מהזמנות לשירות חדרים: כיצד Optima PMS שומרת על הסנכרון של מלון וספא TOA 

כשחקן חדש בסצנת האירוח התוססת של זנזיבר, מלון וספא TOA הציב לעצמו מטרות ברורות כדי להבטיח תחרותיות ארוכת טווח בשוק צפוף. הצוות התמקד בשלוש העדפות עיקריות:

1. הרחבת השיווק: מטיילים מרחבי העולם נוהגים להזמין דרך סוכנויות נסיעות מקוונות (OTA), לכן מלון TOA נזקק לדרך להגביר את הנראות שלו ולמקד את מאמצי השיווק בערוצים שמספקים תוצאות אמיתיות.
2. השגת יעילות תפעולית: כדי לספק חוויית אירוח חלקה ויוקרתית נדרש תיאום הדוק בין מחלקות – מהזמנות ושירות חדרים עד לתפעול דלפק הקבלה – כל זאת ללא המותרות של צוותים גדולים או מערכות רבות .
3. להנעים את זמנם של הלקוחות: באזור מלא באתרי נופש על קו החוף, מלון TOA שאף לבדל את עצמו בכך שלא יספק רק יוקרה, אלא שירות חלק שיותיר רושם מתמשך על כל אורח.

בלב התפעול היומיומי של מלון TOA נמצאת Optima PMS המערכת מאפשרת למנהל הכללי ולראשי המחלקות לשמור על תיאום באמצעות דיווח ברור בזמן אמת ושימוש בכלים יומיומיים כגון:

• דוח המנהל, שבו נעשה שימוש יומי כדי לבדוק את ההכנסות של היום הקודם.
• דוחות המציגים הגעה, עזיבה ואת האורחים השוהים במלון . דוחות אלו משותפים בין כל המחלקות כדי לסייע לצוות להתכונן ליום שלפניו.
• נראות המלון באמצעות אינטגרציית OTA: האינטגרציה החלקה של  Optima marketplace עם פלטפורמות כגון Booking.com ו-Expedia סייעה למלון לבלוט עבור אורחים פוטנציאליים. עדכוני זמינות המלון מתרחשים באופן אוטומטי בכל הערוצים, כך שלמטיילים קל למצוא ולהזמין חדרים ללא הזמנות יתר או עיכובים.
• מערכת  אחודה שמחברת את ההזמנות, שירות החדרים ותפעול דלפק הקבלה, ובכך הופכת את ניהול מלאי החדרים החדרים והמשימות ליותר תגובתי ומדויק.

•תפעול חלק יותר: התיאום הבין-מחלקתי הפך ליותר אינטואיטיבי, כאשר הצוותים מסתמכים על דוחות אוטומטיים ומדויקים בכדי לנהל משימות יומיומיות.
• נראות משופרת: הזמנות מפלטפורמות כגון Booking.com ו-Expedia משוקפות באופן מידי במערכת, כך שאין הזמנות כפולות ואי-הבנות.
• קבלת החלטות חכמה יותר: דוחות יומיומיים מספקים למנהלים תמונת מצב של הביצועים, מה שמאפשר קבלת החלטות מהירה יותר ומבוססת על נתוני. אמת.
• תיאום טוב יותר של הצוותים: כל מחלקה מקבלת דוחות מותאמים לפי על פי הצרכים שלה, מה שמקל על תיאום תחומי האחריות היומיומיים.
• תהליכי עבודה מפושטים: משימות שפעם לקחו זמן ודרשו מספר בדיקות מנוהלות כעת ביעילות באמצעות פלטפורמה אחת.