גמישות, אבטחת מידע גבוהה, ויכולת אינטגרציה עם מערכות אחרות הם רק חלק מהיכולות שחשוב שיהיו במערכת ניהול הנוכחות שלכם על מנת שתוכלו להפיק ממנה את המירב
מערכות לניהול נוכחות עובדים הן כלי חיוני עבור כל עסק. הן מאפשרות לבעל/ת העסק להיות במעקב אחרי שעות העבודה של העובדים והעובדות, לוודא כי אין הפרה של חוקי העבודה, לחסוך זמן וכסף כתוצאה ממעקב לא מדויק, ואף לשפר את אופן ניהול המשימות וכתוצאה – את האפקטיביות התפעולית.
למה חשוב לשים לב בעת בחירת מערכת ניהול נוכחות לעסק שלך?
גמישות והתאמה אישית
תוכנה לניהול נוכחות עובדים צריכה להיות גמישה כך שהיא תוכל להתאים להסכמי עבודה ייחודיים ולשינויים השונים המתרחשים בעסק. כך למשל, תוכנה כזו צריכה להיות מסוגלת לספק מעקב אחרי עובדים ועובדות המועסקים בצורות עבודה שונות – למשל עובדים המועסקים במשרה מלאה, עובדים המועסקים על בסיס שעתי ועוד. בנוסף, מערכת ניהול הנוכחות צריכה להיות גמישה ולהשתנות בהתאם לצרכי העסק – אם בתקופה מסוימת, למשל תקופת החגים, העסק קולט כמות גדולה יחסית של עובדים זמניים המועסקים על בסיס שעתי – לבעל/ת העסק צריכה להיות אפשרות לעקוב אחרי שעות העבודה של אותם עובדים בצורה מדויקת.
ממשק משתמש ידידותי
מערכת ניהול נוכחות היא מערכת שבה עושים שימוש כלל העובדים והעובדות בעסק על מנת לדווח על שעות העבודה שלהם, לעקוב אחריהן וגם לעשות פעולות נוספות שונות כמו לדווח על היעדרות בדיעבד או מראש, לבקש חופשה ועוד. מי שעוד עושים בה שימוש הם המנהלים והמנהלות שרוצים לעקוב אחרי שעות העבודה וגם אחרי האפקטיביות והעמידה ביעדים של אותם העובדים. לכן מערכת ניהול נוכחות צריכה להיות בעלת ממשק ידידותי ונוח לשימוש עבור כל המעורבים בתהליך.
יכולת לספק דו"חות וניתוחים
בין היתרונות הרבים של מערכת לניהול נוכחות ישנה גם היכולת שלה להפיק דו"חות ולספק נתונים. מערכת ניהול נוכחות מתקדמת מאפשרת למנהלים ולמנהלות לעקוב אחרי ביצועי עובדים ספציפיים, אחרי ביצועים של צוותי עבודה, לעקוב אחרי התקדמות פרויקטים ולוודא כי העובדים והעובדות אכן עובדים את שעות העבודה הנדרשות, ולחילופין – לא עובדים מעבר לאותן שעות כשאין בכך צורך. לכן, אחד הקריטריונים החשובים בעת בחירת מערכת ניהול נוכחות הוא היכולת להפיק באמצעותה דו"חות מותאמים אישית. חשוב לבחור מערכת שמציעה מגוון רחב של דו"חות גרפים ודו"חות מותאמים אישית למנהלים, המאפשרים ניתוח מעמיק של נתוני הנוכחות וזיהוי מגמות בעסק.
קראו כאן עוד על מערכת לניהול נוכחות עובדים מבית פריוריטי
אבטחת מידע
לתוך מערכת ניהול הנוכחות מוזנים נתונים אישיים של העובדים והעובדות, לכן רמת אבטחת המידע שהיא מספקת היא קריטית. מערכת נוכחות צריכה להיות מאובטחת כך שרק מי שמורשים יוכלו לקבל גישה אליה, ושלא תהיה אפשרות לשנות את הנתונים – מסיבות שונות – על ידי מי שאינם מורשים. בנוסף, היא צריכה להבטיח כי המידע שמוזן לתוכה ונשמר בה לא יזלוג החוצה לגורמים שיכולים לעשות בו שימוש לרעה.
תמיכה טכנית ושירות לקוחות
שירות לקוחות איכותי וזמין הוא קריטי כמעט בכל תחום, ודאי כאשר מדובר במערכות החשובות לתפקוד התקין של העסק. לכן, בעת בחירת מערכת ניהול נוכחות חשוב לוודא כי היא נתמכת על ידי צוות מקצועי וזמין שמספק מענה לכל שאלה או בעיה שעשויה להתעורר, ומבטיח פעולה חלקה ושוטפת של המערכת.
אינטגרציה עם מערכות אחרות
חשוב שמערכת הנוכחות תוכל להשתלב עם מערכות אחרות בעסק, בעיקר כאשר מדובר בעסקים גדולים. לכן בבחירת מערכת ניהול נוכחות חשוב כי היא תוכל להתממשק עם מערכות שכר, מערכות לניהול פרויקטים ומערכות ERP המציעות מגוון של פונקציות ויישומים כמו: שירותים פיננסיים, שירות לקוחות, מכירות, ניהול שרשרת אספקה, ייצור, הפצה, ניהול פרויקטים, ניהול מחסנים, השכרת ציוד, ניהול משאבי אנוש, מידע עסקי, ניהול תהליכים עסקיים אפליקציות סלולריות ועוד. אינטגרציה כזו מבטיחה זרימת מידע חלקה ויעילה בין המערכות השונות.
אופי העבודה ומיקום העסק
כאשר בוחרים מערכת לניהול נוכחות יש לבחון האם היא מותאמת לסוג העבודה ולמיקום הפיזי של העובדים. אם בעבר השתמשו עסקים במערכת ניהול נוכחות שניתן לדווח דרכה רק כאשר מגיעים למיקום הפיזי של העסק עצמו – כל זאת השתנה. בשנים האחרונות, בעיקר לאחר פרוץ מגפת הקורונה, התרחבה מאוד שיטת העסקה המאפשרת לעובדים לעבוד מהבית בצורה מלאה או חלקית. בנוסף, עסקים רבים מעסיקים באופן קבוע עובדים המתניידים בין לקוחות העסק, ולא נמצאים במקום אחד. מערכת ניהול נוכחות צריכה להיות זמינה לשימוש כלל העובדים מכל מקום בו הם נמצאים, דרך אפליקציות ניידות או גישה מקוונת.
קראו כאן עוד מידע אודות ניהול עובדים בצורה חכמה
אופי ההעסקה
לעסק המעסיק רק עובדים במשרה מלאה יש צרכים אחרים מעסקים המעסיקים עובדים במגוון שיטות העסקה – גם כאשר מדובר בניהול הנוכחות שלהם. כשבוחרים מערכת ניהול נוכחות צריך לוודא כי היא גמישה מספיק ויכולה לתמוך בסוגי העסקה שונים כמו עובדים קבועים, עובדים זמניים, עובדים שעתיים פרילנסרים ועוד. מערכת ניהול נוכחות צריכה לאפשר לכל עובד, בכל שיטת העסקה, להיות מסוגל לדווח על שעות העבודה שלו באופן מדויק ונוח, ולספק למנהלים ולמנהלות יכולת מעקב אחרי כלל העובדים והנוכחות שלהם.
טכנולוגיית דיווח הנוכחות
אופן דיווח הנוכחות השתנה משמעותית בשנים האחרונות. אם בעבר ניתן היה לדווח נוכחות רק על ידי שימוש בכרטיס אותו קוראת המערכת כאשר העובד/ת מקרבים אותו למכשיר מיוחד, היום קיימות שיטות רבות נוספות למעקב אחרי נוכחות העובדים. כך, ישנן מערכות המתבססות על זיהוי פנים ו/או על זיהוי טביעת אצבע וישנן מערכות שמאפשרות לדווח נוכחות באמצעות אפליקציות ניידות כך שלא נדרשת נוכחות פיזית של העובד במקום העבודה. כל עסק צריך לבחור את המערכת שמתאימה עבור סוג ההעסקה שלו, ולוודא כי היא קלה לשימוש ומאפשרת דיווח מדויק.
התקנה מקומית או בענן
כשבוחנים שילוב של מערכת ניהול נוכחות חדשה צריך לשקול האם להעדיף מערכת שתהיה מותקנת באופן מקומי – בשרתי החברה, או להשתמש במערכת מבוססת ענן (SaaS). למערכות מבוססות ענן יש יתרונות רבים, העיקרי שבהם הוא שמערכת כזו אינה מחייבת נוכחות פיזית של העובדים על מנת לדווח נוכחות, והם יכולים לעשות זאת מכל מקום שבו הם עובדים. בנוסף, התחזוקה של מערכת מבוססת ענן היא קלה יחסית, מכיוון שזו עוברת שדרוגים ועדכונים באופן עצמאי.
ניהול משימות ופרויקטים
מערכת ניהול נוכחות, כאמור, יכולה לסייע במעקב אחרי דברים רבים נוספים ולא רק אחר נוכחות העובדים. מומלץ לבחור מערכת הכוללת כלים לניהול משימות ופרויקטים. כלים כאלו, למשל, מאפשרים הגדרת משימות מורכבות, סידור משמרות, סיווג משימות בהתאם לפרמטרים שקובע העסק ועוד. כלים אלו אף מאפשרים מעקב אחר התקדמות העבודה והזמן המושקע בכל משימה או פרויקט.
תקשורת בין עובדים ומנהלים
כדי שמערכת ניהול נוכחות תהיה יעילה, חשוב שהיא תאפשר תקשורת טובה בין המנהלים לעובדים. כך, לדוגמה, כאשר עובד מבקש באמצעותה חופשה, חשוב כי ההתראה על בקשה זו תופיע מיד אצל המנהל, והוא יוכל לבחון האם ניתן לאשר את החופשה לאותו עובד – או שלא. כך גם לגבי דיווחים על היעדרויות ובקשות לאישור שעות נוספות – כל אלו דברים שמחייבים כי המנהל יהיה מודע להם בזמן אמת. במקביל, ההתייחסות לדיווחים אלו (אישור החופשה למשל) צריכים להגיע באופן מידי גם לעובדים עצמם.
