופה. הוא שימושי מאוד למעקב, ניתוח ובקרה ומספק מידע מקיף ומלא אבל עשוי להיות מורכב יותר בהשוואה לדוח יתרות פשוט.

מאזן בוחן משמש בעיקר עסקים גדולים, כאמור, אם כי גם עסקים קטנים ובינוניים יכולים להפיק ממנו תועלת. בדרך כלל מי שמפיקים את הדוח הם אנשי הכספים של העסק – בין אם זה רואה/ת חשבון או מנהל/ת כספים, אבל ניתן לייצר אותו גם באמצעות תוכנות ייעודיות. כיום, קיימות תוכנות שונות המאפשרות גישה מהירה לנתונים הפיננסים של העסק, וניתוחם. כזה למשל הוא מודול ניהול כספים של פריוריטי המאפשר לקבל תובנות פיננסיות מתקדמות, קבלת החלטות אסטרטגיות בדיוק מרבי וקבלת שליטה גדולה יותר על הפיננסים של הארגון. מדובר בכלי בעל יכולות מתקדמות בתחום ניהול חשבונות, רגולציה, ניהול תזרים מזומנים ותקציב, חיובים, הכרה בהכנסות ואוטומציה של תהליכים.

בין השאר כולל המודול מערכת הנהלת חשבונות  המאפשרת למשתמשים להצליב מגוון רחב של נתונים, כולל נתוני מכירות והוצאות. באמצעות ניתוח נתונים זה, ניתן לקבל תובנות חשובות לגבי הפעילות העסקית, כגון היקף המכירות והרווחיות של מוצרים או שירותים מסוימים, יעילות התהליכים העסקיים השונים, והזדמנויות לצמיחה והתרחבות. תוכנה זו מספקת למשתמשים את הכלים הדרושים לביצוע ניתוח נתונים יעיל, גם ללא ידע או ניסיון קודם בתחום.

מאזן בוחן הוא כלי חשוב מכיוון שהוא מאפשר לבעלי/בעלות עסקים לעקוב אחר ביצועי העסק ולזהות מגמות או חריגות שעשויות לדרוש התייחסות. זה כלי חיוני להנהלת חשבונות תקינה ומסודרת, המסייע ששיפור הדיוק, מאפשר חיסכון בזמן ומסייע להפוך את תהליך הכנת הדוחות הכספיים ליעיל יותר, ובכך תורם לניהול פיננסי יעיל של העסק.