כיצד מסייע תכנון וניתוח פיננסי (FP&A) לעסקים לקבל החלטות מושכלות, וכיצד השינויים הטכנולוגיים בשנים האחרונות הופכים אותו ליעיל יותר
תכנון קדימה הוא חלק בלתי נפרד מהחיים, גם עבור מי שאוהבים לחיות את הרגע. חשוב לנו לדעת שאנחנו מוכנים לבאות, כי המוכנות הזו מייצרת ודאות ורוגע – אנחנו מתכננים חופשות, מתכננים מעברי דירות, מתכננים את היציאה לפנסיה וגם מתכוננים לתרחישים לא צפויים.
תכנון קדימה חשוב כמובן גם עבור עסקים. היכולת להתכונן לתקופות עמוסות יותר בעסק, או לתקופות פחות מוצלחות, יכולה לסייע לו להתנהל טוב יותר במובנים רבים – בהיבט של התאמת כוח האדם, התאמת המלאי, תיזמון של מהלכים שיווקיים ועוד.
אחד הכלים שמסייעים לבעלי ובעלות עסקים להתכונן לעתיד הוא תהליךFP&A – תהליך של ניתוח ותכנון פיננסי. התהליך הזה עוזר לייצר אסטרטגיה עסקית מבוססת נתונים המסייעת להם להצליח בשוק התחרותי.
מה זה בדיוק תכנון וניתוח פיננסי (FP&A)?
FP&A (financial planning & analysis) הוא כאמור הוא תכנון וניתוח פיננסי. המונח הזה מתייחס למכלול של פעולות שמאפשרות תכנון, חיזוי, תקצוב וניתוח, והתוצרים של כלל הפעולות האלו מאפשרים לבעל/ת העסק לקבל החלטות מושכלות לגבי התנהלותו העתידית. ניתן לבצע את התהליך הזה תוך הסתכלות על העסק כולו כמכלול, או על חלקים מסוימים בו – למשל שירות הלקוחות, או חטיבה המתמחה בייצור של מוצר ספציפי.
תהליך של FP&A כולל ניתוח פיננסי של פעילות העסק בעבר, סקירה של השוק בו הוא פועל ושווקים נוספים, פיתוח תחזיות וגזירה של אסטרטגיית פעולה ותכנון תקציבי בהתאם לכך. צעדים אלו מאפשרים לבעל/ת העסק, למשל, לתכנן פריצה לשווקים נוספים, או לבחון מה המשמעות של הוספת מוצר חדש לסל המוצרים שהוא מציע ללקוחותיו. הניתוח הזה מאפשר לקבוע יעדים כלכליים אליהם רוצים להגיע, לתכנן את הדרכים לעמוד בהם ועוד. בדרך כלל בעסקים מי שאחראים על התכנון והניתוח הפיננסי הם אנשי ונשות הכספים, ובארגונים גדולים ישנם אף כמה בעלי מקצוע העוסקים בתחום ביניהם גם אנשים מתחום ניתוח הנתונים והאנליזה.
4 השלבים המרכזיים בתהליך התכנון והניתוח הפיננסי
תהליךFP&A מתבסס על כמה שלבים מרכזיים:
שלב ראשון- איסוף נתונים
איסוף נתונים הוא חלק חיוני בביצוע תכנון וניתוח פיננסי. תהליך זה כולל איסוף נתונים ממערכות שונות בעסק, ביניהן מערכות ה-ERP. מערכת Enterprise Resource Planning) ERP) מאחדת את כלל מערכות המידע של הארגון – הנהלת חשבונות , רכש, ניהול פרויקטים, ניהול סיכונים, ציות לתקנות, תפעול שרשרת האספקה – למערכת אחת באופן המאפשר שימוש במידע משותף באופן אינטגרטיבי ובעל ממשק אחיד. אם לעסק יש כלים מתקדמים לניהול פיננסי, כמו מודול ניהול הכספים של פריוריטי , תהליך זה הופך לקל הרבה יותר מכיוון שמודול זה כולל נתונים חיוניים רבים כמו נראות מקיפה של הנתונים הפיננסיים בזמן אמת. תהליך איסוף הנתונים כולל גם איסוף נתונים מחוץ לארגון כמו נתונים על השווקים, נתונים על קהלי היעד ועל המתחרים.
שלב שני- תכנון וחיזוי
לאחר שלב איסוף הנתונים מגיע שלב התכנון והחיזוי. את התכנון והחיזוי מבצעים אנשי הפיננסים של הארגון בהתבסס על המידע שנאסף. בשלב זה הם מייצרים תחזיות פיננסיות בהתאם לתרחישים השונים אותם שוקל העסק (כניסה לתחום פעילות חדש, ניסיון השתלטות על מתחרה ועוד). התחזיות כוללות הערכה של ההוצאות הצפויות כמו היקף ההשקעה הנדרשת, ההערכה של השינוי בהיקף המכירות הצפויות בהתאם לשינוי אותו שוקלים לבצע ועוד.
ישנן כמה שיטות תכנון, ואלו 2 מהמרכזיות שבהן:
תכנון מרובה תרחישים: תכנון מרובה תרחישים לוקח בחשבון תרחישים רבים אפשריים, ומה צפוי בכל אחד מהם. למשל, אם שוקלים כניסה לשוק חדש, תרחיש אחד ייקח בחשבון שהכניסה לשוק תארך 5 שנים ומה המשמעות הפיננסית של משך זמן זה עבור העסק במגוון היבטים, תרחיש אחר יכול לקחת בחשבון שהכניסה לשוק החדש תגדיל את מכירות העסק ב-20% ותחייב אותו להגדיל את כוח האדם בהתאם וכיצד יש לעשות זאת, ותרחיש נוסף ייקח בחשבון כי הכניסה לשוק החדש תיכשל בתוך שנה, ויכלול הערכה של המשמעות הפיננסית של כישלון זה עבור העסק.
תכנון מבוסס גורמים: בתכנון זה מאתרים את הגורמים העסקיים המשמעותיים בעסק ומתכננים כיצד כל אחד מהם יושפע ממשתנים שונים – מתחרה חדש, תקופה חלשה בשוק, מחסור בחלק מחומרי הגלם ועוד.
שלב שלישי- תקציב
בשלב זה, אנשי הכספים של העסק, שהם כאמור אלו שפעמים רבות מנהלים את התהליך כולו, מתקצבים את התוכנית/התוכניות שהתקבלה/התקבלו – בהתבסס על שני השלבים הקודמים – איסוף הנתונים והניתוח. בשלב זו בוחנים את התכנון שהתקבל ומעריכים איזו הוצאות כרוכות בהוצאתו לפועל, בנוסף מעריכים כמה הכנסות הבחירה במסלול המתוכנן הזה צפויה לייצר.
שלב רביעי- מעקב אחר ביצועים
שלב המעקב הוא שלב חיוני ומהווה חלק בלתי נפרד מתהליך FP&A. לאחר שנקבעו המטרות האסטרטגיות של העסק ונבחרו הדרכים הטובות ביותר להגיע אליהן, יש חשיבות רבה למעקב על אופן הביצוע. מעקב זה חשוב כדי לדעת אם עומדים ביעדים, והאם נדרשות התאמות לאורך הדרך כגון התאמות תקציביות, התאמות מבחינת כוח האדם ועוד.
