שיתוף
הנתון הידוע והמצער הוא כי מדי שנה נסגרים בישראל עשרות אלפי עסקים קטנים ובינוניים. ניהול נכון של עסק קטן כולל התייחסות לפרמטרים רבים, והתמודדות עם קושי בכל אחד מהם עלולה להוביל לסגירת העסק. השורה התחתונה היא זהה – רוב העסקים הקטנים שלא שורדים נסגרים מכיוון שלא הצליחו להגיע לרווחיות. פעמים רבות הקושי להגיע לרווחיות נובע מהעובדה כי ניהול תזרים המזומנים לא נעשה בצורה נכונה.
תזרים מזומנים הוא התהליך הבוחן את כניסת המזומנים לקופת העסק אל מול יציאת המזומנים מאותה הקופה. ניהול נכון תזרים מזומנים נכון, אם כן, יכול להיות משמעותי עבור ההישרדות של העסק הקטן והבינוני, בכך שהוא מאפשר לבעל/ת העסק להיות מעודכן בכל רגע נתון בהיקף ההוצאות אל מול ההכנסות, ולפעול לתקן את המצב – במידת הצורך. כדי לנהל תזרים מזומנים, נעזרים עסקים בתוכנות שונות לניהול חשבונות: הנהלת חשבונות נכונה מאפשרת להם לנהל תזרים מזומנים באופן יעיל, לקבל מידע מהימן אודות רווחים והפסדים ולהפיק דוחות התומכים בקבלת החלטות לגבי מהלכים עתידיים.
ניהול תזרים מזומנים לעסק כולל ניהול נכון של התשלומים. פעמים רבות, כושלים עסקים קטנים דווקא בחלק החשוב הזה. לעיתים לא ניתן לדעת מתי יכנסו התשלומים לעסק ומה יהיה היקפם, אבל במקומות בהם כן ניתן לשלוט בתשלומים הנכנסים – חשוב להיות עם היד על הדופק. כך, אם מדובר בעסק לו יש לקוח קבוע המשלם מדי חודש לקראת סופו, אחרי שהעסק הקטן משלם את תשלומי המע"מ ומס ההכנסה, אפשר ורצוי להגיע להסדר עם אותו הלקוח כי התשלום ייכנס בתאריך מוקדם יותר. מערכת פריוריטי זום תוכננה כך שהיא יכולה לסייע לבעלי עסקים קטנים לעקוב, בין השאר, גם אחר התשלומים הצפויים להם ולהיערך בהתאם. המערכת מספקת תובנות פיננסיות מתקדמות באמצעות יכולות מתקדמות בתחום ניהול חשבונות, רגולציה, חיובים ועוד, ובכך עוזרת לבעל/ת העסק לנהל תהליכים שונים באופן יעיל וחכם יותר.
ניהול תזרים מזומנים בעסק כולל כמובן גם מעקב אחר צד ההוצאות. מעקב זה צריך להיעשות תמיד תוך בחינת דרכים להתייעלות ולצמצום ההוצאות. כך לדוגמה – האם ההוצאות השיווק גדולות מדי בחודש מסוים ולא מניבות את התוצאות הרצויות ולכן אולי עדיף למקד אותן בחודשים אחרים? האם הוצאות שכר הדירה ניתנות לצמצום? האם מצבת כוח האדם מצדיקה את גודלה ועלותה?
בעיות בניהול תזרים מזומנים יכולות לנבוע מכמה סיבות. הסיבה העיקרית היא כאשר ההכנסות הקטנות מההוצאות, במקרה כזה בעל/ת העסק צריך לבחון היכן ניתן לצמצם את ההוצאות, וכיצד ניתן להגדיל את ההכנסות. סיבה נוספת היא תכנון לקוי ואי הערכות. חלק חשוב מניהול תזרים המזומנים הוא הניסיון להיערך לעתיד ולהשאיר עתודות של מזומנים לתקופות קשות יותר – לדוגמה מלחמה, מגפה ועוד. כאשר לא נעשה תכנון כזה, עלול בעל/ת העסק להיקלע לקשיים תזרימים. קושי נוסף, הוא תמחור לקוי של מוצרים שירותים – כאשר בעל/ת עסק מתמחר את השירותים/מוצרים שלו בחסר דבר זה פוגע כמובן בהכנסות שלו. אבל גם תמחור יתר עלול להיות בעייתי ולגרום לכך שלקוחות פוטנציאליים ימנעו מרכישת השירות/מוצר.
להתנהלות מול הספקים יש השפעה מהותית על תזרים המזומנים. התשלום לספקים, בין אם הוא קבוע ובין אם מזדמן, צריך להיעשות בהתאם ליכולת של העסק לעמוד בתשלומים אלו. אם בעל/ת העסק מעריך כי בחודש מסוים ההכנסות שלו יתקבלו לקראת סוף החודש, למשל, עליו לנסות להגיע להסדר עם הספקים שלו שהתשלומים שלו אליהם יועברו בערך באותו הזמן, כדי למנוע כניסה לגירעון משמעותי. לחילופין, צריך בעל/ת העסק לבחון אפשרות לצמצם את הרכישה מאותו הספק/ית בתקופה בה היקף ההכנסות מצומצם יותר.
לכל עסק יש תשלומים שוטפים, אותם יש לקחת בחשבון כמובן כשמנהלים את תזרים המזומנים: שכר דירה, תשלום לעובדים, מיסים שונים והוצאות שוטפות. תשלומים אלו נכללים בצד ההוצאות, והם אינם קבועים בהכרח, מכיוון שבתקופות מסוימות חלקם עשויים לגדול.
ניהול תזרים מזומנים צריך לכלול גם את החובות האבודים, במידה ויש כאלו. חובות אבודים הם חובות שאינם ניתנים לגבייה. כך, לדוגמה, אם אחד מלקוחות העסק, שהוא עסק קטן בעצמו, נקלע לקשיים ונסגר – התשלומים שהוא חייב לעסק שלכם, שטרם התקבלו, ייחשבו לחובות אבודים סביר להניח ויכללו בצד ההוצאות של העסק.
נקודה נוספת שחייבים לקחת בחשבון בניהול תזרים מזומנים בעסק היא תזרים הכנסות לא קבוע, הנפרס על פני זמן רב. עסקים קטנים לא מעטים מתמודדים עם קושי זה, בעיקר כשמדובר בעסקים עונתיים. בעלי צימרים למשל, שהעונה החמה שלהם היא עונת הקיץ והחגים, לא יכולים לחזות את מספר המתארחים בעונה החמה, ולכן לא יכולים להעריך את הקף ההכנסות. בנוסף, במדינה כמו ישראל קשה לדעת אם לא יהיו מקרי קיצון העלולים לפגוע בהכנסות הצפויות (מצב ביטחוני רעוע, למשל). כאשר תזרים ההכנסות אינו קבוע, ונפרס על פני תקופה ארוכה יחסית (חודשי הקיץ והחגים בדוגמה שלנו), על בעל/ת העסק לנסות להיערך לכך מראש. לכן, ניהול תזרים המזומנים נכון צריך להשאיר מרווח של מזומנים לתקופות בהם ההכנסות נמוכות יותר, או פחות ידועות.
אחת הדרכים להתמודד עם תזרים מזומנים שלילי, או כזה שאינו קבוע (תקופות חזקות מאוד מול תקופות יובש), היא פנייה לבנקים השונים בבקשה לקבל אשראי שיעזור לעסק להתמודד עם התזרים השלילי. למימון זה יש עלויות כמובן – ריבית – ובעל/ת העסק צריך לבחון את יכולת ההחזר של הלוואה זו לאורך זמן.
דרך נוספת להתמודד עם תזרים מזומנים שלילי היא על ידי העלאת מחירים. העלאת מחירים הכרחית כאשר השירות/המוצר מתומחר בחסר, בעיקר בתקופה בה המשק כולו חווה עליות מחירים. במקביל, חשוב לזכור כי הלקוחות התרגלו לרמת מחירים מסוימת ולכן ההעלאה צריכה להיעשות בזהירות ותוך חשיבה אסטרטגית (בחינת השוק והמתחרים, חשיבה יצירתית כיצד ניתן לשווק את העלאת המחיר ועוד).
עסקים המצויים בקושי תזרימי סובלים לצד חוסר ודאות מקשיים נוספים. -סגירה של מקורות המימון הבנקאיים כאשר עסק נקלע לקשיים תזרימים, ייתכן כי הבנקים מולם הוא עובד ימנעו מלהמשיך להעניק לו מקורות מימון, מכיוון שעבורם מדובר בסיכון. לעיתים לא מדובר בביטול של מסגרת האשראי כליל אלא "רק" צמצומה, אבל גם במצב זה מדובר בנטל משמעותי על העסק הקטן. – בשלב שבו מקורות המימון הצטמצמו, יורד משמעותית תקציב השיווק כאשר מקורות המימון מצטמצמים נוהגים עסקים לצמצם הוצאות שונות. בין השאר, ההוצאות הראשונות שנהוג לצמצם הן הוצאות השיווק. לצמצום זה יש השלכה על המשך פעילותו של העסק כי צמצום הוצאות השיווק יקשה על העסק להגיע ללקוחות חדשים ולהגדיל את הכנסותיו. – עסקים המבוססים על מלאי עשויים לגלות שהספקים אינם מוכנים לעבוד איתם כאשר עסק נקלע לקשיים תזרימים, עלולים הספקים העובדים איתו לבטל את ההתקשרות עמו או לצמצמה משמעותית, מחשש כי הכנסתם תפגע. עבור עסקים העובדים עם ספקים באופן קבוע זו עלולה להיות מכת מוות לעסק מכיוון שלא יוכלו להמשיך לספק את המוצר/השירות שלהם. – קושי בהתייעלות מבחינת כוח אדם במצב של קשיים תקציביים חייב בעל/ת העסק לבחון לעומק את מצבת העובדים שלו ולשקול האם עליו לפטר חלק מהם, או לצמצם את הקף המשרה שלהם. פיטורי עובדים הם אף פעם לא דבר פשוט, ודאי כאשר מדובר בעסק קטן בו כולם מכירים את כולם, ולעיתים הקשר עם העובדים הוא ארוך שנים וגולש הרבה מעבר לקשרי עובד-מעסיק.
קשה להיות מוכנים לכל תרחיש, אבל תכנון נכון יכול לצמצם את הסיכון של כניסה למצב של תזרים מזומנים שלילי. כך, לדוגמה, לעסקים עונתיים מומלץ להתכונן מראש ולוודא שהם שומרים בצד מספיק מזומנים שיספיקו להחזיק את העסק בחודשים החלשים. הבסיס לתכנון זה, ולשמירת המזומנים לעתיד לא ודאי, הוא ניתוח מעמיק של המצב העסקי, המתבסס על קבלת המידע הפיננסי הרלוונטי. מודול ניהול כספים של Priority , באמצעות יכולות מתקדמות בתחומים של ניהול חשבונות, רגולציה, ניהול תזרים מזומנים ותקציב ועוד, מאפשר לכם ולכן לקבל תובנות פיננסיות מתקדמות ועל ידי כך להגיע להחלטות אסטרטגיות שיעזרו לכם להצמיח את העסק שלכם.
רכש הוא בעצם תהליך הקנייה של עסקים, אשר מתייחס לרכישת אספקה או שירותים. כאשר תהליך רכש משולב במערכת ERP, הוא הופך לכלי רב עוצמה לניהול ובקרה יעילה של כל תהליך הרכישה, מתחילתו ועד סופו, כולל ניהול תקציבים, מעקב אחר הוצאות ועוד.
הטמעת ERP מוצלחת מתחילה באסטרטגיה מוגדרת היטב הכוללת תוכנית מחושבת כהלכה - החל מניתוח ועיצוב מערכת, דרך בדיקות, לרגע המצופה של ההתחלה הרשמית בשימוש, ולבסוף התמיכה שלאחר הפריסה.
משימת החיפוש אחר מערכת ניהול שתסייע לכם בתחומי השילוח, המלאי, ההזמנות ושאר תהליכי עבודה חיוניים, עשויה להיות מתישה במיוחד. עסקים בתחום הקמעונאי צריכים לקחת בחשבון אפשרות לניהול תהיכים נוספים כמו ניהול מחסן, פעילות מול הלקוחות לאחר הרכישה ושאר פעולות ב-Back office.
