היתרונות של בניית תקציב עבור העסק

כל עסק, קטן, בינוני או גדול, צריך תקציב מסודר. תקציב זה מהווה את מפת הדרכים של העסק והבסיס לניהול עסקי נכון. כך עושים את זה

הבסיס לניהול של כל עסק – חדש או ותיק, קטן או גדול – הוא בניית תקציב לעסק, שיהווה מפת דרכים מסודרת ומנחה לניהול תקין ונכון שלו. ניהול תקציבי תקין, יאפשר תכנונים בטווח קצר או ארוך, יעזור להימנע מסטיות תקציביות מסוכנות ויהווה כלי ניהולי לתכנון, לביצוע ולבקרה של תוכניות שיווקיות, תפעוליות וכלכליות.

בניית תקציב בעסק היא בעצם בניית מפת דרכים והתנהלות עסקית באופן שמאפשר התפתחות אך גם שומר על אחריות עסקית לאורך זמן, שמאפשרת לנו לגלות בזמן אמיתי האם אנו סוטים מהדרך העסקית שתכננו. זהו כלי ניהולי חיוני לתכנון, לביצוע ולבקרה. בעבר כל זה נעשה על הררי דפים והסתמך על יכולות אנושיות, היום מבצעות את התקציב מערכות ממוחשבות , להן יש מענה לכל תרחיש.

מדוע בכלל לנהל תקציב בעסק וכיצד משפיע התקציב על הניהול העסק?

התקציב מהווה כלי ניהול בעל חשיבות מכרעת להצלחתו של העסק ומהווה בסיס לניהול עסקי תקין. הסיבות לכך מגוונות:

• ניהול תקציב מאפשר לכל חברה, ארגון או עסק קטן לנהל מספר פרויקטים בו זמנית, תוך שמירת בקרה, מניעת קשיים בתזרים המזומנים וצבירת חובות. הוא מבטיח עמידה בזמנים, יעילות והגדלת הרווח ללא חשש מחריגה לא נשלטת.
• ניהול תקציב נותן תמונת מצב על מצבה הפיננסי של החברה בזמן אמיתי ומאפשר קבלת החלטות נכונה ואחראית.
• עם תקציב מנוהל, קיימת שליטה מלאה על כלל התשלומים וההוצאות באופן מסודר, תוך בקרה תקציבית וזיהוי חריגות, אם יש כאלה. זו הדרך האידאלית לשלוט בעסק בכל רגע נתון.

לכן, כדאי ורצוי לנהל את התקציב במערכת ניהול תקציבים כמו זו של פריוריטי, המושתת על בסיסי נתונים חזקים, כוח מחשובי וידע מצטבר למעקב ורישום ההכנסות וההוצאות, יצירת דוחות, הפקת חשבוניות, ניהול ספקים, ניהול מלאי ואף סליקת אשראי ישירות מתוך התוכנה. באם יש לעסק תקציבים גדולים במיוחד, ניתן להשתמש גם בהנהלת חשבונות כפולה , שבה כל תנועה פיננסית בעסק נרשמת פעמיים במקביל, בשני חשבונות נפרדים של העסק והיא נדרשת עבור עסק עם מחזור פעילות גדול, ומציגה את ההוצאות וההכנסות באופן ברור.

ניהול תקציב בעסק כולל שני שלבים עיקריים

שלב התכנון

זה השלב של בניית התקציב. אז מגבשים תוכנית עבודה מעשית. מעמידים לעסק יעדי ביצוע שניתן למדוד לאורך תקופה המוגדרת מראש.

שלב המעקב

זה השלב בו מתבצע ניהול הבקרה התקציבית. בוחנים בנקודת הזמן את ביצועיו של העסק בפועל, עושים השוואה עם התוכנית המקורית ובמידה ויש שינוי בין השניים, מתקנים כדי להמשיך הלאה מבלי לחרוג.

שלבים אלה זהים לכל העסקים באשר הם, ללא הבדל בין אם זה עסק קטן, עסק בינוני או גדול. עבור עסקים קטנים, להם אין בהכרח אנשי כספים המנהלים עבורם את התקציב, ניתן להיעזר במערכת ERP ייעודית לעסקים קטנים של פריוריטי , שנותנת פתרון קל ופשוט לניהול כל התהליכים העסקיים במערכת אחת המבוססת על טכנולוגית ענן.

היתרונות של ניהול תקציב נכון

כל עסק צריך תקציב שכן הוא מאפשר תכנון עסקי בשני מישורי זמן – לטווח קצר ולטווח ארוך. על פי הצפי התקציבי ניתן לבחון מתי כדאי להשקיע בפיתוח, מתי כדאי להשקיע בשיווק, בקניית חומרי גלם וגם מתי ניתן להקטין הוצאות.

ניהול תקציב נכון יוכל לאזן בין הכנסות, תשלומים לספקים והתנאים להם תוך הימנעות מלקיחת הלוואות מיותרות, הנושאות עמלות גבוהות.

בנוסף, ניהול תקציב בעסק מקדם את פעילויותיו, תוך יכולת למדוד ביצועים בכל שלב וקבלת תמונה נכונה על יעילות והתקדמות העסק .

ניהול תקציב בעסק יסייע בשיפור הניהול העסקי

כמנהלים, ניהול תקציב לעסק הוא כלי מרכזי בניהול נכון לאורך כל חיי העסק שלכם. עסק או ארגון ללא תקציב מנוהל, עלולים למצוא את עצמם בהישרדות כלכלית, בחריגות תקציביות ובצורך ללוות כסף מעת לעת והעמסת הוצאות על תזרים המזומנים.

הניהול התקציבי, שמתבצע באמצעות תוכנות ייעודיות דוגמת זו של פריוריטי מאפשר לקיים תוכניות עסקיות הכוללות הצבת יעדים שניתן למדוד לאורך זמן כדי לקבוע את יעילות הפעילות של העסק.
הוא גם מאפשר להקטין סיכונים פיננסיים ולנהל סיכונים עסקיים באמצעות שליטה על כל סעיפי ההכנסות וההוצאות. זו הדרך היחידה לזהות חריגות באחד מהסעיפים הללו בזמן אמיתי ולפעול לתיקונם המיידי. כמו כן, ניהול תקציבי נכון המתבצע באמצעות הכלים המתאימים מבטיח כי הוא יעשה בהתאם לדרישות רשויות המס המתעדכנות באופן תדיר .

כך, נוכל לתכנן את פעילות העסק על פי מטרות שהצבנו מראש, תוך יצירת תקשורת ותיאום בין יחידות העסק השונות, תוך איחוד האינטרסים או לפחות תוך הבנה ברורה של תרומת כל יחידה להצלחה וכל זאת, תוך הנחלת משמעת תקציבית חוצה ארגון ובקרה שוטפת.

איך בונים תקציב בעסק?

תקציבים נערכים עבור פרויקטים ייעודיים או עבור העסק כולו, לתקופה של שנה, עם חלוקה ל-12 חודשים או כתקציב רב שנתי.
התקציב יכלול, באופן גס, התייחסות להכנסות, להוצאות ולרווח הנגזר מהפחתת ההוצאות מההכנסות.
בחלוקה של התקציב לחודשי השנה יילקחו בחשבון השפעות עונתיות, באם קיימות, למשל עונות השנה, חגים בהם העסק לא פועל או שדווקא פועל, חופשות וכדומה.
בכדי לבנות תקציב חדש יהיה עלינו להתבסס על נתוני העבר ועל תחזיות עתידיות המביאות בחשבון את היעדים שהצבנו לעסק:

תקציב מכירות

בו יוערכו הסכומים הדרושים לפרסום ושיווק של המוצר או השרות שהעסק שלנו יזדקק להם כדי להגיע ליעדים שהצבנו.

תקציב כוח אדם

מה גובה המשכורות שנשלם לאורך כל חיי התקציב לכוח האדם שיעבוד בעסק, גם אם הוא כולל רק אותנו, וודאי אם יש מספר עובדים בעסק. סעיף זה כולל משכורות אך גם הפרשות שונות לעובד.

תקציב השקעות

כמה כסף נידרש להשקיע – בעצמנו או ממקורות השקעה אחרים – כדי להשיג את היעדים שהצבנו לעסק.

תקציב ייצור

מהן עלויות הייצור של המוצר או השרות שלנו – מחומרי הגלם או עלות הספקים שיסייעו לנו ועד לשלב המוצר המוגמר.

תקציב מימון

כאן ניקח את כל מה שעומד לרשותנו – תשלום לספקים, תשלומי לקוחות, עלויות הלוואות, הכנסות והוצאות באמצעים כמו צ'קים דחויים, עלויות גביה, אם יש וכדומה.

טווח ארוך וטווח קצר

תקציב לעסק, הנעשה באופן נכון, מאפשר לנו לצפות מהלכים בטווח הקצר, נניח עבור כל חודש, ובטווח ארוך, עם מבט על שנה קדימה או יותר, ולכן מאפשר לנו להשיג ניהול פיננסי יעיל יותר .

כאשר ההתנהלות של העסק שלנו מתוכננת, אפשר להציב יעדים חודשים קדימה ואף לבדוק עמידה בהם. לתכנון נכון יש לבנות תקציב חודשים לפני תום שנת הכספים ולעקוב אחריו, לאורך השנה, מדי
חודש.

התנהלות בלתי מתוכננת עלולה להביא להוצאות מיותרות, לצורך בהלוואות נושאות רביות גבוהות ועוד.

סעיף ההכנסות

כדי לבנות את סעיף ההכנסות, אנו נתבסס תחילה על נתוני הביצוע בפועל בתקופות קודמות. את ההוצאות בפועל בתקופה שחלפה נתקן לצורך התקציב בהתאם לשינויים הצפויים בפעילות, שינויים במחירי תשומות ובעלות עבודה, הסכמים עם ספקים וכיו"ב.

חשוב לשים לב להבדל בין הוצאות קבועות כמו דמי שכירות, ארנונה וכדומה, לבין הוצאות משתנות, המושפעות באופן ישיר משינויים בהיקף העסקאות כמו חומרי גלם, תחרות בשוק, תמחור וכדומה.

עכשיו, נבנה את ההכנסות העתידיות בתקציב; ניקח בחשבון מגמות בענף, מגמות כלכלה כלליות ומתחרים חדשים או ישנים שעשויים לפעול לצידנו. ננסה לחשוב על שינויים צפויים כמו גידול במספר הלקוחות, שינויים בסל המוצרים שיש לנו להציע וכדומה. כמו כן, ניקח בחשבון תוכניות עתידיות כמו מערך מכירות משתנה, קמפיינים שיווקיים ופרסומיים, פריצה לשווקים חדשים ועוד.

ננסה לחשוב גם על המאקרו – שינויים כלכליים הצפויים במדינה, העלאות ריבית במשק, שינויים במדד המחירים לצרכן, שינויים בערכי מטבעות זרים וכדומה.

סעיפי ההוצאות

בדומה לסעיף ההכנסות גם את סעיפי ההוצאות בתקציב נבסס על נתוני הביצוע בפועל בתקופות קודמות. את ההוצאות בפועל בתקופה שחלפה נתקן לצורך התקציב בהתאם לשינויים שקרו, בין אם בפעילות, במחירי חומרי הגלם, עלויות העבודה, הסכמים חדשים עם ספקים וכדומה.

נבדיל בין הוצאות קבועות לבין הוצאות משתנות. הוצאות קבועות אינן תלויות בהיקף המכירות של העסק (לדוגמה, דמי שכירות קבועים של משרד או שכר קבוע של מנהל בעסק). הוצאות משתנות הן הוצאות המושפעות באופן ישיר משינויים בהיקף המכירות (לדוגמה, עלויות חומרי הגלם בייצור, עלות רכישת המוצרים הנמכרים ועלות העבודה הישירה בייצור).

הוצאות קבועות נוכל לכלול בתקציב בהתאם להוצאות הקבועות בפועל בתקופה שחלפה ובכפוף לשינויים המתוכננים. את ההוצאות המשתנות נוכל להעריך על פי היקף ההכנסות שהכנו לתקציב.

אם נתקשה להעריך סעיפי הוצאות, ננתח עלויות ממש מהבסיס. נבדוק שינויים שעשויים להיות בריביות, נבדוק תנאי עבודה עבור עובדים על פי ותק וכדומה.

הרווח הצפוי

כמה נרוויח לפי התוכנית העסקית? הרווח המתוכנן יחושב עכשיו מההכנסות שהכנסנו לתקציב העתידי ומהן נפחית את ההוצאות העתידיות בתקציב.
עכשיו הגענו לשורה החשובה של המטרה העסקית שלנו – שורת הרווח. כנגזרת לרווח זה יתוכננו הפעילויות העתידיות בעסק, כולל יכולת השקעה עצמית באפיקים חדשים וכדומה.

בניית תקציב לעסק חדש בהקמה

כמובן שבבניית עסק חדש אין לנו את ניסיון העבר כדי לעזור לנו בבנייתו של תקציב. אבל גם לעסק חדש חשוב להכין תקציב, אפילו הכרחי.
לשם כך נכין תקציב על פי תחקירי שוק שנעשה בענף, הכרות עם מתחרים ולימוד מהם, תוך התחשבות בסכומים העומדים לרשותנו. כדי להיות זהירים, ודווקא מתוך אופטימיות, נשתדל לבנות תקציב שמרני ומחמיר, על כל הפתעה שלא תבוא, ויבואו.

איך מנהלים בקרה תקציבית בעסק?

הבקרה התקציבית היא בעצם השלב אותו נפעיל בפועל, לאחר שבנינו תקציב. המעקב השוטף יכלול עדכון בזמן אמיתי של הביצועים בכל סעיף של התקציב.
כאן נערוך בחינה האם אנו עומדים ביעדי התקציב ובמטרות העסקיות שהצבנו לעסק. נבדוק האם היו סטיות לא רצויות ונוכל להפעיל צעדי ניהול לתיקון אותן סטיות. אם יהיה צורך, נתקן מהר ונחזור למסלול של התקציב המקורי:

תקציב מתוכנן

זה הסעיף אותו הכנו בתקציב שלנו על פי הכרות עם העסק שלנו בעבר ועם ביצועיו אז, תוך התאמה ליעדים.

ביצוע בפועל

נבדוק מול סעיף התקציב המתוכנן מה נעשה בפועל.

הפרש

ההפרש יסמן לנו אם סטינו מהתקציב ואם כן, האם זה היה מעל הציפיות או שמא סטינו מהן ואנו נדרשים לשינויים והתאמות לתקציב המקורי.

יישום מעשי של בקרה תקציבית

תפקידנו כמנהלים הוא לבצע מעקב כל העת ובאופן שוטף אחר הנתונים בדוח הבקרה התקציבית, לנתח את המידע ולקבל החלטות ניהוליות בהתאם לתוכנית המקורית. הסטיות יכולות להיות בהכנסות, כתוצאה מתמחור לא מתאים, ממוצר שאינו עונה על צרכי השוק או לקוחות שנטשו. הן יכולות להיות כתוצאה מחישובי שכר וכוח אדם לא נכונים או שחורגים באופן מוגזם או משינויים שחלו בעלויות חומרי גלם לאורך הזמן וכתוצאה משינויים חיצוניים אחרים.

ייתכן ונצטרך להחזיר את העסק למסלול סולידי ואולי גם יהיו לנו הפתעות שיאפשרו לנו לפתח את העסק מעבר לציפיות המקוריות. כאן תיבחן גמישותנו הניהולית.

חשיבותו של הגילוי המוקדם לניהול העסקי

חשוב לדעת על סטיות מהתקציב המקורי, קרוב להתרחשותן. כך, נוכל לפעול לאורך השנה להתאמת העסק לתקציב המאוזן שבנינו, בין אם על ידי התאמות ביצועיות, התאמות כוח אדם או ייעול תהליכים.

חשוב לזכור, שלא הכל תלוי רק בנו אבל בקרה תיתן לנו יכולת לשלוט בגורמים משתנים, גם כאלה שאינם קשורים אלינו.

ניהול עסקי הכולל ניהול בקרה תקציבית שוטפת, מאפשר לנו שליטה בעסק, שיפור ברווחיות וקבלת החלטות עסקיות, המתאימות את העסק לתנאים המשתנים, גם אלה שאינם קשורים אלינו. התועלת בניהול תקציב העסק עולה בהרבה על המאמץ הנדרש לבניית תקציב ולניהול בקרה תקציבית.

תוכנת הנהלת חשבונות של פריוריטי היא מערכת לניהול חשבונות המושתת על בסיסי נתונים חזקים, כוח מחשובי וידע מצטבר למעקב ורישום ההכנסות וההוצאות, יצירת דוחות, הפקת חשבוניות, ניהול ספקים, ניהול מלאי ואף סליקת אשראי ישירות מתוך התוכנה. היא משלבת את כל הכלים הנדרשים למעקב, בקרה וניהול ההיבט החשבונאי בעסק, כמו פקודות, מאזנים, התאמות בנקים, ניהול מכירות, הנהלת חשבונות חד-צידית או הנהלת חשבונות כפולה, וניהול תקציב המאפשרים לעסקים לתעד ולסווג עסקאות, לשלוח חשבוניות וקבלות ללקוחות, לנהל משכורות ומלאי, לשדר דוחות לרשויות המס, ולתקשר עם הבנקים.